Cheffe ou Chef de secrétariat au service de chirurgie viscérale - 100% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

16 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

18 Nov, 25

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Team Management, Administrative Coordination, Proactivity, Communication Skills, French Proficiency, English Proficiency, Medical Terminology, Computer Skills, Adaptability, Resilience, Service Orientation, Diplomacy, Recruitment, Professional Evaluations, Process Improvement, Documentation

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. Le poste est rattaché au Département de chirurgie. Ce département assure la prise en charge des patientes et patients, à la fois en électif et en urgence. Il représente un centre d'excellence, non seulement helvétique, mais également européen dans plusieurs domaines et dans plusieurs de ses spécialités chirurgicales. Le service de chirurgie viscérale a pour mission de traiter principalement les affections des organes abdomino-pelviens. Le service de transplantation assure le bilan, le traitement et le suivi médico-chirurgical des malades transplantés. A travers son unité d’investigations chirurgicales, le service de chirurgie viscérale a développé des compétences approfondies et exclusives dans les domaines de la transplantation d’organes et de cellules, dans différentes techniques de traitement de maladies chroniques et dans le maniement d’organes pour la transplantation. Bénéficiant de nombreuses collaborations au niveau national et international, les médecins en formation profitent d'un encadrement de haut niveau et de l'expérience de chirurgiens expérimentés ayant pu approfondir leurs connaissances dans différents centres de pointe à l'étranger. Description du poste En tant que cheffe ou chef du secrétariat du service de chirurgie viscérale, vous encadrez une équipe d’une quinzaine de secrétaires et vous coordonnez les activités administratives, afin d’établir la documentation clinique du service avec qualité et dans les meilleurs délais. A cet effet, vous proposez et mettez en place toutes les mesures d'amélioration utiles. En lien avec la gestion d’équipe, vous êtes en charge de la planification des horaires de travail, de la répartition des activités, du recrutement, des évaluations professionnelles et du développement des compétences. Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et vous assurez une continuité de service lors des absences. Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction. Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches découlant de la vie d’un service, comme les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation. Vous avez un lien fort avec l’administration du Département et la responsable administrative et financière pour tous les projets administratifs et les procédures internes, ainsi qu’avec la Direction des finances pour les aspects relatifs à la facturation (hospitalière et ambulatoire). Vous êtes également répondante ou répondant pour l’application des procédures relatives aux outils administratifs et à l’amélioration des processus, ceci en collaboration étroite avec l’administration du Département. Qualifications Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou au bénéfice d'une formation jugée équivalente. Un diplôme de secrétaire médical ou médicale constitue un atout. Vous êtes également titulaire d'une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent). Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique, dont au moins 2 ans en gestion administrative et 3 ans en gestion d’équipe. Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit ainsi qu’une maîtrise d’une langue étrangère (anglais) et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Web). Idéalement, vous connaissez les logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe). Vous disposez également des compétences personnelles vous permettant de faire face aux imprévus et faites preuve d’adaptation et de résilience. Enfin, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate. Informations complémentaires Entrée en fonction : A convenir Nombre de poste : 1 Taux d’activité : 100% Classe de fonction : 14 Contrat : CDI Délai de candidature : 30.11.2025 Demande de renseignement : Mme M. Woronowski, responsable des ressources humaines adjointe, tél. 079 553 84 87 Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Responsibilities

As the head of the secretariat for the visceral surgery department, you will oversee a team of about fifteen secretaries and coordinate administrative activities to ensure high-quality clinical documentation. You will also manage team scheduling, activity distribution, recruitment, performance evaluations, and skill development.