Commis ou Commise administrative au sein de l'unité des consultations ambul at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

25 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

27 Mar, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Data Management, Room Scheduling, Meeting Organization, Document Updates, Schedule Entry, Absence Tracking, Medical Certificates, Stock Control, Temporary Replacement Requests, Statistics Generation, Collaboration, Confidentiality, Autonomy, Organization, Teamwork

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l'année 2025 en cliquant ici. Le Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent qui a pour mission d'offrir des soins de qualité et adaptés aux besoins des femmes à chaque étape de leur vie et aux problèmes de santé auxquels sont confrontés les nouveaux-nés, les enfants et les adolescentes et adolescents de leur naissance jusqu'à l'âge de 20 ans. Regroupant près de 2'000 collaborateurs et collaboratrices, le DFEA n'a de cesse de développer des prestations de pointe et des pôles de compétence dans plusieurs spécialités médicales. Ce poste est rattaché à la Direction des soins du département. Description du poste En tant que commis administratif ou commise administrative expérimentée, vous assistez et secondez dans l’ensemble des missions la responsable d'équipe soignante de l’unité des consultations ambulatoires pédiatriques du service des spécialités pédiatriques. Vous réalisez, sur demande de la hiérarchie, des mandats spécifiques ponctuels. Vous prenez en charge, de manière autonome, les tâches administratives de l’unité et répondez aux diverses sollicitations. Parmi vos responsabilités figurent notamment la gestion des données des collaborateurs et collaboratrices. Vous assurez la gestion des demandes de salles via la boîte mail de l’unité, en coordonnant les réservations selon les besoins spécifiques des consultants et consultantes et les exigences propres à chaque spécialité. Vous organisez des séances (de la réservation des salles à la rédaction des procès-verbaux). Vous êtes une personne proactive et organisée, vous assurez les tâches administratives courantes, telles que la mise à jour des documents de l’unité, la saisie des horaires, des plannings, des absences et des certificats médicaux dans le logiciel Vision RH. Vous assurez le contrôle et la gestion du stock de papeterie et du petit matériel de bureau de l’unité. Sur délégation, vous effectuez les demandes de remplacement de courte durée auprès de la gestion des intérimaires et vous réalisez des statistiques en lien avec l’activité des infirmiers et infirmières. Vous collaborez avec les secrétariats des médecins et le secteur de l’accueil administratif. Au sein de l’équipe, vous contribuez activement au bon fonctionnement de l’unité en favorisant la diffusion des informations. Vous êtes une personne soucieuse de votre perfectionnement et n’hésitez pas à solliciter les ressources nécessaires pour affiner vos compétences. Plus largement, vous participez à toute initiative visant à améliorer la qualité des prestations du service. Qualifications Vous êtes en possession d'un Certificat Fédéral de Capacité d'employée ou employé de commerce, d'un diplôme d'assistant ou assistante administrative ou d'un titre jugé équivalent. Vous possédez une expérience d'au moins 5 ans dans une fonction administrative, avec succès. Vous avez une grande aisance avec les outils informatiques usuels et possédez le certificat ECDL base ou en cours d'obtention. Vous avez une parfaite maîtrise de la langue française orale et écrite ainsi qu'une bonne capacité rédactionnelle. Le respect de la confidentialité est impératif dans votre activité. Vous faites preuve d'autonomie, d'implication, d'anticipation, de dynamisme, de capacité d'analyse et d'initiative et avez le sens des responsabilités ainsi que la capacité de prise de décision. Vous êtes une personne organisée et fiable, dotée d'un solide esprit d'équipe et d'une grande facilité de contact. Informations complémentaires Les horaires sont des horaires de journées. Une présence sur les 5 jours de la semaine est requise. Entrée en fonction : Dès que possible Nombre de poste : 1 Taux d'activité : 50% sur les 5 jours de la semaine Classe de fonction : 09 Contrat : CDI Délai de candidature : 10.04.2026 Demande de renseignements : Mme S. Duret, responsable d’équipe de soins, tél. 079 553 42 33 Votre dossier de candidature doit contenir une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requises pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Type de contrat HUG: CDI Département: Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent

Responsibilities

The administrative clerk will assist and support the nursing team leader in the pediatric outpatient consultation unit with all missions, handling specific mandates as requested by management. Responsibilities include autonomously managing unit administrative tasks, responding to various requests, and managing employee data.