Chargé d'Office & Expérience collaborateurs - H/F at Hana Group

Levallois-Perret, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

02 Feb, 26

Salary

40000.0

Posted On

04 Nov, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Proactivity, Precision, Discretion, Communication, Relationship Building, Bilingual, Agenda Management, Meeting Organization, Travel Coordination, Administrative Support, Confidentiality, Factoring Management, Supplier Relations, Note Taking, Report Editing, Project Management

Industry

Food and Beverage Manufacturing

Description

Description de l'entreprise Hana Group, crée en 2012, est le leader Mondial de la fabrication et de la vente de Sushi, Poké, Wok et autres produits Asiatiques préparés devant les consommateurs sur Kiosque, principalement en Grande Distribution. C’est plus de 1500 corners dans le monde, à la fois en Europe dans 11 pays et aux Etats-Unis, avec des marques et concepts comme Sushi Gourmet, Sushi Market, Genji, Wok Street, etc.., avec un CA de plus de 500 m€ , plus de 5000 collaborateurs et avec une croissance annuelle de plus de 20 % ! Hana Group, c’est surtout défendre trois valeurs : l’audace, qui est l’ADN de l’entreprise depuis sa création, la générosité et la confiance dans nos collaborateurs et dans nos partenaires comme par exemple Auchan, Monoprix, Leclerc, Carrefour, Delhaize, Whole Foods Market. Participer à l’aventure du premier opérateur mondial de points de ventes de sushis présent en grande distribution ça vous tente ? https://hanagroup.eu/fr/ Description du poste Rattaché.e au Responsable Ressources Humaines Siège, votre mission principale est de gérer, optimiser l'office mais également assister la direction dans certaines missions tout en veillant à garder une totale confidentialité des sujets. 1. Chargé(e) d’accueil : Accueil / Réception (téléphonique et physique) et gestion des rendez-vous du siège Courrier / colis / gestion du contrat avec la poste Commande des repas pour des réunions d’équipe Commande de fournitures de bureau Commande et gestion de taxis Gestion de la machine à café (commandes et gestion de relation avec le prestataire) Gestion des prestataires: ménage, le gestionnaire de l’immeuble (badge, chauffage, lumière, partie commune), plantes, fontaine à eau etc. Vérification tarifaire pour chaque voyage en fonction de la politique de voyage Réservations exceptionnelles 2. Gérer la facturation du département RH et de l’Office Gérer les relations avec les différents prestataires concernant la facturation Saisir les demandes d’achat sur D365 et faire la réception 3. Optimiser la gestion (Assistanat de direction) Gérer en autonomie des agendas relativement complexes avec, par exemple, l’organisation de réunions internationales avec des zones géographiques et des fuseaux horaires différents Développer des relations avec les bureaux/assistants exécutifs de nos principaux clients afin de faciliter l'organisation de réunions régulières Gérer leurs prises de rendez-vous externes Organiser les déplacements et prendre en charge les notes de frais Organiser et préparer leurs réunions de travail, lorsqu'il est nécessaire de réserver des salles, d'inviter plusieurs participants Prendre les notes lors de réunions et éditer les procès-verbaux. Fournir un soutien administratif sur les projets clés (demander et systématiser l'information ; éditer des rapports, suivre de manière proactive l'ordre du jour correspondant, préparer les dossiers nécessaires pour les réunions des projets clés). Fournir le soutien nécessaire au support administratif dans le cadre des procédures internes ou externes liées à la fonction (carte de visite, visa, carte de résident, services de relocalisation, etc.) Qualifications Profil recherché Vous possédez une expérience sur un poste similaire acquise au sein d’environnements dynamiques, exigeants et changeants. Vous êtes reconnu.e pour votre proactivité, votre précision et votre sens de la discrétion. Votre sens de la communication vous permet de vous adapter à vos interlocuteurs et de nouer de solides relations avec les parties prenantes internes et externes. Vous êtes capable aussi bien de travailler en français qu’en anglais. Niveau d’expérience: Confirmé Anglais B2 Secteur: Fabrication de produits alimentaires et boissons Type de contrat: Temps plein Informations complémentaires Avantages : Rémunération : 35K – 40K selon expérience 50% des transports en commun Mutuelle d’entreprise CSE

Responsibilities

The main mission is to manage and optimize the office while assisting management with various tasks, ensuring confidentiality. Responsibilities include reception duties, managing supplies, and coordinating meetings and travel arrangements.