Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l’Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Contribue au bon fonctionnement de l’unité. Est responsable des documents et des dossiers de l’unité. Agit à titre de personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonne les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à l’obtention du diplôme. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Relit les documents pour en vérifier la grammaire et l’exactitude. Gère les comptes de l’unité.

Principales fonctions et responsabilités :

• Examiner les demandes de stages optionnels et les documents requis sur le portail étudiant de l’AMFC (Association des facultés de médecine du Canada). Cela comprend l’examen des exigences en matière d’assurance maladie et de vaccination.
• Assurer la liaison avec le coordonnateur du site clinique ou le superviseur clinique afin de confirmer la capacité d’accueil et de répondre aux demandes de stages optionnels.
• Assurer la liaison avec les services hospitaliers externes et créer ou mettre à jour les descriptions des stages optionnels en conséquence.
• Accepter ou refuser les demandes de stages optionnels. Traiter les changements ou les modifications nécessaires.
• Communiquer avec les étudiants en anglais et en français pour assurer le suivi des demandes incomplètes par courriel ou par téléphone et guider les étudiants concernant les demandes, les exigences et les dates limites.
• Vérifier que le dossier de l’étudiant est complet et émettre la lettre d’acceptation de l’étudiant.
• Créer les documents relatifs à la réalisation des stages optionnels et aux exigences nécessaires.
• Veiller au respect de toutes les échéances internes et externes liées au processus de stages optionnels. Cela comprend les échéances liées à la réussite de tous les stages optionnels, conformément aux règlements, politiques et échéances académiques.
• Coordonner l’inscription des étudiants visiteurs auprès du CMQ (Collège des Médecins). Extraire la liste des étudiants visiteurs du portail étudiant de l’AFMC afin de la partager avec le CMQ. Recueillir et confirmer les numéros d’inscription au CMQ des étudiants confirmés et les saisir dans la demande d’inscription de l’étudiant. Communiquer avec le bureau du CMQ en cas de problèmes et/ou de suivi nécessaire.
• S’assurer que les informations financières pertinentes reçues de l’AFMC sont communiquées au service financier du département.
• Mettre à jour et tenir à jour le profil de McGill sur le portail étudiant de l’AFMC dans les deux langues officielles, l’anglais et le français.
• Compiler des rapports à la demande des départements cliniques ou des collègues de l’UGME.
• Veiller à ce que les données des systèmes et bases de données pertinents soient mises à jour et maintenues à jour. Saisir les données dans les systèmes selon les besoins. Effectuer des audits réguliers des informations du système afin de garantir l’exactitude des dossiers des étudiants et des bases de données pertinentes.
• Assister aux réunions régulières des comités nationaux et des groupes de travail liés aux stages optionnels et au portail national des stages optionnels au nom de McGill. Veiller à ce que les mises à jour pertinentes soient fournies aux comités et partagées au sein du département.
• Collaborer avec les administrateurs de toutes les facultés de médecine canadiennes, l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC), le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) et le Collège des médecins du Québec (CMQ) afin de garantir le respect des politiques et des échéanciers.
• Assurer l’évaluation en temps opportun des étudiants conformément aux politiques et procédures de l’UGME, en collaboration avec les universitaires, afin de répondre aux exigences d’accréditation du CaCMS.
• Veiller à l’enregistrement précis des évaluations des étudiants. Assurer le suivi des évaluations narratives tardives ou incomplètes.
• Assurer régulièrement la liaison avec les services internes et externes.
• Agit à titre de personne-ressource en fournissant des conseils et de l’aide à une population diversifiée d’étudiants, d’administrateurs, d’universitaires et de partenaires externes par téléphone et par courriel. Veille à ce que les demandes soient traitées dans les délais impartis et à ce que les informations soient exactes et complètes.
• Résout un grand nombre de problèmes complexes provenant de divers clients, y compris des étudiants, qui sont présentés par téléphone, par courriel et lors de visites impromptues.
• Est responsable de l’élaboration, de la révision et de la mise à jour des procédures opérationnelles standard liées aux tâches et aux dossiers applicables, selon les besoins.
• Collaborer avec les administrateurs de l’UGME sur des projets, des questions relatives aux étudiants et des activités, selon les besoins.
• Fournir un soutien administratif supplémentaire aux autres équipes de l’UGME, selon les besoins et les missions assignées, afin d’assurer le bon déroulement des activités liées aux affaires étudiantes.

Autres compétences et/ou aptitudes requises :
Au moins deux ans d’expérience dans le domaine des affaires étudiantes, dans un rôle en contact direct avec les étudiants. Une expérience préalable dans le domaine de l’enseignement médical est considérée comme un atout. Doit être orienté vers le client et le service, avec une capacité avérée à interagir avec le personnel et les apprenants de tous niveaux. Capacité à respecter la confidentialité requise. Esprit d’initiative, solides compétences organisationnelles et capacité à établir des priorités et à mener plusieurs tâches de front pour respecter des délais changeants. Capacité avérée à résoudre des problèmes, axé sur les résultats. Capacité avérée à travailler de manière autonome et en équipe. Grand souci du détail et capacité avérée à relire et à réviser la correspondance et d’autres documents en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées. À l’aise dans un environnement PC utilisant les programmes Microsoft Office et des bases de données spécialisées telles que MyCourses, Minerva, Banner, One45. Expérience dans la documentation des procédures et l’amélioration des processus. Une connaissance avancée d’Excel est essentielle, et la connaissance de MS Teams est un atout important. Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Le bilinguisme en anglais et en français (parlé et écrit) est requis.

En tant qu’un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l’employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d’épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnellesDeux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d’été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu’à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l’anglais: L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer
ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Curriculum Component Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-09-17
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca

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