Assistenz Team & Office (all genders) at Vindelici Advisors GmbH

Augsburg, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

04 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

06 Jul, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Travel Coordination, Expense Management, Meeting Organization, Document Management, Onboarding Coordination, Microsoft Office, German Language, English Language, Time Management, Administrative Support, Procurement Coordination

Industry

Business Consulting and Services

Description

DEIN BEITRAG Als Assistenz Team & Office (all genders) sorgst Du für reibungslose organisatorische und administrative Abläufe im Tagesgeschäft. Du koordinierst Termine, Reisen und standortübergreifende Prozesse, unterstützt bei Projekten und Veranstaltungen und trägst zu einem professionellen Arbeitsumfeld an unseren Standorten bei. Partner- & Team-Support: Du unterstützt unsere Partner:innen sowie Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts und sorgst für effiziente Abläufe im Hintergrund. Organisation und Koordination von Dienstreisen Reisekosten- und Spesenmanagement Termin- und Meetingorganisation Unterstützung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenterminen Nachhalten organisatorischer Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen Unterstützung bei administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts Office & Standortmanagement: Du übernimmst die Verantwortung für die organisatorischen Abläufe und sorgst für ein professionelles Arbeitsumfeld - federführend an Deinem Standort sowie standortübergreifend. Büroorganisation und Office Management Koordination von Bestellungen und Einkaufsvorgängen Verwaltung von Büromaterialien und Beständen Unterstützung bei standortbezogenen Veranstaltungen und Aktivitäten Administration & Operations: Du stellst sicher, dass administrative Prozesse effizient und zuverlässig funktionieren. Steuerung allgemeiner Korrespondenzen Dokumentenmanagement, Ablage und Wiedervorlagen Unterstützung administrativer Prozesse, bspw. in den Bereichen HR, Finance und Qualitätsmanagement Mitarbeit bei standortübergreifenden Organisations- und Verwaltungsthemen IT- & Onboarding-Koordination: Du unterstützt organisatorische Themen rund um die technische Ausstattung und den Start neuer Kolleg:innen. Koordination von Hardware und Arbeitsmitteln Unterstützung bei On- und Offboardings Organisation von Arbeitsplatzausstattung und Zugängen Standortübergreifende Zusammenarbeit: Gemeinsam mit weiteren Kolleg:innen an jeweils anderen Standorten bildet Ihr ein Team und stellt die standortübergreifende Unterstützung der Organisation sicher. Enge Zusammenarbeit zwischen Augsburg, München und Frankfurt sowie Berlin und Düsseldorf Unterstützung standortübergreifender Projekte und Veranstaltungen Gemeinsame Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Standards DEIN SKILLSET Mind-Set: Du arbeitest vorausschauend, erkennst Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Mit Deiner Hands-on-Mentalität packst Du Themen eigenständig an und sorgst für eine verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft. Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext. Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld gesammelt, ggf. im Beratungs-Umfeld. Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse und bewegst Dich sicher in der Microsoft-Office-Welt. Insbesondere der Umgang mit Outlook, PowerPoint, Word und Excel fällt Dir leicht. Neue Tools und digitale Arbeitsweisen eignest Du Dir schnell an. Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus. Time & Place: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort ist Augsburg. Die Rolle lebt von der engen Zusammenarbeit mit Vorstand, Partner und Team vor Ort, weshalb eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich ist. WIR SIND VINDELICI ADVISORS. About us Wer wir sind. Vindelici Advisors ist eine werteorientierte Beratungsgesellschaft, die Transformation verantwortet und den Menschen dabei in den Mittelpunkt stellt. Seit unserer Gründung im Jahr 2018 unterstützen wir Kund:innen verschiedenster Branchen. Unser Ziel ist es, unsere Partner:innen zu begleiten und ein tiefes Verständnis für deren Herausforderungen zu entwickeln. Wir glauben daran, dass Vielfalt zu neuen Perspektiven, unkonventionellen Beratungsansätzen und somit zu außergewöhnlichen Ergebnissen führt. Why we exist. Unsere Reise begann mit einer Vision, die von unseren gemeinsamen Erfahrungen geprägt war. Wir haben in der Geschäftswelt ein weit verbreitetes Muster beobachtet, das durch ein starres Festhalten an hierarchischen Strukturen und durch eine übergeordnete Gewichtung von Prozessen gegenüber Ergebnissen gekennzeichnet war. Häufig war der Wunsch nach Sicherheit und Komfort wichtiger als die tatsächliche Übernahme von Verantwortung und das Streben nach echter Freiheit und Innovation. Dies alles hat uns dazu bewegt, eine Organisation zu gründen, die bestehende Normen in Frage stellt und einen neuen Standard setzt. Vindelici Advisors wurde aus der Leidenschaft geboren, die Grenzen des konventionellen Denkens zu sprengen und den Weg für einen Paradigmenwechsel zu ebnen. Wir sind der festen Überzeugung, dass Freiheit und die Wahrnehmung echter Verantwortung unverzichtbare Bestandteile eines erfolgreichen beruflichen Umfelds sind. Vindelici Advisors zielt darauf ab, Menschen zu selbstbestimmten Führungskräften zu formen, welche tief in den Werten von Freiheit, Verantwortung und Demokratie verwurzelt sind. Wir streben danach, ein Ökosystem zu schaffen, das Menschen dazu befähigt, mit Integrität zu führen und die Konsequenzen ihrer Entscheidungen zu tragen. Mitglied von Vindelici Advisors zu sein bedeutet, sich auf eine umfassende Transformationsreise zu begeben, die zunächst vielleicht gewagt erscheint, aber letztendlich zu herausragenden Ergebnissen für unsere Gesellschaft, die Wirtschaft und uns als Individuen führt.

Responsibilities

Ensure smooth organizational and administrative operations, including travel coordination, meeting organization, and office management across multiple locations. Support partners and employees with daily administrative tasks and coordinate technical equipment for onboarding new colleagues.