Coordonnateur(-trice) de projet
Résumé
Sous la responsabilité du directeur, Engagement communautaire et alliances stratégiques, le coordonnateur de projet veillera à ce que tous les objectifs et livrables du projet soient atteints dans les délais et les limites du budget. Il s’agit d’un projet de quatre ans visant à sensibiliser la communauté aux programmes d’alphabétisation et à renforcer les capacités afin d’améliorer les compétences en littératie des communautés anglophones de la province.
Responsabilités

Coordination de projet et soutien administratif

• Aider le directeur à mener à bien tous les livrables du projet en mettant en œuvre et en maintenant des contrôles de processus rigoureux pour soutenir la coordination du projet.
• Développer des outils et des processus internes pour gérer le calendrier et le flux de travail du projet et rendre compte régulièrement au directeur des progrès réalisés (étapes importantes, indicateurs de performance clés, mises à jour budgétaires, etc.
• Tenir à jour tous les fichiers spécifiques au projet sur le disque dur de l’entreprise
• Examiner le processus de mise en place d’une enquête régulière auprès des parties prenantes et identifier les meilleures pratiques pour la collecte continue des avis des parties prenantes.
• Fournir un soutien logistique au comité consultatif du projet (planification, rédaction des procès-verbaux).

Subventions communautaires

• Gérer la distribution des versements des subventions communautaires ainsi que la réception des rapports financiers et d’activité des bénéficiaires.
• Avec le directeur, aider les organisations participantes à s’assurer que les projets sont conformes aux exigences contractuelles et de responsabilité et aux objectifs du programme, notamment en matière de budget, de résultats attendus, de durabilité et de législation.

Développement

• Soutenir le développement d’une plateforme en ligne pour la formation et le stockage de ressources/outils en ligne destinés aux prestataires de services LES.
• En collaboration avec le directeur et une personne-ressource externe, coordonner un forum annuel réunissant les partenaires communautaires et les parties prenantes afin de recueillir les meilleures pratiques et les enseignements tirés.
• Coordonner le calendrier et la logistique du programme annuel de formation professionnelle et des ateliers.

Promotion

• Développer des opportunités de sensibilisation au projet par divers canaux de marketing et de communication.
• Faire connaître les résultats du projet, notamment les ateliers de développement professionnel, les résultats de recherche, la plateforme/les ressources en ligne et les mises à jour sur les subventions communautaires, aux prestataires de services et aux autres parties prenantes dans tout le Québec.

Autres

• Aider le directeur à identifier des stratégies visant à garantir la viabilité à long terme de l’initiative d’alphabétisation.
• Suivre les activités des parties prenantes afin d’éclairer la stratégie de représentation communautaire du projet.

Qualifications

• Études postsecondaires en gestion de projet, administration, communication, éducation ou dans un domaine connexe.
• Connaissance des environnements à but non lucratif ou axés sur la communauté, en particulier dans le domaine de l’éducation ou des initiatives d’alphabétisation.
• Grande capacité à mettre en œuvre et à maintenir des contrôles de processus pour le suivi des projets.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

Project Coordinator
Summary
Reporting to the Director, Community Engagement and Strategic Alliances, the Project Coordinator will ensure all project objectives and deliverables are achieved on time and on budget. This is for a four-year project aimed at raising community awareness of literacy programs and building capacity to improve literacy skills for English-speaking communities in the province.
Responsibilities

Project Coordination and Administrative Support

• Support the Director in the successful completion of all project deliverables by implementing and maintaining strict process controls to support project coordination.
• Develop internal tools and processes to manage project schedule and workflow and report to Director regularly on progress (milestones, KPIs, budgetary updates etc.).
• Maintain and keep up to date all project-specific files on the corporate drive.
• Review process to deploy a regular stakeholder survey and identify best practices for ongoing collation of stakeholder insights.
• Provide logistical support to the project advisory committee (scheduling, minute-taking).

Community Grants

• Manage the distribution of community grant installments as well as intake of financial and activity reporting from grantees
• With Director, support participating organizations to ensure projects are in compliance with contractual and accountability requirements and program objectives, including budget, deliverables, sustainability, and legislation

Professional Development

• Support the development of an online platform for training and repository of on-line resources/tools for LES service providers.
• In collaboration with the Director and external resource-person, coordinate an annual forum to convene community partners and stakeholders to collect best practices and learnings.
• Coordinate scheduling and logistics for annual schedule of professional development training and workshop opportunities.

Promotions

• Develop opportunities to raise awareness about the project through various marketing and communication channels.
• Advertise project outputs, including professional development workshops, research findings, online platform/resources, and updates on community grants, to service providers and other stakeholders throughout Quebec.

Other

• Support the Director in identifying strategies to ensure the long-term sustainability of the literacy initiative.
• Monitor stakeholder activity to inform the project’s community representation strategy.

Qualifications

• Post-secondary education in project management, administration, communications, education, or a related field
• Familiarity with non-profit or community-focused environments, especially related to education or literacy initiatives.
• Strong ability to implement and maintain process controls for project tracking.
• Strong verbal and written communication skills.

Please refer the Job description for details