Back-Office Manager (m/w/d) - Teilzeit / Wiedereinstieg willkommen at Finally Freelancing GmbH

Hamburg, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

01 Oct, 26

Salary

32000.0

Posted On

03 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Invoicing, Financial Accounting, Contract Management, HR Administration, Office Management, Compliance, Knowledge Management, Prioritization, Discretion, Organizational Skills, Entrepreneurial Thinking

Industry

Professional Training and Coaching

Description

Wir sind ein junges, hochperformantes Team von Consultants und Sales Profis. Wir wachsen von 2–3 Mio. auf 10 Mio. € und suchen jemanden, der unser operatives Rückgrat wird. Aufgaben Rechnungsstellung, Zahlungseingänge, Zahlungsfreigaben Bankkonten, Zahlungsverkehr, Finanzbuchhaltung (mit externem Steuerberater abgestimmt) Verträge: Kundenverträge, Mitarbeiterverträge, Vendor-Verträge verwalten und aktualisieren Ablage, Dokumentation, Knowledge Management – strukturiert, so dass nichts verloren geht GmbH-Kram: Gesellschafterverträge, Jahresabschluss, Behördenkommunikation HR-Administration: Verträge, Gehalt, Urlaubsverwaltung, Onboarding-Docs Die unglamourous, aber kritische Arbeit – und du machst sie gewissenhaft****, weil du verstehst, dass "sauber" operativ Voraussetzung ist Du arbeitest eng mit Norman (Teamlead Entwicklung) zusammen – wo bricht unser System, wenn wir 3x größer werden? Qualifikation Dein Profil – Wen wir suchen: Du warst raus aus dem Job – Elternzeit, Pflege eines Angehörigen, eine längere gesundheitliche Pause oder einfach eine bewusste Auszeit. Jetzt willst du zurück, aber nicht mit Vollgas ins kalte Wasser. Du suchst eine Rolle, in der deine Erfahrung sofort zählt, die dir aber auch Raum lässt, wieder reinzukommen. Dir ist aber saubere Arbeit und Wachstum genauso wichtig. Genau dafür ist diese Stelle gemacht. Erfahrung: 3–5 Jahre Back-Office, Office Management oder ähnliche Rolle Du hast in einem Unternehmen gearbeitet, das wächst – du kennst also die Spannung zwischen "Sauberkeit jetzt" und "Skalierbarkeit später" Du bist nicht zum ersten Mal mit Finanzen, Verträgen und GmbH-Compliance in Berührung Kompetenzprofil: 3–5 Jahre Back-Office, Office Management, Assistenz der Geschäftsführung oder ähnliche Rolle Du hast in einem Unternehmen gearbeitet, das wächst – du kennst also die Spannung zwischen "Sauberkeit jetzt" und "Skalierbarkeit später" Du bist nicht zum ersten Mal mit Finanzen, Verträgen und GmbH-Compliance in Berührung Idealerweise hast du bereits eng mit einer Geschäftsführung oder einem C-Level zusammengearbeitet Persönliche Eigenschaften: Finanzielle Sicherheit: Rechnungsstellung, Buchhaltung, P&L – du brauchst nicht Steuerberater zu sein, aber du navigierst das selbstsicher Organisationstalent: Du behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Themen des CEO den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten Diskretion: Du gehst mit vertraulichen Informationen der Geschäftsführung genauso selbstverständlich um wie mit sensiblen Finanzdaten Ordnung als Standard: Du hasst Chaos nicht aus Kontrollbedarf, sondern weil du weißt, dass es teuer ist. "Sauberkeitsdisziplin" ist dein Ding Unternehmerisches Denken: Du fragst nicht "Ist das mein Job?" sondern "Was braucht das Unternehmen jetzt?" – und schaffst das Benefits Was Dich NICHT erwartet: Rechtfertigungsdruck wegen deiner beruflichen Pause – deine Erfahrung zählt, nicht die Lücke im Lebenslauf Micromanagement – wir vertrauen darauf, dass du deinen Bereich im Griff hast Ein Tempo, das dich überrennt – die Rolle ist bewusst auf 3 Tage zugeschnitten, damit du wieder ankommen kannst Was Dich erwartet: Gehalt: 24–32k brutto/Jahr (anteilig, abhängig von Erfahrung) Zeitmodell: Onsite, 3 Tage onsite / Woche, 2 Tage für 1h remote /Woche (ca. 20-30h), Tage flexibel abstimmbar Einarbeitung: Strukturiert und in deinem Tempo – kein Sprung ins kalte Wasser Wachstum: Wenn du möchtest, kann die Rolle langfristig auf mehr Stunden oder mehr Verantwortung wachsen – kein Muss, aber eine Option Kultur: Direkter Draht zum Team, klare Kommunikation, keine Politik

Responsibilities

Manage the operational backbone of the company, including invoicing, financial accounting, and contract administration. Handle HR tasks such as payroll, leave management, and onboarding while ensuring overall organizational structure and compliance.