Auxiliar Administrativo(a) - NPSA3 at UNDP

Santiago, Santiago Metropolitan Region, Chile -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

22 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

24 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Financial Management, Accounting Review, Project Monitoring, Administrative Support, Document Management, Microsoft Excel, Microsoft Teams, SISREC, SIGFE, Public Administration, Reporting, Budget Tracking, Communication, Project Coordination, Outlook, Collaborative Tools

Industry

International Affairs

Description

1.Enfoque por niveles (Tiered Approach) para el reclutamiento En línea con el compromiso de salvaguardar la capacidad y apoyar al personal que ya forma parte de la Organización, la mayoría de las vacantes de UNDP/UNCDF/UNV se publican utilizando un proceso de postulación por niveles, mediante el cual: * Nivel 0 (Tier 0): Personal internacional (IP) de UNDP/UNCDF/UNV con contratos permanentes (PA) y de plazo fijo (FTA), cuyos puestos serán abolidos o cuyos contratos serán terminados o no renovados durante 2026. * Nivel 1 (Tier 1): Otros funcionarios de UNDP/UNCDF/UNV con contratos permanentes (PA) y de plazo fijo (FTA). * Nivel 2 (Tier 2): Personal de UNDP/UNCDF/UNV con contratos temporales (TA), personal con contratos PSA regulares, así como Voluntarios de la ONU en las categorías de Expertos y Especialistas. * Nivel 3 (Tier 3) o sin nivel indicado: Todos los demás tipos de contrato de UNDP/UNCDF/UNV y de otras agencias, así como candidatos externos. Por favor, tome nota del(los) nivel(es) indicado(s) en el título de la vacante, si corresponde, y asegúrese de cumplir con los criterios de elegibilidad para postular. 2. Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto PNUD es el organismo principal de las Naciones Unidas para el Desarrollo, que cuenta con una posición única para ayudar en la implementación de la agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) a través del trabajo en más de 170 países y territorios. La agenda 2030, aprobada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en septiembre de 2015, se puso en marcha en enero 2016 y orientará las políticas y la financiación del PNUD durante los próximos 15 años. El Ministerio de Educación, consciente que es deber del Estado fortalecer la educación media técnico profesional (TP), ha promovido desde la Secretaría Ejecutiva de Educación Media Técnico Profesional (SEEMTP), el fortalecimiento de la formación técnico profesional a lo largo de la vida, la educación pública, junto a la implementación y actualización de la Estrategia Nacional de Formación Técnico Profesional. Una de sus funciones se orienta a la ejecución de acciones destinadas al Fortalecimiento y Articulación de la Formación Técnico Profesional, orientadas, entre otros, a formar estudiantes con competencias de empleabilidad y transversales, que logren insertarse y permanecer en el mercado laboral y/o continuar estudios superiores o procesos de certificación laboral, entre otros, por medio de: * Apoyo al desarrollo de redes territoriales para el fortalecimiento de la Educación Media Técnico Profesional. * Apoyo al fortalecimiento de las capacidades de los equipos de gestión de los establecimientos EMTP y equipos SLEP para la toma de decisiones e implementación de la formación diferenciada técnico profesional. * Colaboración en el desarrollo de recursos pedagógicos para la implementación de las especialidades técnico - profesionales. * Articulación y coordinación de actores incumbentes en la implementación de la Educación Media Técnico Profesional a nivel público y privado. * Apoyo a los procesos de actualización curricular de la formación media técnico profesional. * Apoyo en el desarrollo y actualización de normativas y decretos asociados a la implementación de la Educación Media Técnico Profesional. * Desarrollo de concursos de equipamiento técnico profesional para establecimientos EMTP Públicos y Particulares Subvencionados. De esta forma, el Ministerio de Educación apunta a una FTP en que estudiantes, trabajadores y trabajadoras, encuentren un espacio de construcción de capacidades relevantes para sus propias aspiraciones de vida, desde las que podrán aportar a atender las necesidades económicas, sociales y de desarrollo del país y sus territorios. Así, el Ministerio de Educación y el PNUD cuentan con un convenio vigente para fortalecer la Educación Media Técnico Profesional, orientado a la implementación y monitoreo de la Estrategia Nacional de Formación Técnico Profesional y el funcionamiento del Consejo Asesor vinculado a ella, al fortalecimiento de capacidades del sistema de la educación media técnico profesional y a su posicionamiento como un espacio estratégico para el desarrollo del país. Por lo anterior, se requiere consolidar el trabajo para el desarrollo de una agenda de procesos y actividades que permita avanzar con la definición de lineamientos, apoyo en los procesos administrativos y financieros vinculadas al convenio y a la SEEMTP, como también el seguimiento y monitoreo de éstos. 3. Alcance del trabajo El objetivo de este puesto es apoyar en los procesos administrativos, principalmente los relativos a la revisión de rendiciones de cuentas de proyectos, de la Secretaría Ejecutiva de Educación Media Técnico Profesional (SEEMTP), con el fin de velar por la correcta ejecución y cumplimiento de las actividades, funciones y compromisos adquiridos. Entre las funciones y resultados esperados, en el contexto de la SEEMTP y sus diferentes proyectos, se encuentran: A. Revisión de rendiciones de cuentas de proyectos * Revisar rendiciones de cuentas de los distintos proyectos de la Secretaría Ejecutiva de Educación Media Técnico Profesional (EMTP), sirviendo de contraparte administrativa, según corresponda. * Solicitar, recibir y verificar informes de rendiciones de cuentas de los distintos convenios. * Revisar documentación de las rendiciones de cuentas y validar que los gastos estén correctamente respaldados (boletas, facturas, contratos). B. Apoyo en la administración y control del sistema contable y financiero de la Secretaría Ejecutiva EMTP * Apoyar en la retroalimentación de información a ser ingresada en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas (SISREC) y al Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE). C. Monitoreo y actualización del estado de ejecución y cierre de los proyectos * Apoyar el monitoreo y actualización del estado de ejecución y cierre de los proyectos de la SEEMTP en la planilla o sistema de seguimiento que corresponda. * Ingresar y actualizar información en las planillas de seguimiento respecto de transferencias, rendiciones de cuentas, modificaciones de convenios, entre otras. D. Gestión de la documentación administrativa * Elaborar documentación administrativa, tales como memorándums, oficios ordinarios, cartas, entre otros. * Gestionar envío de correspondencia, memorándums u otros documentos asociados, que deban remitirse a los encargados o encargadas de los proyectos, para su avance en la ejecución o cierre de los mismos. E. Apoyo a la creación y el intercambio de conocimientos relevantes para el proyecto. El/la titular podrá desempeñar otras funciones dentro de su perfil profesional que se consideren necesarias para el adecuado funcionamiento del proyecto, la Oficina y la Organización. 4. Acuerdo Institucional El cargo se desempeñará de manera presencial en las oficinas del Ministerio de Educación, en la ciudad de Santiago, Región Metropolitana, Chile. Quien resulte seleccionado(a) se desempeñará en la Secretaría Ejecutiva de Educación Media Técnico Profesional, bajo la supervisión del o la encargada de Coordinación Interna y del Equipo de Gestión Administrativa y Financiera. Por parte de PNUD, administrativamente corresponderá al Coordinador/a del proyecto, la respectiva supervisión. 5. Competencias Competencias Esenciales Lograr Resultados - NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo. Pensar Innovadoramente - NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras. Aprender Continuamente - NIVEL 1: Curioso(a) y de mente abierta, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación. Adaptarse con Agilidad - NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible. Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a). Participar y Asociarse - NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas. Facilitar la Diversidad y la Inclusión - NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación. Competencias Funcionales y Técnicas Gestión institucional - Comunicación * Comunicarse de forma clara, concisa y precisa, tanto de manera escrita como verbal; personalizar los mensajes y seleccionar los métodos de comunicación según la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados. Gestión institucional - Gestión de proyectos * Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para alcanzar objetivos específicos. Gestión institucional – Monitoreo y Evaluación * Capacidad para monitorear sistemáticamente los resultados de las estrategias, los programas y las actividades con el fin de verificar que se estén llevando a cabo eficazmente. Aptitud para proporcionar a los directivos y a las principales partes interesadas retroalimentación e informes periódicos sobre la coherencia o discrepancia entre las actividades previstas, la gestión del programa y los resultados obtenidos. Capacidad para evaluar de manera independiente la gestión y los resultados de estrategias, programas y actividades, siguiendo criterios y referencias establecidos, y al mismo tiempo considerar las necesidades y preocupaciones de los clientes, tanto actuales como futuros. Conocimiento y comprensión de los marcos, los conceptos, las metodologías, los sistemas, los procesos y las herramientas de seguimiento y evaluación. Capacidad para emitir un juicio independiente con base en los criterios y puntos de referencia establecidos. Capacidad para anticiparse a las necesidades y preocupaciones del cliente. Gestión institucional - Gestión de las asociaciones * Desarrollar y mantener asociaciones con amplias redes de partes interesadas, gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, expertos y otros actores que estén en consonancia con la estrategia y las políticas del PNUD. Administración y Operaciones - Gestión de documentos y registros * Gestión general de documentos (impresos y electrónicos); política de registro y conservación, incluido el almacenamiento y archivo. Finanzas – Contabilidad (general) * Poseer conocimiento de los conceptos, los principios, los marcos, las normas, los reglamentos, las políticas y las tendencias de contabilidad, así como contar con la capacidad para aplicarlos a estrategias y situaciones prácticas. 6. Calificaciones mínimas de un NPSA Educación académica mínima requerida * Educación secundaria completa es requerida. Años mínimos de Experiencia laboral relevante * Se entenderá por experiencia relevante al conjunto de experiencia laboral que incluya: * Experiencia en gestión financiera y contable en la Administración del Estado. * Experiencia en revisión de rendiciones de cuentas contables. * Experiencia en recopilación de información y mantención de registros, planillas y documentos asociados al monitoreo y seguimiento. Habilidades y competencias requeridas * Experiencia en el manejo de herramientas de trabajo remoto tales como Microsoft Teams, Zoom, nubes de almacenamiento y herramientas de trabajo colaborativo. * Experiencia en el manejo de herramientas tradicionales Microsoft Office: Word, Excel intermedio, PowerPoint. * Experiencia en el manejo de correo electrónico Outlook y sus funcionalidades. Habilidades y competencias deseables * Título profesional universitario (Grado de licenciado(a)) en áreas de la Administración, Administración Púbica, Finanzas, Contabilidad, Auditoría u otro título equivalente. * Experiencia por sobre los mínimos requeridos. * Experiencia en el manejo del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas (SISREC) o similar. * Experiencia en la gestión de solicitudes de pago y revisión de rendición de cuentas. * Experiencia en servicios públicos, municipios y/u organismos de la Administración del Estado. * Experiencia en el manejo de procedimientos relacionados con la gestión financiera de la Administración del Estado de Chile. Idiomas requeridos (a nivel laboral) * Fluidez en el idioma español es requerida. Certificados profesionales Se exigirá a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral y/o el manejo de las herramientas señaladas. 7. Viajes: El puesto, a priori, no considera viajes nacionales ni internacionales. Sujeto a requerimiento de la SEEMTP. 8. Los siguientes documentos deben requerirse a los aplicantes: 1. P11 (llenado de postulación) y CV (complementario) indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y número de teléfono) del (la) candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores previos (nombre, cargo, organización, mail y teléfono). Las referencias pueden incluir también a los colegas. 2. Una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué la persona se considera idónea para la posición. 3. Los gerentes pueden requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales. Información de interés: Secretaría Ejecutiva de Educación Técnico Profesional - Subsecretaría de Educación (mineduc.cl) [https://subeduc.mineduc.cl/secretaria-ejecutiva-de-educacion-tecnico-profesional/#:~:text=Desde%20sus%20inicios%2C%20la%20Secretar%C3%ADa%20Ejecutiva%20de%20Educaci%C3%B3n,los%20liceos%20TP%20a%20lo%20largo%20del%20pa%C3%ADs.] Consideraciones en su postulación: * Complete el formulario en línea; es requerido. * Adjunte también CV en formato libre, como complemento. * Incluya una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué se considera idónea(o) para la posición. * Identifique al menos tres referencias laborales de supervisores(as) anteriores. Las referencias pueden incluir también a los colegas. * Por tratarse de una posición nacional, las personas extranjeras deben contar con las condiciones habilitantes para trabajar en el país (residencia, permiso) al momento de postular. Importante Esta posición en categoría NPSA está sujeta a reclutamiento local. Vacante Tier 3, es decir, abierto a postulaciones internas y externas. Igualdad de oportunidades Como empleador que promueve la igualdad de oportunidades, el PNUD valora la diversidad como una expresión de la multiplicidad de naciones y culturas en las que operamos y, en ese sentido, alentamos a personas calificadas de todos los orígenes a postular a puestos dentro de la organización. Nuestras decisiones de empleo se basan en el mérito y la idoneidad para el puesto, sin discriminación. El PNUD también está comprometido con la creación de un entorno laboral inclusivo, en el que todo el personal esté empoderado para contribuir a nuestra misión, sea valorado, pueda desarrollarse y beneficiarse de oportunidades de carrera abiertas a todos. Acoso sexual, explotación y abuso de autoridad El PNUD no tolera el acoso, el acoso sexual, la explotación, la discriminación ni el abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someten a verificaciones pertinentes y se espera que cumplan con los estándares y principios correspondientes. Derecho a seleccionar a múltiples candidatos El PNUD se reserva el derecho de seleccionar a uno o más candidatos de este anuncio de vacante. Asimismo, podemos conservar las postulaciones y considerar a los candidatos que apliquen a este puesto para otras posiciones similares en el PNUD, al mismo nivel de grado y con requisitos de funciones, experiencia y formación similares. Uso de IA por parte de los candidatos/as Los postulantes están invitados a leer la respectiva guía: read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection [https://www.undp.org/careers/using-ai-responsibly-undp-recruitment-and-selection] Alerta de fraude El PNUD no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de su proceso de contratación. Para más información, consulte: www.undp.org/scam-alert.

Responsibilities

Support administrative processes, specifically focusing on the review of project accountability reports for the Executive Secretariat of Technical Professional Secondary Education. Responsibilities include monitoring project execution, managing financial records in state systems, and drafting administrative documentation.