Chief of Staff / Executive Assistant to the CEO (m/w/d) at Babtain

Biesenthal, Brandenburg, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

16 May, 26

Salary

65000.0

Posted On

15 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Executive Support, Prioritization, Communication, Structuring, Time Management, Meeting Coordination, Strategic Decision Making, Leadership Operations, OKR Tracking, KPI Tracking, Reporting, Stakeholder Management, Project Support, Information Flow Management, Discretion, Proactivity

Industry

Spectator Sports

Description

[Unternehmensname] ist eine eSports- und Gaming-Organisation mit Fokus auf [Teams / Content / Community / Brands / Products]. Wir wachsen schnell und bauen Strukturen, die Skalierung ermöglichen. Dafür suchen wir eine rechte Hand des CEOs, die sowohl Executive Assistance auf Top-Niveau als auch Chief-of-Staff-Execution abdeckt: Struktur, Priorisierung, Kommunikation und Umsetzung. Aufgaben Management- & Vorstandsassistenz / Executive Support Strukturierung, Planung und Priorisierung des Arbeitsalltags der Geschäftsführung Terminmanagement inkl. Call-, Event- und Meeting-Koordination Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Agenda, Präsentationen, Protokollen und Follow-ups Unterstützung bei vertraulichen Themen sowie bei strategischen Entscheidungsprozessen Leadership Operations & Organisation (Chief-of-Staff-Anteil) Aufsetzen und Pflege von Management-Routinen (Weekly/Monthly Reviews, OKRs, KPI-Tracking) Monitoring laufender Prozesse, Deadlines und zentraler Commitments (inkl. Partner-/Liga-Verpflichtungen) Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Reports, Auswertungen und Executive Briefings Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung und Organisation Kommunikation & Schnittstellenmanagement Professionelle interne und externe Korrespondenz Abstimmung mit Teams wie Content, eSports, Sales, Partner Management und Talent-Management Kommunikation mit Sponsoren, Agenturen, Ligen, Partnern, Dienstleistern und potenziellen Investoren Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung wichtiger Stakeholder-Termine Projekt- & Prozessunterstützung (Execution) Mitarbeit (und je nach Erfahrung Ownership) an Projekten wie Team-Launches, Marketingkampagnen, Sponsorings, Events oder Produktentwicklungen Recherche, Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen aus der eSports- und Gaming-Industrie Unterstützung bei Vertrags- und Dokumentenmanagement (Koordination, Versionierung, Follow-ups) Administrative & operative Aufgaben Strukturierung digitaler Ablagesysteme und Tools (z. B. Notion/Drive/Asana) Erstellung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Termine Unterstützung bei der Organisation von Events oder Turnierteilnahmen Übernahme kleinerer Ad-hoc-Aufgaben, damit sich die Geschäftsführung auf strategische Themen fokussieren kann Qualifikation Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Chief of Staff (Junior), Business Ops, Project/Program Management oder vergleichbar Sehr stark in Organisation, Priorisierung und Kommunikation – klar, verbindlich, lösungsorientiert Proaktives Mindset: du erkennst Engpässe, bevor sie entstehen, und setzt sauber nach Hohe Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen Sicher im Umgang mit Tools (Google Workspace/Microsoft 365, Kalender, Slack, Notion/Asana/Trello o. ä.) Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch Bonus: eSports-/Gaming-Erfahrung, Sponsoring/Partnering, Investor-/Board-Setup, Vertrags-/Dokumentenroutinen Benefits Eine 100 % remote ausgeführte Tätigkeit Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung & Gesellschaftern Dynamisches, innovatives Arbeitsumfeld im internationalen eSports-Ökosystem Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Vertretung Einblicke in unternehmerische Entscheidungen & Wachstumsstrategien Faire Vergütung entsprechend der Vertretungsdauer

Responsibilities

This role serves as the CEO's right hand, covering top-tier Executive Assistance, including structuring the executive's schedule, managing communications, and preparing materials for strategic decisions. The Chief of Staff duties involve setting up management routines, monitoring processes like OKRs and KPIs, and ensuring smooth information flow across the organization.