Chef ou Cheffe de secrétariat - 80% à 100% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

30 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

01 Jun, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Team Management, Medical Secretarial Management, Administrative Coordination, Medical Coding, Billing Management, Resource Planning, Process Improvement, French Proficiency, English Proficiency, Medical Terminology, Stress Management, Organizational Skills, Leadership, Analytical Thinking, Microsoft Word, Microsoft Excel

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici. Le poste est rattaché au Département de chirurgie. Ce département assure la prise en charge des patientes et patients, à la fois en électif et en urgence. Il représente un centre d'excellence, non seulement helvétique, mais également européen dans plusieurs domaines et dans plusieurs de ses spécialités chirurgicales. Description du poste En qualité de chef ou cheffe de secrétariat, vous pilotez les activités administratives des services de chirurgie cardiaque, chirurgie plastique et reconstructive, chirurgie maxillo-faciale, chirurgie thoracique, transplantation ainsi que le pool départemental tout en assurant l’encadrement et la coordination d’une équipe pluridisciplinaire. Vous êtes rattachée ou rattaché au Responsable administratif et financier du département et vous êtes responsable de l’organisation, de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de cinq services services, dans le respect des directives départementales et institutionnelles. En tant que cheffe ou chef de secrétariat, vous assurez la gestion globale et le bon fonctionnement du secrétariat en garantissant la qualité, l’efficience et la continuité des prestations administratives. Vous encadrez, accompagnez et motivez plusieurs équipes de collaborateurs et collaboratrices composée notamment de secrétaires médicaux ou médicales, assistants ou assistantes médicales et personnel administratif, tout en favorisant un climat de travail collaboratif et une dynamique d’équipe positive. En étroite collaboration avec les médecins-chefs et cheffes de service, vous contribuez à une communication fluide entre les équipes médicales et administratives et les informez régulièrement des procédures et évolutions impactant les secrétariats. Vous garantissez la bonne gestion des dossiers médicaux des patientes et patients, depuis leur constitution jusqu’à leur mise à jour et leur classement, incluant la documentation externe. Vous veillez au contrôle et à la finalisation de la documentation clinique, ainsi qu’au respect des exigences et délais institutionnels. Vous encadrez, motivez et accompagnez les collaboratrices et collaborateurs placés sous votre responsabilité. Vous veillez à l’adéquation des ressources avec la charge de travail, gérez les plannings et les remplacements. Vous animez des séances d’équipe, conduisez les entretiens d’évaluation et assurez le développement des compétences de l’équipe, tout apportant un soutien opérationnel lorsque nécessaire. Vous assurez le suivi du codage, de la facturation et des relations avec les assurances, en coordination avec les médecins responsables. En tant que référente ou référent administratif, vous êtes l’interlocutrice ou l’interlocuteur répondant auprès du service du codage pour toute question relative à la documentation clinique. Vous participez activement aux projets du département ou de l’institution et contribuez à la formation et à l’accompagnement des nouveaux collaborateurs et collaboratrices, ainsi que des personnes en stage ou en apprentissage. Vous jouez également un rôle central dans l’amélioration continue des pratiques et des processus en proposant et en mettant en œuvre des mesures visant à renforcer l’efficience du secrétariat. À ce titre, vous développez et assurez le suivi d’indicateurs d’activité pertinents et veillez à l’actualisation des procédures, méthodes de travail et documents de référence. Enfin, vous agissez comme interlocuteur ou interlocutrice privilégiée entre les équipes médicales, paramédicales et administratives afin de faciliter la communication, la coordination et la fluidité des échanges. Vous pouvez également être amené ou amenée à participer à des projets transversaux, à accompagner les nouveaux collaborateurs et collaboratrices et à soutenir opérationnellement l’équipe selon les besoins du service. Vous occupez un rôle central dans la coordination et le pilotage des secrétariats médicaux des cinq services médicaux ainsi que d’un pool départemental sous votre responsabilité dans le cadre de ce périmètre avec un potentiel d’évolution. Qualifications Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce ; le diplôme de secrétaire médical ou médicale est un atout. Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent). Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 2 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence. Vous avez 3 ans d’expérience dans la gestion d'équipe. Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et le web). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un important atout. Vous avez une excellente maitrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Vous possédez également de très bonnes connaissances de l’anglais (parlé et écrit). Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress. Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute. Vous êtes dynamique et faites preuve d'adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du service. Reconnu ou reconnue pour vos capacités organisationnelles et votre sens des responsabilités, vous savez gérer les priorités, coordonner plusieurs activités simultanément et accompagner une équipe dans un environnement exigeant. Votre leadership, votre aisance relationnelle et votre capacité à fédérer favorisent un climat de travail collaboratif et constructif. Vous partagez également des valeurs de confiance, de respect, d’esprit d’équipe, de reconnaissance ainsi que d’égalité et d’inclusion. Le périmètre du poste est actuellement en cours d’évaluation et est susceptible d’évolution. Informations complémentaires Entrée en fonction : à déterminer Nombre de poste : 1 Taux d’activité : 80% à 100% Classe de fonction : 14 Contrat : CDD de 12 mois (renouvelable) Délai de candidature : 15.06.2026 Demande de renseignement : Mme C. Rosset, responsable administration et finances, tél 022 372 77 70 Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Type de contrat HUG: CDD Département: Département de chirurgie

Responsibilities

Lead and coordinate administrative activities across five surgical services and a departmental pool, ensuring quality and continuity of medical secretarial services. Manage a multidisciplinary team, oversee medical records, and act as the primary administrative liaison between medical and administrative staff.