Chef ou Cheffe de secrétariat - 80% à 100% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

11 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

13 Jul, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Team Management, Medical Secretarial Management, Process Optimization, Resource Planning, Organization, Priority Management, Stress Management, Analytical Skills, Synthesis Skills, French Proficiency, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici. Comptant près de 1200 collaborateurs et collaboratrices, le Département de médecine aiguë (D-MA) inclut les services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs adultes et des urgences adultes. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes. Description du poste Avec un rattachement au chef de département, vous êtes en charge de gérer et encadrer les activités des secrétariats médicaux du service d’anesthésiologie, service des urgences, service des soins intensifs et le pool DMA. Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats, à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence entre les différents services au niveau administratif. Vous veillez à l'adéquation des ressources par rapport à la charge de travail. Vous assurez la coordination de l'activité en motivant et animant une équipe de plus de 20 collaborateur-rices. Vous vous attachez à développer leurs compétences en mettant en place une polyvalence et un système de suppléance entre les services. Qualifications Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce. Vous avez suivi une formation en management (CAS). Vous êtes au bénéfice d'une expérience d'au moins 2 ans dans la gestion d'une équipe et d'une expérience d'au moins 5 ans sur un poste de secrétariat (médicale ou de de direction) dans une structure de grande taille. Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Powerpoint). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO serait un réel atout. La maîtrise du français à l'écrit ainsi qu'à l'oral est indispensable. Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire, face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress. Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute. Dynamique, vous faites preuve d'adaptabilité et êtes force de proposition pour donner une cohérence aux secrétariats du DMA. Informations complémentaires Entrée en fonction: dès que possible Nombre de postes: 1 Taux d'activité: 80% à 100% Classe de fonction: 14 Contrat: CDI Délai de candidature: 26.07.2026 Demande de renseignement: [email protected] Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Type de contrat HUG: CDI Département: Département de médecine aiguë

Responsibilities

Manage and supervise medical secretariats across various departments including anesthesiology, emergencies, and intensive care. Implement quality processes to harmonize administrative practices and coordinate a team of over 20 employees.