Ejecutivo de Administración de Oficina y Recepción at Daniel J Edelman Holdings

Mexico City, Mexico City, Mexico -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

21 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

23 Oct, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Administration, Operations Management, Customer Service, Team Leadership, Communication, Problem Solving, Microsoft Office, Inventory Management, Event Organization, Negotiation, Health and Safety Compliance, Financial Documentation, Visitor Management, Supplier Relations, Onboarding, Collaboration

Industry

Description

Edelman es una firma global de comunicación que colabora con organizaciones para evolucionar, promover y proteger sus marcas. Creemos en el poder de las ideas, las relaciones y la acción para generar un impacto positivo. Somos un equipo curioso, comprometido y guiado por la integridad y el propósito. Serás la persona clave para que la oficina funcione como un espacio eficiente, seguro y acogedor, garantizando que cada detalle operativo y administrativo fluya sin contratiempos. Desde la recepción y atención a visitantes hasta la gestión integral de instalaciones, tu labor será esencial para mantener la cultura y el ritmo de Edelman. \n Responsabilidades principales Supervisar el mantenimiento diario de la oficina, asegurando espacios seguros, funcionales y en cumplimiento con normativas de salud y seguridad. Coordinar reparaciones, mantenimiento y mudanzas internas, actuando como enlace con proveedores, administración del edificio y arrendadores. Controlar inventarios y asegurar el abastecimiento oportuno de suministros de oficina, cocina y limpieza. Gestionar relaciones con proveedores: negociación de contratos, seguimiento de servicios y evaluación de propuestas. Recepción y soporte administrativo Brindar atención y orientación a visitantes, clientes y colaboradores, asegurando una experiencia cálida y profesional. Cubrir o asegurar cobertura en recepción cuando sea necesario. Dar apoyo administrativo a líderes ejecutivos (viajes, gastos, envíos, inventario de productos de cliente). Elaborar documentos financieros (POs, presupuestos) y dar seguimiento a temas de facturación y planificación anual. Mantener actualizadas listas de distribución, organigramas y documentos internos. Liderazgo y cultura Supervisar y acompañar al equipo administrativo. Organizar eventos internos, celebraciones y actividades de integración. Colaborar con RR.HH. en protocolos de emergencia, onboarding y programas de regreso a oficina. Fomentar una cultura de colaboración, bienestar y alto desempeño. Perfil ideal Mínimo 2 año de experiencia en administración de oficinas, operaciones o servicios generales. Inglés avanzado (oral y escrito) indispensable. Excelentes habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas. Experiencia liderando equipos y colaborando con distintos niveles dentro de la organización. Dominio de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams). Deseable: experiencia en servicio al cliente y licenciatura concluida. Disponibilidad para trabajo presencial de tiempo completo. \n Aplica por este medio.

Responsibilities

The role involves overseeing daily office maintenance and ensuring a safe and functional environment. Additionally, it includes managing supplier relationships and providing administrative support to executives.