Backoffice Assistant at Tito & Friends

Vienna, , Austria -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

01 Oct, 26

Salary

2800.0

Posted On

03 Jul, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Administration, MS Word, MS Excel, German Language, English Language, Organization, Accounting Support, Travel Coordination, Event Management

Industry

Market Research

Description

Über die Stelle und unser Unternehmen Wir sind eine Unternehmensgruppe im digitalen Bereich – von Online-Marktforschung und SaaS bis hin zu Datenservices, Community Services und Effizienzmonitoring in der Online-Werbung. Mit über 220 Mitarbeitenden an mehreren Standorten in Europa setzen wir auf Innovation, Teamgeist und eine offene Unternehmenskultur mit Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung. Für unseren Standort in Wien suchen wir eine organisierte, zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit als Backoffice Assistant (m/w/d) im Ausmaß von 30 bis 38,5 Stunden pro Woche. Als Backoffice Assistant unterstützt Du unser Team im administrativen Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben. Dabei arbeitest Du eng mit dem Team Lead und Deinen Kolleg:innen zusammen und bist eine wichtige Ansprechperson für interne und externe Anliegen. Mit deiner strukturierten Arbeitsweise, deinem Organisationstalent und deiner Hands-on-Mentalität trägst du wesentlich zu einem effizienten und positiven Arbeitsumfeld bei. Du würdest Das Wiener Büro im Tagesgeschäft unterstützen: Hilf bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, z. B. bei Bestellungen, kleineren Anliegen sowie der Pflege von Ablagen und Dokumenten. Korrespondenz bearbeiten: Unterstütze bei der Bearbeitung eingehender E-Mails, Telefonate und allgemeiner administrativer Anfragen. Meetings und Firmenveranstaltungen unterstützen: Hilf bei der Vorbereitung und organisatorischen Abwicklung interner Besprechungen sowie gelegentlicher Events. Versand organisieren: Bereite Sendungen vor und unterstütze bei der Abwicklung des Versands über DHL. Administrative Aufgaben im Finanzbereich unterstützen: Erfasse Kassabelege und Rechnungen, führe Online-Bestellungen mit der Firmenkreditkarte durch und unterstütze bei der Dokumentation von Ausgaben. Bei der Reiseorganisation mitwirken: Unterstütze bei der Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln sowie bei der Vorbereitung von Reiseunterlagen. Du kannst idealerweise bereits Erfahrung im Backoffice oder in administrativen Bereichen einbringen – Engagement und Lernbereitschaft sind uns aber genauso wichtig. sicher mit MS Office, insbesondere Word und Excel, umgehen. dich auf Deutsch und Englisch verhandlungssicher ausdrücken. eigenverantwortlich, zuverlässig und detailorientiert arbeiten sowie Deine Aufgaben vorausschauend planen, koordinieren und mit einer ruhigen, überlegten Arbeitsweise umsetzen. Verantwortung für Deine Aufgaben übernehmen und proaktiv mitdenken. ein gut organisiertes Arbeitsumfeld schätzen und aktiv zu klaren Abläufen und Ordnung beitragen. eine positive Ausstrahlung mitbringen und zu einer angenehmen, wertschätzenden Arbeitsatmosphäre beitragen. Wir bieten Ein dynamisches und internationales Umfeld: Arbeite in einem modernen Büro im Herzen Wiens und werde Teil eines offenen, interdisziplinären Teams. Abwechslungsreiche Aufgaben: Übernimm vielfältige Tätigkeiten im Backoffice – von der Büroorganisation über administrative Aufgaben bis hin zur Unterstützung bei Buchhaltung und Reiseorganisation. Kurze Entscheidungswege: Bringe Deine Ideen ein und gestalte Prozesse aktiv mit. Planbarkeit statt Hektik: Wir legen Wert auf gute Planung, klare Prozesse und ein Arbeitsumfeld, in dem Qualität wichtiger ist als permanenter Aktionismus. Persönliche und fachliche Weiterentwicklung: Wir unterstützen Dich dabei, Deine Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen und neue Verantwortungsbereiche zu übernehmen. Eine angenehme Arbeitsatmosphäre: Freue Dich auf ein wertschätzendes Miteinander, flache Hierarchien und ein gut organisiertes Arbeitsumfeld, in dem Zusammenarbeit großgeschrieben wird. Ein marktgerechtes Bruttogehalt: Dich erwartet ein monatliches Vollzeitbruttogehalt im Bereich von 2.500€ bis 2.800€ (innerhalb der VG3 des Kollektivvertrags für Werbung & Marktkommunikation).

Responsibilities

Provide administrative and organizational support for the Vienna office, including handling correspondence, managing shipments, and organizing meetings. Assist with basic financial tasks such as processing invoices and coordinating travel arrangements.