FUNCTIEOMSCHRIJVING

Voor ICTU zoeken wij een Eventmanager. Je werkt aan het programma “Gebruiker Centraal”, uitgevoerd door ICTU in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Dit programma richt zich op bewustwording, kennisuitwisseling, inspiratie en ondersteuning van professionals die werken aan de dienstverlening en communicatie van de overheid.
Het programma wordt afgerond wanneer alle activiteiten en instrumenten van Gebruiker Centraal zijn overgedragen aan de beheerpartij, de nazorg is uitgevoerd en er financiële en inhoudelijke decharge heeft plaatsgevonden.
In jouw rol als Event Manager organiseer je drie jaarlijkse conferenties in 2026, 2027 en 2028. Je bent verantwoordelijk voor de volledige organisatie, uitvoering en nazorg van deze conferenties.

Jouw verantwoordelijkheden per conferentie:

• Opzetten van het programma en inzetten van communicatiemiddelen en -tools.
• Realiseren van benodigde middelen, inclusief contact met leveranciers.
• Onderzoeken en adviseren over locatiekeuze.
• Coördineren van planning en logistiek.
• Coördineren van het proces rondom uitnodigingen en bevestigingen.
• Afhandelen van administratieve processen.
• Evalueren van de behaalde resultaten.

De concrete resultaten die je realiseert:

• Per conferentie:
• Locaties zijn vastgelegd.
• Deelnemers zijn geregistreerd.
• De conferenties zijn uitgevoerd.
• Eindevaluaties zijn uitgezet bij deelnemers en de opdrachtgever.
• Bij afronding van de opdracht:
• Drie conferenties van Gebruiker Centraal zijn gerealiseerd.
• Evaluaties van deze evenementen zijn uitgevoerd en gedocumenteerd.De opdracht eindigt na afronding van de laatste conferentie, inclusief de volledige nazorg- en evaluatieperiode.Tijdens de opdracht neem je deel aan maandelijkse voortgangsbesprekingen over de te organiseren evenementen en kennissessies met de opdrachtgever. In aanloop naar de conferenties intensiveren de voortgangsoverleggen van maandelijks naar tweewekelijks en uiteindelijk wekelijks vlak voor het evenement. Na elk evenement bespreek je de eindevaluaties met de opdrachtgever.Mogelijke risico’s zijn onder andere dat wijzigingen in het beleid van de opdrachtgever impact kunnen hebben op de duur van de opdracht.JOUW PROFIELJe beschikt over specifieke kennis die het eigen personeel van de opdrachtgever niet heeft:
• Ervaring met het organiseren van (meerjarige) evenementen.
• Ervaring met evenementen binnen de thema’s van het programma Gebruiker Centraal.
• Ervaring met het succesvol organiseren van evenementen, zowel organisatorisch als inhoudelijk.Je bent organisatorisch sterk, secuur, creatief en praktisch ingesteld, met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je kunt ideeën vertalen naar de praktische uitvoering van evenementen en deze volledig coördineren.Daarnaast beschik je over uitgebreide kennis van:
• Projectmanagement
• Financieel beheer
• Licht-, geluid- en beeldtechniek
• Actuele ontwikkelingen in de congresmarktJe bent in staat om duidelijke planningen en begrotingen op te stellen, helder te communiceren en alle betrokken partijen professioneel aan te sturen.ORGANISATIEICTUGoede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Please refer the Job description for details