Biobank Assistant – pre-clinical Operations (m/w/d) at QIMA

Münster, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

11 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

13 Mar, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Patient/Subject Recruitment, Patient Care, Schedule Management, Process Coordination, Organizational Skills, Documentation, Sample Logistics, Sample Handling, SOP Adherence, Communication, Network Expansion, Coordination, Data Entry, Driving License B

Industry

International Trade and Development

Description

Unternehmensbeschreibung Bei QIMA haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, unseren Kunden intelligente Lösungen zu bieten, damit sie Produkte herstellen können, denen man vertrauen kann. Wir sind in über 100 Ländern tätig, bedienen die Konsumgüter-, Lebensmittel- und Life-Sciences-Industrien und unterstützen mehr als 30.000 Marken, Einzelhändler, Hersteller und Erzeuger dabei, Spitzenqualität zu erreichen. Wir verbinden unsere umfassende Vor-Ort-Expertise mit digitalen Lösungen, die Genauigkeit, Transparenz und Intelligenz für Qualitäts- und Compliance-Daten liefern (https://www.qima.com). Unsere Life-Sciences-Division vereint QIMA BioAlternatives, QIMA Newtone, QIMA Monasterium und Skinpharma (https://qima-lifesciences.com). QIMA Life Sciences ist ein bedeutender Akteur in der Auftragsforschung für die Kosmetik-, Nutraceutical-, Dermatologie-, Pharma- und Biotech-Branche. Mit mehr als 2.000 m² Laborfläche in Frankreich und Deutschland bieten wir umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Bio-Prädiktion, präklinische Wirksamkeitsbewertung und klinische Studien. Unser Team aus 150 Experten, darunter 34 promovierte Wissenschaftler, liefert innovative Lösungen in jeder Phase der Produktentwicklung. Wir engagieren uns für wissenschaftliche Exzellenz und Nachhaltigkeit und tragen gemeinsam mit unseren Kunden zu einer gesünderen Zukunft bei. Wir suchen eine teamorientierte und hochmotivierte Biobank-Assistenz (m/w/d) zur Verstärkung unseres internationalen Teams. Stellenbeschreibung Du bist kommunikativ, organisierst gerne und hast Spaß daran, mit Menschen zu interagieren? Dann könnte diese Position gut zu dir passen. In dieser Rolle unterstützt du unser operatives Team bei der Gewinnung und Betreuung von Proband:innen/Patient:innen, der Termin‑ und Prozesskoordination sowie bei der organisatorischen Abwicklung rund um unsere Biobank. Biobank bedeutet bei uns: eine strukturierte Sammlung von humanen Haut-/Gewebeproben und zugehörigen (pseudonymisierten) Basisdaten für wissenschaftliche Projekte. Der Schwerpunkt liegt auf operativer Koordination, zuverlässiger Dokumentation und reibungslosen Abläufen – inklusive der Kommunikation mit Ärzt:innen, Praxen und Kliniken sowie der Mitwirkung beim Ausbau unseres Kooperationsnetzwerks. Wir suchen eine engagierte Person, die unser internationales Team verstärkt. Deine Aufgaben Aktive Ansprache und Betreuung von Patient:innen/Proband:innen für wissenschaftliche Projekte und die Biobank (v. a. telefonisch und per E‑Mail) Terminmanagement und Abstimmung mit Kooperationspartnern (Praxen/Studienzentren/Kliniken) Organisation von Abholungen und Versand (Kurierbuchungen, Nachverfolgung, Abstimmung mit internen Schnittstellen) Unterstützung bei Probenlogistik und vorbereitendem Probenhandling nach SOPs (z. B. Annahme, Kennzeichnung, einfache Verarbeitungsschritte; keine diagnostische Tätigkeit) Pflege und Nachverfolgung von Unterlagen/Listen (z. B. Terminstatus, Probenstatus) gemäß internen Vorgaben Zusammenarbeit mit Lab Management, wissenschaftlichem Personal und externen Partnern zur Sicherstellung sauberer Abläufe und Dokumentation Vor‑Ort‑Unterstützung bei Kooperationspartnern (ca. 1–2× pro Monat im Umkreis von bis zu 100 km) Kommunikation und Koordination mit Ärzt:innen, Praxen und Kliniken sowie Unterstützung beim Ausbau unseres Kooperationsnetzwerks (z. B. Recherche geeigneter Partner, Erstkontakt nach Vorlage, Dokumentation von Rückmeldungen und Follow‑up) Qualifikationen Hintergrund im medizinisch-/naturwissenschaftlichen Bereich, z. B. MFA, MTA, BTA, B.Sc. (Biologie, Biomedizin) oder vergleichbar Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise – kombiniert mit Verantwortungsbewusstsein und freundlicher, serviceorientierter Kommunikation Erste Erfahrung im Patienten-/Probandenkontakt, Terminmanagement oder in der Zusammenarbeit mit Praxen/Studienzentren ist von Vorteil Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift sowie gutes Englisch für die interne Zusammenarbeit (Unternehmenssprache ist Englisch) Führerschein Klasse B (für gelegentliche Vor‑Ort‑Termine im Umkreis), PKW wird gestellt Bereitschaft zu gelegentlichen Terminen außerhalb der Kernarbeitszeit (z. B. telefonische Erreichbarkeit am frühen Abend nach Absprache) Zusätzliche Informationen Stabiler Arbeitsplatz in einer wachsenden und zukunftsorientierten Branche Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Team-/Projektanforderungen (Gleitzeit mit Kernarbeitszeiten) Fortschrittliche Laborausstattung und digitale Tools an einem modernen Arbeitsplatz Offene Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien Eine Unternehmenskultur, die Respekt, Vielfalt und soziale Verantwortung wertschätzt Einstieg in ein kollegiales, dynamisches und internationales Team Betriebliche Altersvorsorge Zusätzliche Benefits: Unternehmensbonus sowie Zugang zu Corporate Benefits (Mitarbeitendenrabatte bei zahlreichen Anbietern) Abteilung: Lab Testing Workplace Type: Onsite City: Munster (Westf)

Responsibilities

The assistant will actively engage with and support patients/subjects for scientific projects and the biobank, primarily via phone and email, while managing appointments and coordinating logistics with partners. Key tasks include organizing sample pickups and shipments, supporting sample handling according to SOPs, and maintaining accurate records of status updates.