Multimatic ist ein privat geführtes, globales Unternehmen, das technische Komponenten, Systeme und Dienstleistungen für die Automobilindustrie liefert. Der Erfolg des Unternehmens basiert auf seiner Fähigkeit, ein Team hochqualifizierter und leidenschaftlicher Menschen anzuziehen und zu motivieren, die die Zukunft des Automobils gestalten wollen.
Multimatic Product Services (MPS) ist auf die Bereitstellung von Produktentwicklungs- und Vertriebsmanagementaktivitäten für den globalen Kundenstamm und die Unterstützung unserer internen Geschäftseinheiten spezialisiert. Unsere Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, mit einigen der innovativsten Technologien, Fertigungsbetrieben und Automobilkunden auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten.
Zusammenfassung der Position:
Wir suchen eine hochmotivierte Person zur Unterstützung des Multimatic-Deutschlandbüros als Office Manager(-in). Unser(e) ideale(r) Kandidat(-in) verfügt über eine zukunftsorientierte Karriere im Büromanagement und in der Unterstützung technischer Fachkräfte in einem schnelllebigen, professionellen Umfeld.

POSITIONSQUALIFIKATIONEN:

• Mindestens 5+ Jahre Erfahrung als Büroleiter(-in), Verwaltungsassistent(-in) oder in einer ähnlichen Funktion mit zunehmendem Verantwortungsbereich.
• Erfahrung in Online-Banking-Prozessen und -Transaktionen ist erforderlich.
• Fähigkeit, montags bis freitags von 8:00 bis 17:00 Uhr vor Ort zu arbeiten, mit gelegentlichen Überstunden oder Zeitplanaktualisierungen je nach Geschäftsanforderungen.
• Sie müssen fließend Deutsch und Englisch sprechen (Lesen, Schreiben und Sprechen). Italienische Sprache von Vorteil.
• Hervorragende Computerkenntnisse mit fundierten Kenntnissen in der Software Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Project und Outlook.
• Umfangreiche Erfahrung im Umgang mit vertraulichem Material.
• Positiver, kundenorientierter Ansatz zur Betreuung von Mitarbeitern und Gästen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Fähigkeit, in einem vielfältigen Team mit unterschiedlichen Nationalitäten und Kulturen zu arbeiten.
• Lösungsbasierter Ansatz zur Problemlösung.
• Organisiert, genau und aufmerksam auf Details.
• Eine unternehmerische Denkweise und eine Arbeitsmoral mit hochgekrempelten Ärmeln und Ausdauer.
• Fähigkeit, unabhängige Entscheidungen zu treffen, die auch komplexer Natur sein können.
• Erfahrung in der Automobil- oder Fertigungsindustrie von Vorteil.

POSITION SUMMARY:

Seeking a highly motivated individual to support the Multimatic Product Services office in Köln, Germany, as Office Manager. Our ideal candidate has a progressive career in office management, and experience supporting technical professionals in a fast paced, professional setting.

POSITION QUALIFICATIONS:

• Minimum of 5+ years of experience as an Office Manager, Administrative Assistant, or related role, with a progressive scope of responsibility.
• Experience in online banking processes and transactions (HSBC) is required.
• Ability to work on site from 8am-5pm, Monday-Friday, with occasional overtime or schedule updates based on business needs.
• Must be fluent in German and English (reading, writing, and speaking). Italian language beneficial.
• Excellent computer skills, with a strong working knowledge of Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Project, and Outlook software.
• Extensive experience in managing confidential material.
• Positive, customer centric approach to supporting employees and guests.
• Excellent communication skills and ability to work in a diverse team with different nationalities and cultures.
• Solutions-based approach to problem solving.
• Organized, accurate, and attentive to details.
• An entrepreneurial mindset and roll-up-the-sleeves work ethic with perseverance.
• Ability to make independent decisions that may be of a complex nature.
• Experience within the Automotive or Manufacturing industry is a plus.

• Independent performance of daily tasks, organizational and administrative activities in the management secretariat of the Köln office, including independent handling of internal and external correspondence in German and English language.
• Provide a welcoming environment for visitors by supporting internal and external customers as the first contact with the Multimatic Köln office.
• Administrative duties which include management of incoming calls, emails, mail, and assuring prompt and accurate responses.
• Office management which includes office rental and price negotiations, office furniture, telephone providers, purchase and management of office supply inventory, equipment repairs, gifts for customers and employees as needed, and overseeing general office organization and cleanliness maintenance.
• Develop, maintain, and disseminate office processes and procedures, reviewing compliance, and identifying areas for improvement.
• Support colleagues with presentation development, preparation, and printing (monthly division meetings).
• Coordinate all branch offices including head office in Köln. Plan and coordinate appointments worldwide, e.g., with USA, Canada, England, China, and Asian offices, including the yearly MPS meetings.
• Complete event support at MPS events e.g., Tech Shows, Sales Meetings by completing offer preparation/framework agreements with event providers to negotiate special prices (hotels, etc.).
• Manage shipping process including requests and coordination of package pickup/distribution. Negotiation of special rates as needed and complying with shipping of dangerous goods.
• Support German site and other EU Multimatic colleagues with travel planning and organization. Prepare proper documentation for global travel as required e.g., work visas, revise travel expense reports, and ensure approval of travel expenses with leadership.
• Prepare and supervise monthly Company & Manager Expense Reports. Track and report GmbH and employees’ expenses separately.
• Reconcile office invoices (shipping, office supplies, etc.) and coordinate payments with the accounting team.
• Manage all banking transactions for GmbH Germany. Coordinate transactions for monthly salaries with corporate finance team in Canada and communicate with European tax (external) office.
• Coordinate with the company lawyer on contractual agreements e.g., termination of employees.
• Manage Germany Company Cars Fleet, including purchase of cars, registration and deregistration, arrangement of service and regular inspection for the cars, negotiation of insurance fleet tariff and agreed special tariffs.
• Knowledge of accounting requirements for sub-GmbH divisions (e.g., sub-contractor warehouses).
• Other duties as assigned.