Business Systems Analyst (Precision Child and Youth Mental Health), eHealth at Children's Hospital of Eastern Ontario

Ottawa, Ontario, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

06 Jan, 26

Salary

48.4

Posted On

08 Oct, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Business Analysis, Clinical Workflows, Software Configuration, User Support, Data Collection, Problem Solving, Documentation, Training, Communication, Time Management, Analytical Skills, Health Information Technology, Stakeholder Engagement, Epic Certification, Bilingualism

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Compensation Pay Range: $39.82-$48.40 Job Description: Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub. To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario. POSITION SUMMARY The Business Systems Analyst ensures ongoing improvement of the software applications forming the Electronic Patient Record and Hospital Information Systems; provides ongoing support to users; gathers and analyzes information regarding clinical workflows and business processes; configures and tests the system based on decisions; and participates in ongoing professional development. The initial primary function of this position will be to support the implementation or optimization measurement-based care, i.e. full clinical build of patient-reported outcome measures and clinician-rated instruments for the purpose of Precision Child and Youth Mental Healthcare. MAIN RESPONSIBILITIES Characteristic responsibilities include: Confer with application users, operational managers and clinical leadership. Determine unique and specific software requirements. Analyze how new or enhanced features will impact current work processes and determine how it should be used. Investigate end users' preferences while making system configuration decisions. Analyze proposed changes to business processes to determine the changes on users and their information systems. Perform in depth analysis of integrated workflows, data collection needs, and other technical considerations. Evaluate proposed changes for their potential to offer improved patient care, lower operating costs and time found without creating risks for the hospital. Develop and document specifications in conjunction with other Business Systems Analysts to ensure that the application will interact smoothly and efficiently in end-to-end processes. Prioritize and implement requested changes to the system. Configure software based on decisions and test software to ensure that it meets functional specifications. Act as a resource for all system users to guide them in the effective use of the software application. Respond to support calls and act as a troubleshooter, interpreting problems as perceived and explained by a wide range of users. Work with the user to investigate the problem and identify a solution. Deliver presentations and demonstrations related to the application to communicate the impact that a new or upgraded feature will have at various levels of the hospital. Work with report writers to design reports to enable system users to maximize the potential of the application as a management and patient care tool. Maintain regular communication with vendor representatives and help vendor staff to better understand the hospital’s operational needs. Support the training needs of potential users of the application including the efficient and effective use of the system and in new work processes. Adapt instructional techniques to a wide variety of learning needs and degree of familiarity with computer systems. Develop, maintain, and present training materials including comprehensive manuals for use by users. Ensure accurate and detailed documentation concerning how and why decisions are made throughout the course of a project, systems design and development, and work process redesign. Develop comprehensive documentation to describe and explain the intricate software and hardware configurations of the applications. Document frequently asked questions for support documentation and clear standard operation procedures for common tasks. Recommend and/or create policies governing the use of the application including new/revised work procedures for use in a department or on a hospital-wide basis. Monitor applications to ensure that their full potential is being used to benefit the hospital and its patients. Develop and present optimization recommendations to clinical and operational leadership. Maintain and improve knowledge of health information technology and other work-related duties by attending courses, seminars, and in-service training. Maintain and improve knowledge of the applications by attending vendor courses. Demonstrate leadership and excellence by actively participating in user groups. Share best practices with colleagues in other hospitals. Maintain up-to-date knowledge of current hospital policies, practices, and procedures. Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety. Perform other related duties as assigned by supervisor. QUALIFICATIONS Criminal Record Check (Essential) University Degree in a relevant field, Graduate certificate in Digital Health or similar program and/or experience and formal training combined with demonstrated performance (Essential) Minimum of 2 years of relevant experience (Essential) Comprehensively use computer technology and equipment (Essential) Strong time management and organizational skills, adjusting priorities as required (Essential) Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential) Strong problem-solving and analytical skills (Essential) Deal effectively with internal and external stakeholders (Essential) Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety (Essential) Experience in a health-care environment – basic understanding of clinical workflows and terminology (Preferred) Previous experience with Epic and/or Epic Cogito, Caboodle certification (Preferred) Ability to obtain Epic certification within 6 months from date of hire (Essential) Bilingualism (French/English) (Preferred) Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code. Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne. Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue. Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario. RÉSUMÉ DES FONCTIONS L’analyste des systèmes de gestion assure l’amélioration continue des applications logicielles formant le système de dossiers électroniques des patients et patientes et le système d’information de l’hôpital, en plus d’offrir un soutien constant aux utilisateurs et utilisatrices. Il ou elle recueille et analyse des renseignements concernant les flux de travail cliniques et les processus opérationnels, configure et teste le système en fonction des décisions prises ainsi que participe au perfectionnement professionnel continu. La fonction principale initiale de ce poste consistera à appuyer la mise en œuvre ou l’optimisation des soins fondés sur des mesures, c.‑à‑d. l’élaboration clinique complète de mesures des résultats déclarés par les patients et patients ainsi que d’instruments d’évaluation par les cliniciens et cliniciennes aux fins des soins de santé mentale de précision pour les enfants et les jeunes. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Discuter des applications avec les utilisateurs, les gestionnaires des opérations et le leadership clinique. Déterminer les exigences logicielles spécifiques et uniques. Analyser l’effet des applications et fonctionnalités nouvelles ou améliorées sur les processus de travail actuels et déterminer la façon dont elles peuvent être utilisées. Examiner les préférences des utilisateurs finaux tout en prenant des décisions de configuration du système. Analyser les changements que l’on propose d’apporter aux processus de gestion afin de déterminer les changements à effectuer chez les utilisateurs et dans les systèmes informatiques. Effectuer une analyse approfondie des flux de travail intégrés, des besoins de collecte de données et d’autres considérations techniques. Évaluer les changements proposés pour leur capacité d’offrir des soins améliorés aux patients, des coûts d’exploitation moins élevés et du temps disponible sans créer de risques pour l’hôpital. De concert avec les autres analystes, élaborer et documenter des spécifications pour que l’application fonctionne sans accrocs et efficacement dans les processus de bout en bout. Prioriser et mettre en œuvre les modifications demandées au système. Configurer des logiciels en fonction des décisions et les mettre à l’essai pour qu’ils répondent aux besoins précis des spécifications fonctionnelles des applications. Agir à titre de personne-ressource pour tous les utilisateurs du système en leur montrant à utiliser les applications d’une manière efficace. Répondre aux appels de pour du soutien et agir comme un utilitaire de dépannage, interpréter les problèmes comme perçus et expliqués par un large éventail d’utilisateurs. Collaborer avec les utilisateurs pour définir les problèmes et y apporter des solutions. Présenter des exposés et des démonstrations sur les applications et faire comprendre les effets qu’aura une application nouvelle ou mise à niveau sur les différents niveaux de l’hôpital. Travailler avec les rédacteurs de rapports pour concevoir des rapports permettant aux utilisateurs du système d’utiliser au maximum le potentiel de l’application en tant qu’outil de gestion et de soins aux patients. Maintenir une communication régulière avec les représentants des fournisseurs et aider le personnel des fournisseurs à mieux comprendre les besoins opérationnels de l’hôpital. Appuyer les besoins des utilisateurs potentiels de l’application, y compris à l’utilisation efficace et effective du système et aux nouveaux processus de travail. Adapter les techniques d’enseignement à une grande variété de besoins d’apprentissage et au degré de familiarisation avec les systèmes informatiques. Élaborer, maintenir et présenter du matériel de formation, y compris des manuels complets destinés aux utilisateurs. Documenter avec précision et détails comment et pourquoi on a pris différentes décisions tout au long de la mise en œuvre des projets, choisi les fournisseurs, conçu et élaboré les systèmes et redéfini les tâches. Élaborer une documentation complète pour décrire et expliquer les configurations logicielles et matérielles complexes des applications. Documenter la foire aux questions pour obtenir des documents à l’appui et des procédures de fonctionnement standard claires pour les tâches courantes. Recommander et/ou créer des politiques régissant l’utilisation des applications, ce qui comprend les méthodes de travail nouvelles et révisées à suivre dans le service ou dans tout l’hôpital. Surveiller les applications pour qu’on en retire le plein potentiel pour l’hôpital et pour ses patients. Élaborer et présenter des recommandations d’optimisation au leadership clinique et opérationnel. Se tenir au courant des technologies de l’information sur la santé et améliorer ses connaissances liées à d’autres tâches du poste en assistant à des cours de formation données dans le service. Se tenir au courant des applications et améliorer ses connaissances en suivant les cours offerts par les fournisseurs. Faire preuve de leadership et d’excellence en participant activement aux activités des groupes d’utilisateurs. Échanger des pratiques exemplaires avec les collègues d’autres hôpitaux. Se tenir au courant des politiques, des pratiques et des processus suivis dans d’autres hôpitaux. Accomplir son travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi qu’à tous les processus et politiques des services et de CHEO qui concernent la santé et la sécurité au travail. Accomplir d’autres tâches à la demande du superviseur. QUALIFICATIONS Vérification du casier judiciaire (Essentiel) Diplôme universitaire en un domaine pertinent, certificat d’études en santé numérique ou en un programme similaire et/ou expérience et éducation formelle avec rendement manifeste (Essentiel) Minimum de 2 ans d’expérience pertinente; (Essentiel) Connaissance approfondie de la technologie et de l’équipement informatiques; (Essentiel) Compétences solides en gestion du temps et en organisation et modifier ses priorités au besoin; (Essentiel) Communiquer de manière efficace et concise, autant verbalement que par écrit; (Essentiel) Compétences solides en résolution de problèmes et en analyse (Essentiel) Traiter efficacement avec les intervenants de l’interne et de l’extérieur; (Essentiel) Connaissance pratique des lois applicables en matière de santé et sécurité au travail; connaissance générale des politiques et des procédures du CHEO et de ses services en matière de santé et sécurité. (Essentiel) Expérience dans un environnement de soins de santé – compréhension de base des flux de travail cliniques et de la terminologie; (Préférable) Expérience d’Epic et/ou des solutions Cogito et Caboodle d’Epic (Préférable) La capacité d’obtenir la certification d’Epic au cours des 6 mois suivant la date d’embauche (Essentiel) Bilinguisme (français et anglais) (Préférable) À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés. La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario. CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. CHEO is much more than a hospital. Our commitment to outstanding care and continued development impacts every part of a child and youth's health and well-being. We play a crucial role in building a healthy future for our community. Working at CHEO means a rewarding career. A career at CHEO provides a: competitive salary and comprehensive benefits package unique culture that fosters dedication, communication, respect and teamwork place where your opinions will be respected, contributions valued and your initiatives rewarded family-friendly environment that supports you and your own family, as well as the children, youth and families we serve chance to grow — personally and professionally — through our comprehensive orientation program and on-the-job learning support for continued education and learning potential for a relocation reimbursement benefit truly unique work environment We are redefining what it means to be a hospital. Exceptional and integrated care is what families, children and youth deserve. We are committed to partnering with them and the community to provide this care — where, when and how it’s needed. CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. For the eleventh time, CHEO has been recognized as one of the National Capital Region’s Top Employers. We are among a select group of organizations at the forefront of their respective industries who offer exceptional places to work. We were given this honour based on our outstanding: workplace atmosphere benefits employee communications training and skills development community involvement

Responsibilities

The Business Systems Analyst ensures ongoing improvement of software applications forming the Electronic Patient Record and Hospital Information Systems while providing support to users. The role involves gathering and analyzing information regarding clinical workflows and business processes, configuring and testing the system, and participating in ongoing professional development.