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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l’Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Sous la supervision de l’agente administrative, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif aux départements de recherche musicale et de performance, avec des responsabilités clés en matière de planification, d’enseignement pratique, d’examens et de service à la clientèle. Elle soutient également les affaires étudiantes pour les étudiants et le personnel de l’École de musique Schulich, notamment en conseillant les étudiants et les professeurs sur les politiques académiques et les exigences des programmes, en vérifiant et en traitant les documents, en coordonnant les activités connexes et en résolvant les problèmes liés aux dossiers étudiants.

Principales tâches et responsabilités :

• Participe à la planification et à l’organisation des horaires de cours, de l’enseignement pratique (individuel et en petit ensemble) et des examens (comprend, sans s’y limiter, les tâches liées à l’attribution et à la réservation de salles, à l’inscription des capacités/prérequis/restrictions des cours, à l’enregistrement, à la préparation du matériel pour les juges/examinateurs/surveillants/accompagnateurs, à la demande de production de performances et aux exigences des lieux, ainsi qu’à la réservation et à l’accord des instruments). Cela peut également inclure la vérification/recommandation de modifications nécessaires aux informations sur les cours/programmes/calendrier universitaire et la gestion ou le renvoi des inscriptions inter-départementales ou inter-universitaires.
• Agit comme personne-ressource pour les politiques et procédures concernant les modifications de cours et de programmes ; assure la liaison avec les départements clés du campus (ACTP, ES, SCTP, etc.) pour suivre le processus d’approbation des propositions de modifications de cours/programmes et/ou de politiques révisées.
• Fournit des informations détaillées sur les programmes de musique à tous les étudiants de McGill ; collabore avec la doyenne associée aux affaires académiques et étudiantes (ADASA), la gestionnaire des services aux étudiants, les directeurs de département, l’agente des affaires étudiantes et les coordonnateurs de secteur pour proposer de nouveaux cours/programmes et des révisions. Aide la doyenne associée et la gestionnaire des services aux étudiants à produire des rapports liés aux services étudiants (bourses, statistiques d’inscription, etc.).
• Fournit un soutien administratif et de secrétariat aux directeurs des départements de recherche musicale et de performance ainsi qu’aux autres membres de l’équipe selon les besoins. Cela peut inclure la gestion des horaires et des agendas, l’organisation et la participation à des réunions (préparation des ordres du jour et des procès-verbaux), la réponse à la correspondance du département, la participation aux processus d’embauche (tâches Workday), l’aide à l’évaluation des cours, et l’organisation d’événements spéciaux (conférenciers invités, classes de maître, conférences).
• En tant que premier point de contact du service, accueille les étudiants, le personnel académique et les autres parties. Fournit des informations détaillées et des explications ; oriente et assure le suivi au besoin. Prépare et vérifie les documents connexes.
• Compile des données/rapports, gère l’émission et le traitement des bourses et prix (bourses en cours, bourses renouvelables, subventions de voyage, concours et prix), examine les demandes d’Opportunités éducatives enrichies (EEO) approuvées par la faculté ; crée et met à jour les formulaires supervisés par les services aux étudiants.
• Soutient les autres unités de musique pendant les périodes de pointe pour la planification et l’exécution d’événements liés aux cycles des étudiants potentiels et actuels (recrutement, auditions d’entrée, orientation, inscription, soumission des notes, collation des grades, séances d’information) et assure la couverture du comptoir d’accueil au besoin.

La liste ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive des tâches pouvant être effectuées par une personne occupant ce poste.
Doit être disponible pour travailler selon un horaire flexible : fins de semaine (pendant les périodes d’auditions/examens ou pour respecter des échéances critiques) et certains vendredis d’été en juillet et août.
Pendant les périodes de pointe (fin août/début septembre et début janvier) et durant la période de probation initiale, ce poste peut exiger une présence à 100 % sur le campus ; le reste de l’année, une formule de travail flexible peut être demandée selon les directives de l’Université (ex. : 3 jours au bureau, 2 jours en télétravail).
Compétences et aptitudes requises :
Expérience dans un environnement éducatif propre à une école de musique est un atout important. Expérience de travail avec des étudiants universitaires et des processus de planification d’horaires est un atout. Capacité démontrée à organiser et à gérer plusieurs tâches. Doit être orienté vers le service et capable de transmettre et recevoir l’information avec précision. Excellentes compétences en communication écrite et interpersonnelle. Capacité à gérer plusieurs tâches, à établir des priorités et à travailler sous pression dans un environnement dynamique. Compétences organisationnelles éprouvées et capacité à suivre les données pour respecter les échéances. Capacité démontrée à écouter et à aider les étudiants avec leurs problèmes. Capacité à travailler de façon autonome et en équipe. Maîtrise de l’environnement PC et des logiciels Microsoft Office (Excel, Word, Access, PowerPoint) ainsi que des systèmes tels que Minerva, Banner SIS, Workday, Slate, etc. Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit. L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste est évalué au niveau 4.

Avantages offerts par McGill (employeur de choix à Montréal) :

• Régime d’avantages sociaux compétitif (santé, dentaire, assurance vie) (si admissible)
• Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution de l’employeur jusqu’à 10 %) (si admissible)
• Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) et compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
• Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d’été » – congés payés entre la fête de la Saint-Jean-Baptiste et la fête du Travail
• Congé payé pendant la période des fêtes de décembre
• Exonération des frais de scolarité pour les employés réguliers et leurs personnes à charge
• Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est basé.
Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 4sur une échelle de 0 à 4. Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer
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Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-09-30
Date limite pour postuler :
2025-09-19
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca

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