Business Support Manager - Geschäftsführung & Office (m/w/d) at GQS AG

Grasbrunn, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

20 Apr, 26

Salary

0.0

Posted On

20 Jan, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organizational Skills, Communication Skills, Office Management, Business Support, Discretion, Reliability, MS Office, Digital Tools, Process Management, Meeting Coordination, Customer Service, Team Collaboration, Problem Solving, Time Management, Attention to Detail, Training Skills

Industry

Information Technology & Services

Description

Deine Rolle In dieser Position bist du zentrale Anlaufstelle für Geschäftsführung, Mitarbeitende und externe Partner. Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und verantwortest gleichzeitig zentrale Office-, Administrations- und Organisationsprozesse. Mit deinem strukturierten Arbeitsstil, deinem Blick fürs Ganze und deinem hohen Maß an Verlässlichkeit sorgst du für reibungslose Abläufe im Unternehmen. Wer wir sind: Wir sind der führende SAP Gold Partner für den Mittelstand der Lebensmittelbranche in der Region DACH. Seit 2008 unterstützen wir unsere namhaften Kunden aus dem Mittelstand bei der Digitalisierung von Prozessen und liefern nachhaltige Wettbewerbsvorteile für ihren Unternehmenserfolg. Unsere Standorte befinden sich in München, Berlin, Unna und Hermsdorf. Aufgaben Deine Aufgaben Unterstützung der Geschäftsführung Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vor- und Nachbereitung von Meetings – organisatorisch und inhaltlich Schriftliche und telefonische Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung Unterstützung im operativen Tagesgeschäft Office Management & Organisation Verantwortung für den reibungslosen Büroalltag (Post, Telefonzentrale, Materialbestellungen) Organisation und Betreuung von Arbeitsplätzen Steuerung und Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Handwerker, Facility Management) Pflege und Weiterentwicklung von Ablage- und Organisationssystemen Administration, Prozesse & Reisekosten Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Kreditkartenabrechnungen Hauptansprechpartner*in für Reisekostenabrechnungen Betreuung und Weiterentwicklung des Reisekostenprozesses in Concur Durchführung von Schulungen für Mitarbeitende im Umgang mit Concur Koordination mit dem Steuerberater, insbesondere bei Reisekosten und Abrechnungen Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Berichten Arbeitssicherheit & interne Koordination Organisation und Koordination von Themen rund um Arbeitssicherheit Zentrale Ansprechperson für interne Beteiligte und externe Dienstleister Unterstützung bei Dokumentation, Terminen und Maßnahmen Sicherstellung strukturierter Abläufe und Fristen Kommunikation & Schnittstellenfunktion Erste Anlaufstelle für interne Teams sowie externe Ansprechpartner Professioneller, diskreter Umgang mit sensiblen Informationen Sicherstellung klarer Kommunikation und reibungsloser Abläufe Qualifikation Das bringst du mit Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Business Support Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte, eigenständige Arbeitsweise Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Verlässlichkeit Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools Idealerweise Erfahrung mit Reisekostenabrechnungssystemen (z. B. Concur) Souveränes Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsstärke Benefits Das bieten wir dir Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit Gestaltungsspielraum Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Abwechslungsreiche Aufgaben mit klarer Zuständigkeit Kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld Moderne Arbeitsbedingungen und ein professionelles Team Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gern mit Angabe deines frühestmöglichen Starttermins und deiner Gehaltsvorstellung.

Responsibilities

The Business Support Manager will serve as the central point of contact for management, employees, and external partners, supporting daily operations and managing office and administrative processes. Responsibilities include organizing meetings, managing correspondence, overseeing office management, and ensuring smooth operational workflows.