Chefsstöd / Koordinator at JobBusters AB

Stockholm, , Sweden -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

03 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

05 Mar, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administration, Coordination, Program Support, Executive Support, Meeting Coordination, Documentation Management, Protocol Drafting, IT Sourcing, Administrative Support, Prioritization, Technical Competence, Microsoft Office Suite, IT Terminology, Swedish Fluency, English Fluency

Industry

Staffing and Recruiting

Description

Din nya roll En central myndighet med en strategisk roll inom ekonomi och finans söker nu en strukturerad och serviceinriktad chefsstöd/koordinator för ett uppdrag med varierande arbetsuppgifter i en dynamisk miljö. Rollen kombinerar programstöd inom ett större IT-relaterat initiativ med administrativt stöd till ledningsfunktion. Uppdraget är uppdelat i två huvudsakliga delar. Cirka 50 % av arbetet innebär att delta i ett större program kopplat till organisationens IT-sourcing. Programmet omfattar flera parallella projekt, var och en med egen styrgrupp. Resterande del av rollen består av administrativt stöd till avdelningschef. Vid behov och i mån av tid kan även stöd till övriga delar av ledningsgruppen samt avdelningen ingå, i samarbete med befintlig koordinator. Rollen innebär därför ett brett arbetsinnehåll där prioriteringar kan variera från dag till dag. Ansvarsområden Samordning och administrativt stöd inom program och projekt Protokollföring vid möten samt framtagning och hantering av dokumentation Koordinering av möten, aktiviteter och leveranser Bokningar och praktisk administration kopplad till lednings- och projektarbete Administrativt stöd till avdelningschef Samarbete med befintlig koordinator kring avdelningsgemensamma uppgifter Möjlighet att driva eller koordinera mindre egna initiativ eller projekt Bra att känna till Uppdragets omfattning: Heltid, 100% Anställningsform: Tidsbegränsad anställning som konsult via JobBusters. Arbetsmodell: Uppdrag hos myndigheten ska till största delen genomföras på plats i myndighetens lokaler. Start: Enligt överenskommelse Slut: 2028-09-22, med option på förlängning längst t.o.m. 2029-09-22. Sista ansökningsdag: 2026-03-16 Övrig information: Rollen kan komma att behöva genomgå Säkerhetsskyddsbedömning (SUA) innan uppdragstart. I din ansökan: Säkerställ att det tydligt framgår att du är kvalificerad utefter kundens önskade kvalifikationer. För att bli framgångsrik i denna roll behöver du Minst 7 års dokumenterad erfarenhet av administration och koordinering i komplexa organisationer med stöd till både projekt och chefsled. Erfarenhet av att arbeta inom offentlig sektor God teknisk kompetens, utöver Microsoft Office-paketet, för att hantera nya administrativa verktyg samt hybridmöten. Förståelse för IT-terminologi/IT-begrepp Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska Meriterande: Erfarenhet av att driva egna mindre projekt/uppdrag Meriterande: Erfarenhet av diarieföring av dokument Vi erbjuder Trygg anställning med kollektivavtal, försäkringar och tjänstepension Friskvårdsbidrag samt personalrabatter och erbjudanden via Benifex (ex. inom hälsa, fritid, transport och sjukvård) Flexpension och tillgång till Lifeplan pensionstjänst Extra ersättning vid föräldraledighet Företagshälsovård Långsiktiga uppdrag och personlig kontakt med din konsultchef Möjlighet att bygga värdefull erfarenhet, nätverk och framtida utveckling Välkommen med din ansökan Vi går igenom ansökningarna löpande. Då processerna i konsultvärlden ofta går snabbt kan tjänsten tillsättas innan sista ansökningsdatum – vänta därför inte med att skicka in din ansökan! Du behöver inte skriva ett personligt brev utan i stället ber vi dig svara på urvalsfrågorna i samband med ansökan.

Responsibilities

The role involves coordinating and providing administrative support within a major IT-related initiative (approximately 50% of the time) and offering administrative assistance to the department head. Responsibilities include minute-taking, coordinating meetings and deliveries, and handling practical administration related to management and project work.