Coordinador de voluntarios / Volunteer Coordinator at Valley Settlement

Glenwood Springs, Colorado, United States -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

09 Oct, 26

Salary

28.0

Posted On

11 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Volunteer Coordination, Bilingual Spanish/English, Interpersonal Communication, Time Management, Problem Solving, Cultural Responsiveness, Microsoft Office Suite, Google Drive, Program Planning, Community Outreach, Data Tracking, Emotional Awareness, Conflict Resolution, Organizational Skills, Public Speaking, Relationship Building

Industry

Primary and Secondary Education

Description

Para solicitar este puesto, utiliza el enlace para rellenar la solicitud en la plataforma TriNet o envía tu currículum y carta de presentación a HR@valleysettlement.org. Alguien se pondrá en contacto contigo para completar el proceso de selección. Coordinador de voluntarios Programa: Mentor de padres Depende de: Directora de Operaciones del Programa Horario: Se trata de un puesto de 40 horas semanales, de lunes a viernes. Este puesto requiere disponibilidad durante el horario de las actividades, de 8:00 a 17:00, y se requiere cierta disponibilidad por las tardes y los fines de semana. Los horarios están sujetos a cambios en función de las necesidades del programa. Rango salarial por hora: entre $23.00 y $28.00 dólares, en función de las cualificaciones y la experiencia laboral previa relacionada. Prestaciones: Las prestaciones de Valley Settlement incluyen lo siguiente * Plan de salud patrocinado por la empresa que incluye cobertura médica, oftalmológica, dental y de vida * Plan Simple IRA * Generoso plan de días libres remunerados (PTO) * Hasta 21 días festivos pagados al año * Ayuda para el desarrollo profesional Descripción general: Valley Settlement utiliza un enfoque de dos generaciones para mejorar la educación infantil y proporcionar a las familias el apoyo que necesitan para prosperar. Nos centramos en atender a la comunidad latina a través de una variada red de seis programas, cada uno de ellos diseñado para satisfacer diferentes necesidades de la comunidad. El programa «Parent Mentor» está diseñado para incorporar a padres voluntarios en las aulas de primaria. Este programa ofrece a los padres y a los miembros de la comunidad la oportunidad de colaborar como voluntarios en las aulas de sus colegios de primaria locales. La función del coordinador de voluntarios es trabajar junto con los colegios y los voluntarios para facilitar esta participación. El coordinador de voluntarios gestiona un grupo de entre 30 y 40 voluntarios repartidos por diferentes colegios de primaria de la región de Parachute a Aspen. Las funciones y responsabilidades incluyen, entre otras, las siguientes: Planificación * Planificar, organizar y facilitar la orientación para nuevos participantes, las sesiones bimestrales de desarrollo profesional para voluntarios y las reuniones de los voluntarios coordinadores de cada colegio. * Coordinar el proceso de emparejamiento entre voluntarios y profesores. * Dirigir el proceso de firma de acuerdos entre cada colegio y el programa para cada curso escolar con el personal directivo nuevo o que se reincorpora. * Organizar y completar el inventario de materiales del programa. * Garantizar que los espacios del programa estén bien mantenidos y sean seguros para los participantes. * Responsable de la inscripción y captación de nuevos participantes a través de diversas fuentes, incluido el puerta a puerta. * Participar en la formación anual obligatoria y/o en el proceso de renovación de la certificación. * Revisar y modificar los documentos del programa. Inscripción * Completar el proceso de solicitud y acuerdo para profesores. * Seguir el proceso de verificación de voluntarios establecido por el departamento de finanzas de Valley Settlement y el distrito escolar. * Completar el proceso de inscripción de los participantes nuevos y los que repiten mediante visitas a domicilio o reuniones presenciales. * Subir y actualizar la información de los participantes en el sistema de seguimiento de datos del programa. * Mantener actualizada la lista de espera del programa siguiendo el proceso establecido. Participación familiar y educación * Responder adecuadamente a las necesidades de los voluntarios y derivar los casos al Equipo de Apoyo Familiar cuando sea necesario. * Participar en la planificación, organización y dinamización de eventos de participación familiar. * Establecer relaciones de confianza con las familias de nuestra comunidad. * Participar en la planificación, organización y dinamización de las ceremonias de graduación del programa. * Compartir los recursos comunitarios con los participantes en los programas. Puesta en práctica * Garantizar y facilitar la comunicación entre los voluntarios y el personal del colegio. * Coordinarse con el equipo de atención infantil para comunicar a los voluntarios las necesidades de cuidado de los niños. * Realizar visitas semanales a los centros participantes para apoyar a los voluntarios, observando la relación entre el profesorado y los voluntarios y ofreciendo orientación y comentarios para su desarrollo. * Asistir a los eventos escolares según corresponda para fomentar la creación de vínculos comunitarios y la captación de voluntarios. * Asistir a las reuniones de la junta del distrito escolar o de los grupos consultivos periódicamente o según se indique. * Elaborar informes de trabajo según el calendario establecido por el programa. * Seguir las prácticas y los protocolos de la organización en materia de visitas domiciliarias. * Mantener una relación de trabajo con los socios de la organización. * Garantizar una comunicación oportuna y eficaz con el supervisor del programa cuando se produzcan actualizaciones, dificultades o cambios en el programa. * Debe poder desplazarse para reunirse con los participantes sobre el terreno (se reembolsarán los gastos de desplazamiento). * Crear y mantener un entorno que fomente el aprendizaje y promueva el sentido de pertenencia. * Se encarga de introducir las horas de asistencia de los participantes como voluntarios en el sistema de seguimiento. * Guardar y mantener actualizados los documentos relacionados con el programa en la unidad compartida del programa. Seguimiento y evaluación del programa * Observar las interacciones entre los profesores y los voluntarios, tomar nota de cualquier inquietud y comunicarse con el supervisor del programa para recibir orientación y apoyo. * Realizar encuestas de opinión a los profesores al final de cada semestre. * Participa en la planificación de acciones para alcanzar los objetivos anuales y estratégicos del programa. * Realizar encuestas internas y externas sobre el programa. * Asistir, reflexionar y participar en el retiro anual de evaluación. * Utilizar las notas de observación y los datos para orientar y adaptar la programación a las necesidades de los participantes Liderazgo organizativo * Desempeña todas las funciones y actividades de acuerdo con las directrices y la filosofía recogidas en los valores, la misión, la visión y los objetivos de VS * Colabora en la formación de los nuevos compañeros de equipo durante el proceso de incorporación * Cumple en todo momento con las políticas, los protocolos y las prácticas del programa y de la organización * Participar, implicarse y aportar comentarios en reuniones individuales, reuniones de equipo, reuniones de todo el personal y en otros entornos * Asiste periódicamente y, en ocasiones, dirige eventos comunitarios para los programas de Valley Settlement * Participa en visitas guiadas a los programas o visitas a las instalaciones coordinadas por el equipo de Desarrollo, según sea necesario * Revisa y responde a los correos electrónicos al inicio y al final de cada jornada laboral. * Mantiene actualizados los calendarios de trabajo con todas las actividades del programa, reuniones, visitas a domicilio y cualquier ausencia de la oficina. * Otras responsabilidades que se le asignen. Requisitos mínimos del puesto * Bilingüe (español/inglés), tanto oral como escrito. * Título de Bachillerato o equivalente * Experiencia en la coordinación de voluntarios o en un ámbito relacionado * Disponer de un permiso de conducir válido del estado de Colorado y un historial de conducción limpio * Disponer de un vehículo fiable para visitar a las familias y desplazarse a las diferentes sedes del programa (se reembolsará el kilometraje) * Dominio de Microsoft Office y Google Drive (documentos y hojas de cálculo) Cualificaciones y habilidades * Demostrar sensibilidad cultural y conciencia emocional * Liderar con integridad, actuando con coherencia, transparencia y honestidad. * Capacidad para colaborar eficazmente como parte de un equipo, al tiempo que es capaz de trabajar de forma independiente. * Excelentes habilidades interpersonales, como no juzgar, ser objetivo, reflexivo, empático, paciente y discreto. * Se comunica de forma eficaz, siendo puntual, transparente y atento a los detalles, y adaptando los estilos de comunicación a los distintos entornos * Capacidad para escuchar con el fin de comprender * Demostrar excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, tanto para cumplir con los plazos como para ser flexible cuando sea necesario. * Capacidad de pensamiento crítico y resolución de problemas. * Disposición para aprender * Demuestra capacidad para adaptarse y responder de forma eficaz a diversos entornos y personas. * Capacidad para mantener la calma en situaciones estresantes mientras se brinda apoyo a las personas * Demuestra paciencia y empatía adecuadas para trabajar con niños pequeños y familias Entorno de trabajo y exigencias físicas Las funciones del puesto requieren que el empleado pueda hacer frente a las exigencias físicas del trabajo, lo que incluye permanecer de pie durante períodos prolongados, agacharse con frecuencia y sentarse en el suelo. El empleado también debe ser capaz de levantar hasta 50 libras de una sola vez y cargar y descargar materiales en los distintos centros donde se imparten las clases. Por último, este trabajo puede requerir subir y bajar escaleras Política de no discriminación Valley Settlement no discrimina ni discriminará por motivos de raza, religión, patrimonio cultural, creencias políticas, sexo, edad, orientación sexual, género, expresión de género, discapacidad, color, país de origen, estado civil, situación migratoria o situación migratoria percibida en ninguna de sus actividades u operaciones, incluyendo, entre otras cosas, la prestación de servicios a los niños y sus familias, sus prácticas de contratación y la selección de proveedores o voluntarios. To apply for this position, please use the link to complete the application on the TriNet platform or send your resume and cover letter to HR@valleysettlement.org. Someone will reach out to you to complete the application process. Volunteer Coordinator Program: Parent Mentor Reports To: Director of Program Operations Schedule: This is a 40-hour per week position, Monday through Friday. This position requires availability during programming hours between 8:00 am - 5:00 pm, with some evening and weekend availability required. Times are subject to change based on programming needs. Hourly Range: $23.00 - $28.00, based on qualifications and previous related work experience. Benefits: Valley Settlement’s benefits include the following * Employer-sponsored health plan that includes medical, vision, dental, and life * Simple IRA * Generous Paid Time Off (PTO) plan * Up to 21 paid holidays annually * Professional development assistance General Description: Valley Settlement uses a two-generation approach to improve early childhood education and provide families with the support they need to thrive. We focus on serving the Latino/a community through a varied network of six programs, each designed to meet different community needs. The Parent Mentor program is designed to bring parent volunteers into elementary school classrooms. This program provides an opportunity for parents and community members to volunteer in their local elementary school classrooms. The role of the Volunteer Coordinator is to work alongside the schools and the volunteers to facilitate this engagement. The Volunteer Coordinator manages a group of 30-40 volunteers across different elementary schools in the Parachute-to-Aspen region. Duties and Responsibilities include but are not limited to: Planning * Plan, organize, and facilitate new participant orientation, bi-monthly professional development sessions for volunteers, and school lead volunteers meetings. * Coordinate the volunteer-teacher matching process. * Lead the process of each school agreement with the program for each school year with new or returning lead school staff. * Organizes and completes the inventory of program materials * Ensure program spaces are well-maintained and safe for participants. * Responsible for new participant enrollment and recruitment through various sources, including door-knocking. * Participate in annual required training and/or certification renewal process. * Review and revise program documents. Enrollment * Complete the teacher application and agreement process. * Follow the volunteer verification process established by the Valley Settlement finance department and the school district. * Complete the registration process for new and returning participants through home visits or in-person meetings. * Upload and update participant information in the program's data tracking system. * Maintain an up-to-date program waitlist following the established process. Family Engagement & Education * Respond appropriately to volunteer needs and make referrals as needed to the Family Support Team. * Participate in planning, organizing, and facilitating family engagement events. * Build trusting relationships with families in our community. * Participate in planning, organizing, and facilitating program graduations. * Share community resources with program participants. Implementation * Ensure and facilitate communication between volunteers and school staff. * Coordinate with the child care team to communicate child care needs for volunteers. * Conduct weekly visits to participating schools to support volunteers by observing the teacher-volunteer relationship and providing guidance and feedback for growth. * Attend school events as appropriate to encourage community building and volunteer recruitment. * Attend school district board meetings or advisory groups periodically or as advised * Complete work reports per the program's established schedule. * Follows organizational home visiting practices and protocols. * Maintain a working relationship with organizational partners. * Ensure timely and effective communication with the program's supervisor when programming updates, challenges, or changes occur. * Must be able to travel to meet the participant in the field (mileage reimbursement provided) * Create and maintain an environment that fosters learning and promotes a sense of belonging. * Responsible for entering participants' volunteer attendance hours in the tracking system. * Save and keep program-related documents up to date in the program's shared drive. Program Monitoring & Evaluation * Observe teacher-volunteer interactions, note any concerns, and communicate with the program supervisor for guidance and support. * Administer teacher feedback surveys at the end of each semester. * Engages in the action planning of annual program targets and strategic goals * Administer internal and external program surveys * Attend, reflect, and participate in the annual evaluation retreat * Utilize observational notes and data to inform and adapt programming to participants' needs Organizational Leadership * Performs all functions and activities within the guidelines and philosophy outlined in VS’s values, mission, vision, and goals * Supports with training new teammates in the onboarding process * Follows program and organizational policies, protocols, and practices at all times * Participate, engage, and provide feedback in individual one-on-ones, team check-ins, all staff meetings, and in other settings * Periodically attend and sometimes lead community events for Valley Settlement programs * Engages in program tours or site visits coordinated by the Development team as needed * Check and respond to emails at the start and end of each workday. * Keep work calendars updated with all program activities, meetings, home visits, and any time you will be out of the office. * Other responsibilities as assigned. Minimum Job Requirements * Bilingual (Spanish/English), both oral and written. * High School Diploma or Equivalent * Experience in the coordination of volunteers or a related field * Have a valid Colorado driver’s license and a clean driving record * Available and reliable vehicle for visiting families and traveling to different program locations (mileage reimbursed) * Proficient in Microsoft Office Suite and Google Drive (Documents & Spreadsheets) Qualifications and Skills * Demonstrates cultural responsiveness and emotional awareness * Lead with integrity by acting with consistency, transparency, and honesty. * Ability to collaborate effectively as part of a team while also being capable of working independently. * Excellent interpersonal skills such as being nonjudgmental, objective, reflective, empathetic, patient, and tactful. * Effectively communicate by being timely, transparent, detail oriented and adapting communication styles to different environments * Ability to listen to understand * Demonstrates excellent organizational and time management skills, both for meeting deadlines and being flexible when needed. * Critical thinker and problem-solver * Willingness to learn * Shows the ability to adapt and respond effectively to various environments and individuals. * Ability to maintain calmness in stressful situations while providing support to individuals * Demonstrates patience and compassion suitable for working with young children & families Work Environment and Physical Demands The job duties require an employee to handle the physical demands of the work, including prolonged periods of standing, frequent bending and sitting on the floor. The employee must also be able to lift up to 50 pounds at a time and load and unload materials at various class sites. Lastly, this job may require going up and down stairs Non-Discrimination Policy Valley Settlement does not and shall not discriminate on the basis of race, religion, cultural heritage, political beliefs, sex, age, sexual orientation, gender, gender expression, disability, color, country of origin, marital status, immigration status, or perceived immigration status in any of its activities or operations, including, but not limited to, the provision of services to children and their families, its employment practices, and selection of vendors or volunteers.

Responsibilities

The Volunteer Coordinator manages 30-40 parent volunteers across elementary schools to facilitate classroom engagement. Key duties include recruiting volunteers, coordinating teacher matching, and conducting weekly site visits to provide guidance and support.