Business Support Assistant Admin (MS) - G4 at World Food Programme

Dapaong, Savanes Region, Togo -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

15 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

18 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Financial Transaction Monitoring, Data Analysis, Report Writing, Database Management, MS Office, French Fluency, English Proficiency, Interpersonal Communication, Confidentiality, Organizational Skills, Multicultural Collaboration

Industry

Non-profit Organizations

Description

DEADLINE FOR APPLICATIONS 19 May 2026-23:59-GMT Greenwich Mean Time (Lome) WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability. ABOUT WFP The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change. At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves. To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok. WHY JOIN WFP? WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate. WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment. WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities. A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe. We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement). Titre du poste: Business Support Assistant Administration - G4 Unité/Division: Administration/Management Services Type de contrat: Fixed Term - G4 Duré du contrat: 12 mois - Renouvelable. Lieu d'affectation: Dapaong, Togo Nombre de poste: 01 CONTEXTE ORGANISATIONNEL Le PAM au Togo met en œuvre un plan stratégique de pays (CSP) de deuxième génération qui a été approuvé par le Conseil d’administration en juin 2022 pour couvrir la période de juillet 2022 à décembre 2026. Il permet au PAM de se repositionner en tant qu’acteur clé de l’ODD 2 – Faim zéro – et de passer d’une assistance directe exclusive à un soutien consultatif et habilitant accru au gouvernement, en particulier la conception et le pilotage du programme d’alimentation scolaire local et son lien avec la production alimentaire locale et la nutrition, la logistique et l’adaptation au changement climatique. Le bureau de pays du PAM au Togo gère également le corridor logistique vers le centre du Sahel et héberge un cadre mondial de gestion des produits de base pour la région Afrique de l’Ouest et du Centre du PAM (RBD). OBJECTIF DE LA MISSION Afin de renforcer son équipe à Dapaong le PAM Togo recrute un fonctionnaire de soutien qui exercera des fonctions de soutien administratif à l'équipe et rendra compte à au Chef du Bureau Terrain ou le ou la Responsable désigné (e). À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. Le titulaire du poste produira un travail organisé et précis, en entreprenant des activités de soutien à toutes les équipes. Il effectuera un large éventail de tâches et d'activités d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives) Le fonctionnaire recruté travaillera au Bureau du Programme Alimentaire Mondial (PAM) au Togo, à Dapaong, sous la supervision du Chargé du Bureau terrain et effectuera les tâches suivantes : Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d'autres membres du personnel à travailler avec efficacité. Répondre à des questions courantes ou les transmettre à la hiérarchie et donner des orientations précises en temps opportun. Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps opportun des ressources. Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s'assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y accéder facilement. Entretenir des relations avec diverses personnes en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l'intention du personnel. Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies. Contribuer à l'amélioration des procédures opératoires. Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion. Donner des orientations à des collègues moins expérimentés pour les aider à s'acquitter de leurs tâches. Autres tâches selon les besoins. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES Education: Être titulaire d’un diplôme d’études secondaires, avec un certificat post-secondaire dans le domaine de l’administration générale ou des affaires, de la gestion ou tout domaine équivalent. Expériences souhaitées : Avoir au moins quatre (4) années d’expérience de travail continu dans le support administratif et en administration générale des affaires. Language: Avoir une bonne maîtrise du français (orale et écrite). Une connaissance de l’anglais niveau intermédiaire serait un atout. Compétences fonctionnelles et aptitudes requises Connaissance des normes administratives de fonctionnement du PAM et connaissait les enjeux de l'action humanitaire et du développement à l'échelle internationale dans son travail quotidien. Capacité d’établir et d’entretenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité. Aptitude à effectuer une analyse de données de base et à corriger de manière autonome les problèmes nécessitant une attention particulière. Capacité de surveiller et d’enregistrer les transactions financières. Bonnes compétences en communication requises pour donner et recevoir de l’information et travailler avec une variété de personnes. Capacité de maintenir la confidentialité Bonne compréhension des normes administratives de fonctionnement du PAM et connaissance des enjeux de l'action humanitaire et du développement à l'échelle internationale dans son travail quotidien. Capacité à communiquer des consignes adaptées aux circonstances aux nouveaux membres du personnel. Capacité à former des membres du personnel dans le domaine de compétence considéré et aidé à répondre à des demandes d'information ponctuelles Bonne connaissance de l’outils informatiques (MS Office, et autres logiciels de gestion) Sens de l’organisation et du travail bien fait Capacité à travailler dans un environnement multiculturel DIRECTIVES DE CANDIDATURE: Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne via le lien "Soumettre ou Apply" sur l'annonce. La date limite de candidature est le 15 décembre 2024. Étape 1: Cliquez sur le lien. Étape 2: Cliquez sur « Postuler » pour vous inscrire et créer votre CV en ligne. Étape 3: Soumettez votre candidature. Informations nécessaires: Assurer que la demande contient des informations exactes et complètes sur les qualifications académiques et expériences professionnelles. Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent, y compris une évaluation approfondie des compétences techniques pour s’assurer que les meilleurs candidats sont sélectionnés pour le poste. Seuls les candidats présélectionnés seront invités à passer à la phase d'évaluation " Très important" LE PAM NE DEMANDERA AUCUN PAIEMENT A AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT, Y COMPRIS AU STADE DE L'OFFRE. TOUTE DEMANDE DE PAIEMENT DOIT ETRE REFUSEE ET SIGNALEE AUX AUTORITES LOCALES CHARGEES DE L'APPLICATION DE LA LOI POUR QU'ELLES PRENNENT LES MESURES APPROPRIEES. WFP LEADERSHIP FRAMEWORK WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission. Click here to access WFP Leadership Framework REASONABLE ACCOMMODATION WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org NO FEE DISCLAIMER The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web. REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel. We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application. If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply. At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process. Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process. All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks. No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service. If you used to have an account on our previous platform, please note that you will need to create a new account for future applications. However, this change will not affect any ongoing recruitment processes. To ensure that WFP is able to deliver on its mandate, a range of contract types exist depending on the duration and nature of work. Find out more here. These guidelines are here to help you use AI tools responsibly throughout WFP’s recruitment process. We also want to be transparent about how we use AI on our side. Curious? Find out more here. Our greatest strength is the people working around the world providing access to nutritious food and promoting lasting solutions to those we serve. WFP provides its staff with meaningful and impactful careers, continuous learning and training, and a multicultural and stimulating work environment. WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status, physical or mental disability. The United Nations World Food Programme is the 2020 Nobel Peace Prize Laureate. We are the world’s largest humanitarian organization, saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity for people recovering from conflict, disasters, and the impact of climate change. Read more about WFP’s history here, and WFP’s mission here Want to hear what it’s like working for WFP? Check out our newsletter highlighting the career stories of our passionate staff here: Pathway to WFP | LinkedIn Integrity, collaboration, commitment, humanity, inclusion. These values inspire everything we do every day, allowing us to work towards a world with zero hunger. You can read more about the values here. Our behaviour guides us in how we accomplish our mission. All WFP employees are expected to demonstrate the standards of behaviour described in the WFP Leadership Framework. Learn more about the WFP Leadership Framework here. WFP is aware of fictitious employment offers being circulated via email or originating from online job boards. Many of these schemes consist of an alleged offer of employment or contract with WFP in return for the payment of fees or providing personal or banking information. Read more.

Responsibilities

Provide administrative and financial support to the team in Dapaong to ensure efficient resource management. Tasks include gathering information for reports, managing databases, and maintaining professional relationships to facilitate service delivery.