Co-Pilot:in - Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) at VIVIENDO GmbH

Biberach an der Riß, Baden-Württemberg, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

28 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

30 Nov, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organizational Skills, Communication, Prioritization, Discretion, Self-Management, Digital Tools, Teamwork, Event Planning, Presentation Preparation, Email Management, Calendar Management, Project Management, Problem Solving, Efficiency Improvement, Loyalty, Responsibility

Industry

Personal Care Product Manufacturing

Description

Du organisierst Chaos zu Klarheit? Willkommen bei uns. Als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) bist du vielmehr Co-Pilot:in und ein entscheidendes Crew-Mitglied in unserem dynamischen Team in Biberach an der Riß. Bei uns erwarten dich spannende Herausforderungen, die deinen Pioniergeist wecken, und eine Kultur, die auf Vertrauen, Offenheit und Teamwork basiert. Wir suchen jemanden, der Struktur liebt, Prioritäten riechen kann und dafür sorgt, dass unser Geschäftsführer in Biberach seine Energie auf das lenkt, was wirklich wichtig ist: Wachstum, Produkte, Innovation. Wenn du es liebst, Dinge effizienter zu machen, Abläufe zu verbessern und als wichtigste Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern zu wirken, bist du hier richtig. Wir schätzen ehrliche Kommunikation und gegenseitigen Respekt und setzen auf Fairness und herausragende Produkte, um gemeinsam unsere ambitionierten Ziele zu erreichen. Aufgaben 1. E-Mail-Mastermind Du managst das Postfach des Geschäftsführers wie ein Air-Traffic-Controller. Priorisieren, beantworten, delegieren - professionell & souverän. 2. Kalender-Dirigentin / Kalender-Dirigent Du planst Termine mit Verstand, Weitblick und einem Auge für ideale Zeitblöcke. Meetings bereitest du so vor, dass sie nicht Zeit kosten, sondern Zeit sparen. 3. Tagesorganisation & Prioritätenmanagement Du schaffst Struktur, Übersicht und klare To-dos. Du hältst den Geschäftsführer auf Kurs - nicht durch Mikromanagement, sondern durch Vorausdenken. 4. Planung & Organisation Reisen, Unterkünfte, Events, interne Termine - alles läuft über dich. Präsentationen & Unterlagen bereitest du professionell vor. 5. Zusatzaufgaben, die Spaß machen Unterstützung bei Produktlaunches, Kampagnen oder Investorenvorbereitungen. Organisation von internen Workshops oder Offsites. Pflege von Tools, Dokumenten & Projekten. Bearbeitung vertraulicher Themen (Diskretion ist Gesetz.) Qualifikation Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung, Executive Assistant oder Office Manager gerne gesehen, jedoch nicht Pflicht - sofern du die Organisations-DNS in dir trägst. Absolute Diskretion und Loyalität zur Geschäftsführung, Selbstständigkeit, klare Kommunikation. Perfekte organisatorische Fähigkeiten & Priorisierungstalent. Hervorragende Kommunikation in Deutsch & Englisch. Souveräner Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, Projekt-Tools wie z.B. Asana oder Notion, CRM). Lust auf Verantwortung und echte Gestaltungsspielräume. 37,5 Stunden oder 30 Stunden pro Woche, flexible Bereitschaft für wichtige Themen. Benefits Ownership: Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung, nah an Strategie & Projekten. Du bekommst echte Verantwortung und keine „Kaffee-gieß-Abteilung“. Direkter Erfolg: Bei uns kannst du etwas bewegen - keine Politik, keine Bürokratie. Ergänzung für ein herausragendes Team: Ein modernes, menschliches Arbeitsumfeld, das deine Stärken schätzt. Innovatives Umfeld: Dynamische Marke mit starkem Online-Fokus. Weiterbildung & Trends: Zugang zu Ads-Trainings, Konferenzen, neuesten Tools. Arbeitsgerät: Du bekommst beste Hardware. Attraktive Vergütung - wir sind offen für deine Vorschlag. Teamwork: Du arbeitest auch Hand in Hand mit kreativen Köpfen. Arbeitsort: Wir sind offen für ein flexibles Handling des Arbeitsortes. Lass uns wissen, was du brauchst. Klingt nach deinem Job? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Start: Sofort. Schicke uns deine Unterlagen und Gehaltsvorstellung. Betreff: „Assistenz der Geschäftsführung - ich bringe Ordnung in euer Universum.“

Responsibilities

You will manage the CEO's email and calendar, ensuring efficient organization and prioritization. Additionally, you will handle travel arrangements, prepare presentations, and support product launches and internal events.