Digital Operations Specialist (m/w/d) 100% remote, Teilzeit 15-20 Stunden at Office Management & Consulting Sabine Zay

, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

30 Aug, 26

Salary

42000.0

Posted On

01 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

SaaS Application Management, Process Documentation, CSV Data Handling, Digital Tool Configuration, Interface Management, Technical Support, Process Optimization, Data Transformation, Business Process Understanding, Remote Collaboration

Industry

Business Consulting and Services

Description

Durch Digitalisierung und Automatisierung bringen wir das Backoffice unserer Kunden auf Vordermann. Unsere Schwerpunkte Du willst digitale Systeme nicht nur nutzen, sondern wirklich durchdringen, einrichten, optimieren und zum Laufen bringen? Dann bist du bei uns genau richtig. Office Management & Consulting Sabine Zay ist ein innovatives, zu 100 % digitales Unternehmen. Wir sind das Expertenteam für ein effizientes, strukturiertes und voll digitalisiertes Backoffice mit Fokus auf digitale Buchhaltung, Automatisierung und Prozessoptimierung. Unsere Kunden – Unternehmer und Selbstständige – verlassen sich darauf, dass ihre Systeme funktionieren. Und genau dabei brauchst du uns Unterstützung. Die gesamte Kommunikation findet bei uns über Online-Meetings und Dokumentation innerhalb verschiedener Systeme statt, um den Informationsfluss zwischen den Mitarbeitenden zu gewährleisten. Wir suchen dich: Unser Team wächst, daher suchen wir DICH. Du findest dich schnell in neue Tools ein, hast keine Scheu vor technischen Einstellungen und weißt, wie man Prozesse sauber dokumentiert? Du verstehst, warum ein Prozess so aufgebaut ist, wie er aufgebaut ist und nicht nur, wie man ihn bedient? Dann bist du genau richtig. Vielleicht kommst du aus der Büroorganisation oder dem kaufmännischen Bereich. Vielleicht bist du einfach der Mensch im Bekanntenkreis, den alle fragen, wenn etwas mit dem Computer nicht klappt und du erklärst es geduldig, bis es sitzt. Uns ist egal woher du kommst. Für uns zählt, dass du denkst bevor du klickst, sauber dokumentierst und wirtschaftliche Zusammenhänge verstehst, denn ohne dieses Verständnis lassen sich unsere Prozesse nicht sinnvoll einrichten. Ab sofort, 100 % remote, Teilzeit mit flexibler Zeiteinteilung. Aufgaben Du richtest digitale Tools und Systeme für unsere Kunden ein. Eub Beispiel: Du konfigurierst Invoice Fetcher für einen neuen Kunden und dokumentierst den Prozess so, dass er beim nächsten Mal reibungslos läuft. Du richtest Schnittstellen zwischen Marktplätzen, Middleware und Buchhaltungssystemen ein und betreust sie laufend, egal ob Software-Schnittstelle oder dateibasiert (z. B. CSV-Export, -Import, -Bearbeitung). So sorgst du dafür, dass Daten sauber fließen und unsere Buchhalter sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Du pflegst und optimierst unsere internen Systeme und sorgst dafür, dass Schnittstellen sauber funktionieren. Du erstellst und pflegst Anleitungen und Dokumentationen, damit Prozesse nachvollziehbar und skalierbar bleiben. Du übernimmst Support-Aufgaben für Kunden rund um ihre eingesetzten Tools – von der Ersteinrichtung bis zur Fehlerbehebung. Du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer internen Prozesse und Systemlandschaft ein. Qualifikation Du hast nachweisliche Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools und SaaS-Anwendungen und findest dich in neue Software schnell ein. Du verstehst wirtschaftliche Zusammenhänge. Du weißt, warum Unternehmen bestimmte Prozesse brauchen, und kannst daraus ableiten, wie ein System sinnvoll einzurichten ist. Buchhaltungswissen ist kein Muss. Der sichere Umgang mit CSV-Dateien und tabellarischen Daten ist für dich selbstverständlich. Du weißt, wie man Daten bereinigt, transformiert und importiert. Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und dokumentierst deine Arbeit sorgfältig. Du kannst Abläufe und Einstellungen verständlich erklären, schriftlich wie mündlich. Du bist bereit, zu 100 % digital zu arbeiten, ohne Papier, ohne Ausnahme. Erfahrung mit Tools wie Make, Zapier, Lexware Office, Invoice Fetcher o. ä. ist ein Plus, aber kein Muss. Benefits Bei uns erwarten dich spannende und vielseitige Aufgaben, die du mit Eigenverantwortung und kurzen Abstimmungswegen umsetzen kannst. 100 % remote – Du arbeitest komplett ortsunabhängig innerhalb Deutschlands Arbeite so, wie es zu dir passt. Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten, die du mitgestalten kannst – inkl. der Möglichkeit zum Freizeitausgleich. Weiterbildung kommt bei uns auch nicht zu kurz: Wir bieten zahlreiche Fortbildungs- und Qualifizierungsangebote. Arbeitsmittel (Laptop, Diensthandy) werden dir zur Verfügung gestellt. Was für die Team- und Kundenarbeit wichtig ist: Wir arbeiten zu 100% digital, bedeutet wir benutzen kein Papier. Notizen über z.B. stattgefundene Meetings oder offene Rückfragen machen wir nicht auf Papier, sondern in der zur Verfügung gestellten Systemen. Wir arbeiten viel mit moderner Software und nutzen diese auch für unsere digitalen Prozesse und zur Dokumentation von Aufgaben. Wir alle genießen die Vorteile von Remote-Arbeit. Das bedeutet für uns aber auch, dass wir mit der entsprechenden Software arbeiten und alle unsere Informationen für alle verfügbar machen. Wenn du dich in diesem Profil wiederfindest und Lust hast, unser Team zu verstärken, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Bitte sende deine vollständigen Unterlagen (Lebenslauf, Ausbildungsnachweise und Arbeitszeugnisse) direkt über das Portal. Wir melden uns innerhalb der nächsten Woche bei dir. Wir suchen sowohl für den sofortigen Start als auch für die nahe Zukunft. Längere Kündigungsfristen sind kein Hindernis. Bitte beantworte die Frage nach dem Gehaltswunsch auf Basis einer Vollzeitstelle.

Responsibilities

The role involves setting up and optimizing digital tools and interfaces for clients to ensure efficient back-office automation. Responsibilities include creating technical documentation and providing support for software configurations and data flows.