Documentation Specialist (m/w/d) at Hitachi

Mannheim, Baden-Württemberg, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

11 May, 26

Salary

0.0

Posted On

10 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Efficient Document Management, Reliable Document Handling, Document Lifecycle Management, Structured Filing, IT Tool Affinity, Process Orientation, Quality Awareness, Customer Requirement Understanding, Detail Orientation, Organization, Team Spirit, Open-mindedness, Document Registration, Document Updating, Document Archiving, Document Management System (DMS) Maintenance

Industry

Utilities

Description

Location: Mannheim, Baden-Württemberg, Germany Job ID: R0117685 Date Posted: 2026-01-28 Company Name: HITACHI ENERGY GERMANY AG Profession (Job Category): Project/Program Management Job Schedule: Full time Remote: No Job Description: Über die Position In dieser zentralen Rolle unterstützen Sie unser Project-Management-Team am Standort Mannheim durch eine effiziente und verlässliche Dokumentenverwaltung. Sie sind verantwortlich für den gesamten Lebenszyklus der Projektdokumentation – von der Erstellung über die Verteilung bis hin zur strukturierten und systematischen Ablage aller erforderlichen Dokumente. Als zentrale Schnittstelle zwischen Projektmanagement, Engineering und Field Service stellen Sie eine reibungslose Kommunikation sowie die Einhaltung aller relevanten Vorgaben sicher. Wir suchen eine Person mit hoher Affinität zu IT‑Tools und strukturierten Prozessen, ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und einem guten Verständnis für Kundenanforderungen. Wenn Sie diese Stärken mit einer detailorientierten und organisierten Arbeitsweise, Kreativität, Teamgeist und einer offenen Denkweise verbinden, bietet diese Position eine hervorragende Entwicklungschance. Unsere flexiblen Arbeitsmodelle unterstützen Sie dabei, berufliche und private Ziele in Einklang zu bringen und schaffen ein Umfeld, in dem alle Mitarbeitenden bestmöglich arbeiten können Das können Sie bewirken Registrierung, Übermittlung, Aktualisierung und Archivierung technischer Projektdokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Protokolle, etc.) Pflege und kontinuierliche Aktualisierung des Document Management Systems (DMS) Erstellung der Project Document List in Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen – inklusive der Liste der mit dem Kunden auszutauschenden Dokumente Koordination mit internen Fachbereichen und Kunden, um eine termingerechte Dokumentenlieferung und vollständige Rückverfolgbarkeit sicherzustellen Enge Zusammenarbeit mit Project Management, Engineering und Terminplanung zur Überwachung des Dokumentenstatus, Aktualisierung von Terminplan-Daten sowie Steuerung interner und externer Dokumenten-Workflows Erstellung regelmäßiger Dokumentenstatusberichte. Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensstandards und Dokumentationsprozessen Prüfung technischer Spezifikationen zur Identifikation projektbezogener Dokumentationsanforderungen Schulung und Unterstützung von Anwendern im Umgang mit dem Dokumentenmanagement-Tool Das bringen Sie mit Abschluss im Bereich Information & Dokumentation / Bibliothekswissenschaften (oder vergleichbar); alternativ technischer Abschluss mit nachweislicher Erfahrung im Dokumentenmanagement in Engineering-Unternehmen Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Document Control in Engineering- oder Industrieunternehmen Anwenderkenntnisse gängiger Dokumentenmanagement-Tools (z. B. InEight, SharePoint) Kenntnisse in ACC- und BIM-Umgebungen sind von Vorteil. Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten Mehr über uns Möglichkeit zur Mitgestaltung in einem wachsenden Arbeits- und Marktumfeld Attraktives Gehalt nach dem IG Metall-Tarifvertrag Baden-Württemberg, 30 Urlaubstage, Sonderzahlungen, Zusatzleistungen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie eine 35-Stunden-Woche Enge Betreuung während der Einarbeitungszeit Altersvorsorgewirksame Leistungen & Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung Kinderferienhaus und Kinderbetreuungszuschuss Nutzung von vielen Fitnessstudios in ganz Deutschland mit über 7500 Partnern für Ihren Workout mit unserem EGYM Wellpass Zahlreiche Spannende Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten innerhalb von Hitachi Energy Qualified individuals with a disability may request a reasonable accommodation if you are unable or limited in your ability to use or access the Hitachi Energy career site as a result of your disability. You may request reasonable accommodations by completing a general inquiry form on our website. Please include your contact information and specific details about your required accommodation to support you during the job application process. This is solely for job seekers with disabilities requiring accessibility assistance or an accommodation in the job application process. Messages left for other purposes will not receive a response. Hitachi brings together the world’s greatest minds to help breathe life into new possibilities – and drive innovation for a better future. That’s why we look for individuals who share our pioneering spirit, have imaginative ideas and are fearless when it comes to tackling the world’s biggest challenges. Our people love technology – and they love making a difference. They have a passion for finding new solutions and working with brilliant colleagues. Every day they dedicate themselves to a huge range of exciting projects, contributing to the Hitachi vision around the globe. From engineering new sustainability solutions that conserve water and energy to creating the infrastructure for the smart cities of tomorrow, there’s no challenge too great for our pioneers. And there’s no shortage of opportunities for you to make a difference. Come and experience the dynamic, collaborative and creative environments where your ideas are welcome and new discoveries are waiting. To help you grow to your full potential, we strive to support our employees in their career aspirations and promote the freedom to explore new horizons. E-mail us for data privacy inquiries or technical support.

Responsibilities

The specialist will manage the entire lifecycle of project documentation, including creation, distribution, and systematic filing of all required documents for the Project Management team in Mannheim. This involves coordinating with various departments and customers to ensure timely document delivery and complete traceability.