Backoffice Assistant (m/w/d) at Allegiance Medical, Inc.

Mönchengladbach, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Aug, 26

Salary

4500.0

Posted On

02 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Human Resources Administration, Accounting, German Language, English Language, MS Office, Recruiting, Onboarding, Invoice Verification, Document Management, Organization, Communication, Mandarin Chinese

Industry

Description

Your mission Für unser neues Büro der AFE in Mönchengladbach suchen wir eine engagierte und zuverlässige Backoffice Assistant (m/w/d). Die Position umfasst administrative, organisatorische sowie unterstützende Aufgaben in den Bereichen Personalwesen und Finanzen. Gesucht wird eine deutsch- und englischsprachige Persönlichkeit, die selbstständig arbeitet und aktiv zum Aufbau eines effizienten und professionellen Bürostandorts beiträgt. Ihre Aufgaben Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams Verwaltung und Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Unterstützung bei Personalthemen, einschließlich Recruiting, Onboarding und Personaladministration Unterstützung bei Finanz- und Buchhaltungsaufgaben, wie Rechnungsprüfung, Belegverwaltung und Zusammenarbeit mit Steuerberatern sowie externen Dienstleistern Organisation von Geschäftsreisen, Meetings und Firmenveranstaltungen Verwaltung und Ablage von Verträgen, Dokumenten und Unternehmensunterlagen Kommunikation mit Behörden, Geschäftspartnern und Dienstleistern Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung interner Büroprozesse For our new AFE office in Mönchengladbach, we are looking for a committed and reliable Backoffice Assistant (m/w/d). The position includes administrative, organizational, and supporting tasks in the areas of human resources and finance. We are seeking a German- and English-speaking individual who works independently and actively contributes to the establishment of an efficient and professional office location. Ihre Aufgaben General office organization and administrative support for the team Management and processing of correspondence in German and English Support for personnel issues, including recruitment, onboarding, and personnel administration Support with financial and accounting tasks, such as invoice verification, document management, and collaboration with tax advisors and external service providers Organization of business trips, meetings, and corporate events Management and storage of contracts, documents, and company records Communication with authorities, business partners, and service providers Supporting the management in administrative and organizational tasks Contribution to the establishment and further development of internal office processes Your profile Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung im Backoffice, Office Management, Personalwesen oder Finanz-/Buchhaltungsbereich Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Kenntnisse der chinesischen Sprache (Mandarin) sind wünschenswert; Bewerberinnen und Bewerber mit Deutsch-, Englisch- und Chinesischkenntnissen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Organisationsfähigkeit Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit Erfahrung im Umgang mit HR- oder Buchhaltungsprozessen ist von Vorteil Ihr Profil Completed commercial training or comparable qualification Professional experience in back office, office management, human resources, or finance/accounting Very good knowledge of German and English, both written and spoken Knowledge of the Chinese language (Mandarin) is desirable; female and male applicants with knowledge of German, English, and Chinese will be given preference among those with equal qualifications. Safe handling of MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Structured, meticulous, and self-responsible work style High reliability, discretion, and organizational ability Strong communication and teamwork skills Experience in dealing with HR or accounting processes is advantageous Why us? Wir bieten Mitarbeit beim Aufbau eines neuen internationalen Bürostandorts Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungsmöglichkeiten Internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen Attraktive Vergütung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung Unbefristetes Arbeitsverhältnis nach erfolgreicher Probezeit Moderne Arbeitsumgebung im neuen AFE-Büro in Mönchengladbach 30 Tage bezahlter Jahresurlaub Gesetzliche Sozialleistungen gemäß deutschem Arbeitsrecht Vergütung Bruttomonatsgehalt: 3.500 € – 4.500 € Die konkrete Vergütung richtet sich nach Berufserfahrung, Qualifikation sowie den individuellen Fähigkeiten der Bewerberin bzw. des Bewerbers Wir bieten Contribution to the establishment of a new international office location Responsible and varied work with development opportunities International working environment with short decision-making processes Attractive compensation based on qualification and professional experience Open-ended employment relationship after successful probation period Modern work environment in the new AFE office in Mönchengladbach 30 days of paid annual leave Statutory social benefits in accordance with German labor law Compensation Bruttomonatsgehalt: 3.500 € – 4.500 € The specific compensation is determined by professional experience, qualifications, and the individual skills of the applicant. About us AutoFlight Europe is a global High-Tech Start-up, developing and manufacturing electrical aircrafts. It is the mission of AutoFlight Europe to provide safe and reliable logistic air systems as well as Advanced Air Mobility-Solutions for the public transport. For this AutoFlight Europe fosters new technologies like Artificial Intelligence, highly automatic flying and modern materials to further develop the eVTOL-business.

Responsibilities

The role involves managing general office organization, administrative support, and handling correspondence in German and English. Key duties include supporting HR processes like recruiting and onboarding, as well as financial tasks such as invoice verification and collaborating with tax advisors.