Empfang & Praxisorganisation (m/w/d) – 38 Std./Woche in Wedel at Therapiezentrum Wedel

Wedel, Schleswig-Holstein, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

08 Oct, 26

Salary

22.0

Posted On

10 Jul, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Practice Management, Medical Billing, Appointment Scheduling, Patient Communication, MediFox Therapie, Healthcare Administration, Prescription Verification, Dunning Process Management, German Language Proficiency, Resilience, Independent Decision Making, Teamwork

Industry

Health and Human Services

Description

Stellenbeschreibung Im Therapiezentrum Wedel suchen wir eine herzliche, zuverlässige und organisierte Persönlichkeit, die unseren Empfang mit Leben füllt. Der Empfang ist bei uns kein Durchlauftresen. Du bist die erste Stimme am Telefon, das erste Gesicht an der Tür – und Teil eines fünfköpfigen Backoffice-Teams, das dafür sorgt, dass sich unsere Therapeut:innen auf ihre Klient:innen konzentrieren können statt auf Papierkram. Am Vormittag und Mittag arbeitest du eng mit deinen Kolleg:innen zusammen. Ab dem späten Nachmittag hältst du den Empfang eigenständig – mit klaren Abläufen im Rücken und Therapeut:innen im Haus. Das braucht jemanden, der gerne selbst entscheidet. Konkret heißt das: Du hältst den Terminplan lebendig, prüfst Rezepte, bereitest die Abrechnung vor, kümmerst dich um Ausfallrechnungen und rufst Neuklient:innen aktiv an, wenn im Plan Lücken entstehen. Das ist Praxisorganisation, nicht Telefondienst. Wenn du gerne mit Menschen arbeitest, einen reibungslosen Praxisalltag schätzt und dich in modernen Praxis-Software-Systemen sicher bewegst – dann möchten wir dich unbedingt kennenlernen. Deine Aufgaben Empfang und erste Anlaufstelle für unsere Klient:innen Telefon und E-Mail-Postfach in deiner Verantwortung Aktive Terminsteuerung: Neuklient:innen einbestellen, Lücken schließen Rezeptprüfung und Vorbereitung der Abrechnung Ausfallrechnungen und Mahnwesen Enge Zusammenarbeit mit Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Rehasport Du berichtest direkt an unsere Praxismanagerin Doris, die dich einarbeitet und deine erste Ansprechpartnerin bleibt. Qualifikationen Das brauchst du Erfahrung im Gesundheitswesen – Praxis, Klinik oder MVZ Sicherer Umgang mit Heilmittelverordnungen Routine in einer Praxissoftware, idealerweise MediFox therapie Du arbeitest gerne eigenverantwortlich und triffst auch allein Entscheidungen Resilienz im Umgang mit Klient:innen: Du bleibst freundlich, auch wenn der Wartebereich voll ist und das Telefon klingelt Zuverlässigkeit und schnelle Auffassungsgabe Technisches Verständnis für Prozesse – du erkennst, wenn etwas unrund läuft, und sprichst es an Freude an echter Teamarbeit Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift Schön, wenn du das mitbringst Kenntnisse in der Heilmittel-Abrechnung (azh, Optica o. ä.) Erfahrung mit Rehasport-Verwaltung Lust darauf, Abläufe nicht nur auszuführen, sondern mitzugestalten Weitere Informationen Arbeitszeit: 38 Stunden pro Woche in Festanstellung Montag bis Donnerstag: 12:00 – 20:00 Uhr Freitag: 7:30 – 16:00 Uhr Feste Zeiten, kein Schichtwechsel, keine Wochenendarbeit. Du weißt im Januar, wie dein Dezember aussieht. Das bekommst du bei uns 19 – 22 € pro Stunde, je nach Erfahrung – rund 3.100 bis 3.500 € brutto monatlich 31 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche: 30 frei wählbar, dazu je ein halber Tag Weihnachten und Silvester 40 € vermögenswirksame Leistungen 50 € Sachkostenzuschuss monatlich 49€ Zuschuss zum Deutschlandticket Ein Backoffice-Team von fünf Menschen, die sich gegenseitig den Rücken freihalten Insgesamt 35 Kolleg:innen in einem Haus, das seit 1996 wächst Zwei Minuten zu Fuß vom S-Bahnhof Wedel Digitale Prozesse statt Zettelwirtschaft Regelmäßige Teamausflüge Start: ab sofort oder zum 01.08.2026 Kontaktinformation Therapiezentrum Wedel Rosengarten 5, 22880 Wedel bewerbung@tz-wedel.de About us Das Therapiezentrum Wedel ist seit 1996 ein interdisziplinäres Therapiezentrum mit Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Rehasport unter einem Dach. Direkt am S-Bahnhof Wedel, im Ärztehaus Rosengarten, arbeiten 35 Menschen täglich daran, Therapie wieder zu dem zu machen, wofür sie eigentlich gedacht ist: Zeit, Tiefe und echte Begleitung für unsere Klient:innen. Was uns wichtig ist Wir glauben nicht an Akkord-Therapie. Wir glauben an Therapeut:innen, die ihre Arbeit eigenverantwortlich gestalten — und die dafür den richtigen Rahmen brauchen. Deshalb haben wir Strukturen aufgebaut, die im Praxisalltag oft fehlen: ein Backoffice, das Bürokratie und Terminchaos übernimmt. Digitale Prozesse mit iPad und Spracheingabe, die Dokumentation nicht zur Last machen. Interdisziplinäre Fallbesprechungen, in denen Wissen geteilt statt gehortet wird. Wie wir zusammenarbeiten Wir arbeiten auf Augenhöhe — miteinander und mit unseren Klient:innen. Das heißt: direkte Kommunikation, klare Verantwortlichkeiten, gegenseitige Unterstützung statt Konkurrenz. Wer bei uns arbeitet, soll fachlich wachsen können, ohne sich dabei selbst zu verlieren. Deshalb investieren wir in Fortbildung, in moderne Ausstattung und in eine Kultur, in der Fragen erlaubt sind und Erfahrung weitergegeben wird. Wofür wir stehen Therapie ist für uns kein Durchlauf, sondern Beziehung. Unser Team begleitet Menschen vom Säuglingsalter bis ins hohe Alter — in der Praxis, bei Hausbesuchen und in Rehasport-Gruppen. Was uns verbindet, ist die Überzeugung, dass gute Therapie nur dann entsteht, wenn auch die Bedingungen gut sind. Für unsere Klient:innen genauso wie für unser Team.

Responsibilities

Manage the reception area as the first point of contact for clients, handling phone calls, emails, and active appointment scheduling. Coordinate practice organization tasks including prescription checks, billing preparation, and dunning management.