Eventmanger:in (m/w/d) - von Opening bis exklusivem Dinner: Festanstellung at UBS Digital Art Museum

Hamburg, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

01 May, 26

Salary

0.0

Posted On

31 Jan, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Event Management, Communication, Project Management, Negotiation, Detail Orientation, Problem Solving, Guest Management, Organization, Team Coordination, Feedback Collection, Bilingual Communication, RSVP Management, Catering Coordination, Event Planning, Follow-Up, Reporting

Industry

Museums;Historical Sites;and Zoos

Description

Mit dem UBS Digital Art Museum entsteht aktuell in der Hamburger HafenCity Europas größtes Museum, das sich ausschließlich digitaler und immersiver Kunst widmet. Eröffnung ist 2026 mit der Dauerausstellung „teamLab Borderless“ und Du kannst Teil davon werden! Unsere Mission: Wir wollen eine der relevantesten Plattformen für digitale und immersive Kunst in Europa werden und dieses Genre für alle erlebbar und zugänglich machen. Das Digital Art Museum sucht ab sofort eine:n erfahrene:n Eventmanager:in (m/w/d) zur Planung und Umsetzung von hochkarätigen Veranstaltungen von Opening Event bis Netzwerk Dinner. Du bist kommunikativ, zuverlässig, behältst auch bei vielen Details den Überblick – und fühlst dich am Telefon genauso sicher wie im schriftlichen Austausch auf Deutsch und Englisch? Dann freuen wir uns auf Dich. Aufgaben GÄSTEMANAGEMENT & KOMMUNIKATION Aufbau, Pflege und Verwaltung von Gästelisten (Invite-Management, Zu-/Absagen, Status-Tracking) Nachtelefonieren bei Einladungen / RSVPs sowie freundliches, verbindliches Follow-up Schriftliche Kommunikation mit Gästen (Einladungen, Reminder, Infos vor dem Event, Dankesnachrichten) Koordination von Außerplanmäßigen Themen (Begleitpersonen, VIPs, Allergien, Sitz-/Zutrittslogik etc. – je nach Event) EVENTVORBEREITUNG & ORGANISATION Planung und Vorbereitung von Events (Ablaufplanung, Projektmanagement, Timings, Checklisten) Abstimmung innerhalb des Teams & externen Dienstleister:innen Anfragen von Angeboten sowie führen von Verhandlungen (z. B. Catering) DURCHFÜHRUNG & NACHBEREITUNG Unterstützung bei der Eventdurchführung (Check-in, Ablaufkoordination, Troubleshooting) Nachbereitung: Feedback einsammeln, Learnings aufstellen & Reporting aufbauen Qualifikation DAS BRINGST DU MIT (WICHTIG) Nachweisbare Erfahrung im Eventmanagement (du hast Events bereits eigenständig geplant, vorbereitet & umgesetzt) Du weißt, wie Events „wirklich laufen“: inklusive kurzfristiger Änderungen und pragmatischer Lösungen Sehr starke Kommunikationsfähigkeit: am Telefon: freundlich, souverän, verbindlich schriftlich: klar, stilistisch sicher, professionell Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (C1/C2 oder vergleichbar) Strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit, Blick fürs Detail Sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Excel/Sheets, AI, Kalender und ggf. CRM/Projekttools) PLUSPUNKTE (NICE TO HAVE) Erfahrung mit RSVP-/Ticketing- oder Gästemanagement-Tools Erfahrung mit Dienstleistersteuerung/Budgetüberblick Bereitschaft zu gelegentlichen Abend-/Wochenendterminen bei Events Benefits Festanstellung in einem professionellen Umfeld Viel Eigenverantwortung und direkte Wirkung auf sichtbare Projekte Abwechslungsreiche Arbeit (Planung, Kommunikation, Durchführung) Kurze Entscheidungswege und ein Team, das zusammen anpackt Standort Hamburg, 3 Tage Office, 2 Tage Homeoffice RAHMENBEDINGUNGEN Start: ab sofort Umfang: Festanstellung in Vollzeit Events: bis zu 10 pro Jahr (mit intensiveren Phasen rund um die Termine) BITTE SENDE UNS: Lebenslauf (gern mit Event-Referenzen/Projektliste) Ein paar Zeilen zu deiner Event-Erfahrung (Kein langes Anschreiben notwendig!) Frühestmöglicher Starttermin Gehaltsvorstellung Bitte über den Link bzw. direkt die Join Plattform bewerben und nicht per E-Mail, sodass Eure Bewerbung auch wirklich ankommt.

Responsibilities

The Event Manager will be responsible for planning and executing high-profile events from the opening event to networking dinners. This includes guest management, event preparation, and post-event follow-up.