Cheffe ou Chef de secrétariat - 100% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Thônex, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

29 Apr, 26

Salary

0.0

Posted On

29 Jan, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Medical Secretary, Team Management, Communication, Administrative Coordination, Data Control, Document Management, Organizational Skills, Stress Management, Confidentiality, Flexibility, Adaptability, Analytical Skills, Customer Service, Medical Terminology, Computer Proficiency, Project Participation

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. Comptant près de 1'400 collaborateurs et collaboratrices, le Département de réadaptation et gériatrie constitue un pôle médical centré sur la personne âgée et est composé de 6 services répartis sur 5 sites : Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences de l'hôpital des Trois-Chêne, les problèmes spécifiques liés à l'âge, la réadaptation médicale et la médecine palliative. Situé au cœur d'un parc sur le domaine de Belle-Idée, l'Hôpital des Trois-Chêne accueille des personnes dont l'état de santé nécessite une hospitalisation pour des soins gériatriques ou des traitements de réhabilitation. L'Hôpital dispose d'une unité de pointe en radiologie, de soins intermédiaires ainsi que d'un service d'urgence pouvant accueillir des patients et patientes de 75 ans et plus, hors urgence vitale. Description du poste Vous gérez et encadrez les activités des secrétariats médicaux du département. Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats et d’accueil, à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence entre les différents services au niveau administratif. Vous veillez à l'adéquation des ressources par rapport à la charge de travail. Vous assurez la supervision opérationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secrétariats. Vos qualités de communication vous permettent d’encadrer et motiver une équipe de nombre de secrétaires. Grâce à votre aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires, vous planifiez et coordonnez l’exécution des travaux administratifs, médicaux et de secrétariat. Notamment, vous gérez la constitution, la mise à jour et le classement du dossier médical patient. Par ailleurs, vous vous assurez de l’état des stocks de matériel et des formulaires administratifs liés au secrétariat. Pour piloter l’activité administrative, vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi. Vous vous assurez du contrôle des données administratives et de la documentation clinique tout en vous assurant du respect des exigences institutionnelles. Cela vous permet d’élaborer et mettre à jour les documents de référence, procédures et méthodes de travail que vous communiquez auprès de vos équipes. De manière transversale, vous participez aux projets de votre département ou de l’institution ainsi qu’à la formation des nouveaux collaborateur·trices, stagiaires et apprenti·es. Au besoin, vous êtes également à même d’apporter votre soutien à votre équipe. Qualifications Vous êtes titulaire d’un diplôme de secrétaire médical ou secrétaire médicale ou d’assistant médical ou assistante médicale et d’une maturité commerciale ou d’un CFC d’employé ou d’employée de commerce et vous avez idéalement suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent). Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 5 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence, et vous avez également de l’expérience dans la gestion d'équipe. Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Powerpoint). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un atout. Vous avez une excellente maitrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress. Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute. Vous êtes dynamique et faites preuve d'adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du département. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité. Informations complémentaires Entrée en fonction: 01.03.2026 Nombre de poste: 1 Taux d’activité: 100% Classe de fonction: 13 Contrat: CDI Délai de candidature: 12.02.2026 Demande de renseignement: Mme T. Maret, cheffe administrative, tél. 079 553 82 12 Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Type de contrat HUG: CDI Département: Département de réadaptation et gériatrie

Responsibilities

You will manage and supervise the activities of medical secretariats within the department, ensuring quality and coherence in administrative practices. Additionally, you will oversee the operational supervision of secretarial staff and coordinate administrative tasks across multidisciplinary teams.