Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l’Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.

Responsabilités et tâches principales :

• Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
• Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l’unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
• Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.
• Coordonner l’organisation d’événements comme des symposiums et des conférences. S’occuper des préparatifs de voyage.
• Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d’utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l’utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l’archivage.
• Assurer la disponibilité des fournitures et de l’équipement et effectuer les achats. Faire réparer l’équipement de bureau. Vendre certains articles comme des notes de cours et tenir le tiroir-caisse.
• Se servir du matériel de bureau standard comme un ordinateur personnel, une machine à écrire, une calculatrice, une photocopieuse et un télécopieur.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées :
Expérience avérée en coordination administrative. Excellentes compétences en communication, planification et organisation. Capacité à établir des priorités, à gérer plusieurs activités simultanément et à respecter les échéances. Expérience avec les applications MS Office et les processus de McGill (Banner Finance, Minerva et MMP). Maîtrise des médias sociaux et des logiciels de réunion en ligne. Motivation, capacité à travailler de façon autonome et en équipe. Le bilinguisme anglais-français est un atout majeur.

LI-Hybride

Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Directeur(rice) adjoint(e) communications
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-03-31
Date limite pour postuler :
2025-09-17
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca

Please refer the Job description for details