WAT GA JE DOEN?

Binnen het facilitaire domein ben jij de drijvende kracht achter de evenementen en bijeenkomsten. Onze directie en de afdelingen Communicatie en Bestuurszaken geven de opdracht voor evenementen en bijeenkomsten. Je communiceert met de opdrachtgever over bijzonderheden, vraagstukken, status, planning en budget.
Jij bent degene die alles voor de bijeenkomst strak regelt. Zo regel je de offertes in het inkoopproces, maak je het plan met de cateraar, je stelt het draaiboek op en samen met je facilitaire collega’s zorg je voor de op- en afbouw. Een voorbeeld van een evenement zijn de jaarlijkse zomerborrel en Monumentenweekend, maar ook een burgemeesterslunch, bestuurlijk ontvangst, de verkiezingen en toetreding van een VV-lid behoren in je werkpakket. Vanuit deze verantwoordelijkheid ben je flexibel in je beschikbaarheid, zodat je aanwezig bent bij deze bijeenkomsten, ook soms in de avonduren en sporadisch in een weekend.
Je weet je moeiteloos aan te passen aan je omgeving, die het ene moment bestuurlijk en zakelijk is en het andere moment meer informeel en gemoedelijk. Een chique Waterdiner is een andere setting dan een medewerkersbijeenkomst. Je vervult de rol van gastvrouw/heer tijdens het evenement en bent ‘in the lead’. Hierbij schroom je niet om tijdens een bijeenkomst te sturen op het verloop, waarbij je het bijvoorbeeld durft om een microfoon te pakken en aanwezigen te vertellen dat het tijd is om af te ronden.
Naast het coördineren van de evenementen pak je ook facilitaire taken binnen de afdeling op. Zo ben je de contractbeheerder voor catering en voor dienstkleding en regel je de abonnementen en verzorgt de uitgifte van relatiegeschenken. Hierbij draag je zorg voor structuur en onderhoudt de contacten met betrokkenen.

Please refer the Job description for details