Customer Service Manager (Based at Head Office) at Savills Vietnam

Ho Chi Minh City, , Vietnam -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

21 Apr, 26

Salary

0.0

Posted On

21 Jan, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Customer Service, Complaint Handling, Operational Support, Strategy Development, Training, SOP Implementation, Service Quality Audit, Reporting, Analysis, Communication Skills, Time Management, Attention to Detail, Adaptability, AI Tools Utilization, Soft Skills Training, Problem Solving

Industry

Real Estate

Description

RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC: 1. Customer Service & Complaint Handling / Chăm sóc khách hàng & Xử lý khiếu nại Directly handle complex or high-level inquiries and complaints from residents, customers, and the Board of Owners Committee (BOC). / Trực tiếp xử lý các yêu cầu, thắc mắc và khiếu nại phức tạp hoặc ở cấp độ cao từ cư dân, khách hàng và Ban Quản Trị (BOC). Coordinate with relevant departments to ensure timely and appropriate responses via email, written correspondence, or other official communication channels, in compliance with company policies and procedures. / Phối hợp với các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo phản hồi kịp thời và phù hợp thông qua email, văn bản hoặc các kênh giao tiếp chính thức khác, tuân thủ đúng quy trình và chính sách của công ty. Monitor the end-to-end complaint handling process to ensure compliance with established SOPs and timelines. / Theo dõi toàn bộ quy trình xử lý khiếu nại từ đầu đến cuối, đảm bảo tuân thủ các SOPs và khung thời gian đã ban hành. 2. Operational Support & Strategy / Hỗ trợ vận hành & Chiến lược Support in developing and implementing long-term customer service strategies and KPIs. / Hỗ trợ việc xây dựng và triển khai các chiến lược chăm sóc khách hàng dài hạn và hệ thống KPI. Propose new initiatives, technologies, and AI tools to enhance communication and service efficiency. / Đề xuất các sáng kiến mới, công nghệ và công cụ AI nhằm nâng cao hiệu quả giao tiếp và chất lượng dịch vụ. Identify recurring issues at projects and recommend corrective actions or systemic improvements. / Nhận diện các vấn đề lặp lại tại dự án và đề xuất biện pháp khắc phục hoặc cải tiến mang tính hệ thống. 3. Training & SOPs Implementation / Đào tạo & Triển khai Quy trình vận hành Conduct basic training in soft skills and operational SOPs for relevant teams. / Thực hiện các chương trình đào tạo cơ bản về kỹ năng mềm và quy trình vận hành (SOP) cho các đội ngũ liên quan. Develop and update training materials, including scenario-based learning and service etiquette. / Xây dựng và cập nhật tài liệu đào tạo, bao gồm các tình huống thực tế và chuẩn mực tác phong dịch vụ. 4. Service Quality Audit & Compliance / Kiểm soát chất lượng dịch vụ & Tuân thủ Develop and implement customer service audit frameworks to evaluate service standards, compliance with SOPs, and the quality of customer interactions. / Xây dựng và triển khai khung đánh giá/audit dịch vụ khách hàng nhằm đo lường tiêu chuẩn dịch vụ, mức độ tuân thủ SOPs và chất lượng tương tác với khách hàng. 5. Reporting & Analysis / Báo cáo & Phân tích Prepare reports and analyses related to assigned responsibilities as requested. / Chuẩn bị các báo cáo và phân tích liên quan đến phạm vi công việc khi được yêu cầu. Analyze customer feedback data to identify areas for service improvement and retention strategies. / Phân tích dữ liệu phản hồi của khách hàng nhằm xác định các cơ hội cải thiện dịch vụ và chiến lược duy trì khách hàng. REQUIREMENTS / YÊU CẦU CÔNG VIỆC: Bachelors degree in business administration, Hospitality Management, Customer Service Management, Communications, or related fields. / Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Khách sạn, Quản lý Chăm sóc Khách hàng, Truyền thông hoặc các lĩnh vực liên quan. At least 3 years of customer service experience in property management and/or developers, with hands-on experience working with building management teams. / Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng tại quản lý bất động sản và/hoặc chủ đầu tư, có kinh nghiệm thực tế làm việc với Ban Quản Lý tòa nhà. Strong customer service mindset, with professional service manners. / Có tư duy dịch vụ khách hàng tốt, tác phong phục vụ chuyên nghiệp. Good communication skills; calm and composed demeanor; and proven ability to handle complex or high-level customer complaints effectively. / Kỹ năng giao tiếp tốt; phong thái điềm tĩnh, bình tĩnh; có khả năng xử lý hiệu quả các tình huống khiếu nại phức tạp hoặc ở cấp độ cao. Basic capability in presentation and training, including explaining processes or guiding stakeholders/teams when required. / Có khả năng thuyết trình và đào tạo ở mức cơ bản, bao gồm việc hướng dẫn quy trình hoặc làm việc với các bên liên quan/đội nhóm khi cần thiết. Well-organized, with good time management and attention to detail. / Tính tổ chức tốt, quản lý thời gian hiệu quả và chú trọng chi tiết. Demonstrates fast adaptability to new environments, processes, and systems. / Khả năng thích nghi nhanh với môi trường, quy trình và hệ thống mới. Able to utilize AI tools in daily work to improve efficiency, reporting, communication, or problem-solving is a strong plus. / Có khả năng ứng dụng các công cụ AI trong công việc hằng ngày nhằm nâng cao hiệu quả, báo cáo, giao tiếp hoặc giải quyết vấn đề là một lợi thế lớn.

Responsibilities

The Customer Service Manager will handle complex inquiries and complaints, coordinate responses with relevant departments, and monitor the complaint handling process. Additionally, they will support the development of customer service strategies and conduct training for relevant teams.