CDD - Coordinateur(ice) Accueil & Administration at Hermes

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

05 Jul, 26

Salary

0.0

Posted On

06 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Reception, Administrative support, Facility management, Office supplies management, Travel coordination, Communication, Organization, Proactivity, Microsoft Office, French, English, Stress management, Interpersonal skills, Attention to detail

Industry

Retail Luxury Goods and Jewelry

Description

Missions Principales Accueil * Assurer l’accueil téléphonique et rediriger les interlocuteurs vers les services concernés. * Accueillir les visiteurs internes et externes avec professionnalisme. * Préparer les salles de réunion, installer le matériel et coordonner le catering, y compris lors d’événements internes, afin d’assurer des conditions d’accueil optimales Gestion du courrier * Relever le courrier quotidiennement * Trier, dater et distribuer le courrier aux services concernés. Gestion de l’immeuble * Être l’interlocuteur·trice principal·e de la régie concernant la gestion du bâtiment. * Suivre et signaler les éventuelles anomalies (ascenseur, chauffage, etc.). Suivi des espaces communs * S’assurer que tous les espaces communs soient toujours propres, rangés et fonctionnels Economat * Entretenir la relation avec le fournisseur * Passer les commandes de fournitures selon les besoins des collaborateurs. Voyages & réservations * Gérer les réservations de transports et d’hôtels pour le siège ainsi que les hôtels pour les magasins. * Établir les bons de commande dans notre outil de gestion. Tâches administratives diverses * Gérer le stock interne : cartes de visite, papier à en-tête, enveloppes, etc. * Établir les notes de frais en collaboration avec l’Assistante de Direction. * Préparer le planning hebdomadaire des collaborateurs du siège. * Assurer la classification, le scan et la correspondance administrative diverse. Compétences clés * Sens du service et de l’accueil : communication claire, attitude professionnelle et chaleureuse. Une personne respectant les codes de présentation liés à un poste d’accueil. * Organisation & rigueur : gestion efficace des priorités, respect des procédures, suivi précis des tâches (courrier, commandes, planning). * Polyvalence : aisance à gérer des missions variées (accueil, administratif, logistique, commandes). * Proactivité : repérage rapide des besoins, anticipation, résolution autonome des petits problèmes du quotidien. * Maîtrise du Pack Office et aisance informatique générale * Excellent niveau en français et en anglais, la maitrise de l’italien et l’allemand sont appréciés * Fiable, serviable, discret.e. * Bonne gestion du stress et sens du relationnel. A creator, artisan and seller of high-quality objects since 1837, Hermès is an independent, family-owned French house that employs nearly 25,185 people worldwide. Driven by its permanent entrepreneurial spirit and consistently high standards, Hermès cultivates the freedom and autonomy of each individual through responsible management. The company perpetuates the transmission of exceptional know-how through strong territorial anchoring that respects people and resources. Sixteen artisanal métiers feed the creativity of the house, whose collections are presented in over 300 stores around the world. Hermès Ibérica is one of the many subsidiaries branching out from our Hermès International Headquarters in Paris and established in Spain since 1990. We operate with over 100 employees, from our Headquarters in Madrid and across five stores within our retail function in Madrid, Barcelona and Marbella. We are an ambassador of the Maison's values, focus on quality and detail, and continuous effort to make our customers feel at home.

Responsibilities

The coordinator will manage front-desk reception, building facility maintenance, and administrative tasks including mail handling and travel bookings. They are also responsible for maintaining common areas and overseeing office supply inventory.