Executive Assistant & Business Management Specialist (m/w/d) at Bluecode

Vienna, , Austria -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

26 Aug, 26

Salary

49000.0

Posted On

28 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Calendar Management, Travel Management, Event Management, Office Management, Executive Support, Internal Communication, Onboarding, German Language, English Language, Stress Resistance, Discretion, Proactive Working Style

Industry

Financial Services

Description

Über die Stelle In dieser vielseitigen Rolle arbeitest du eng mit unserem CEO sowie dem Management-Team zusammen und sorgst dafür, dass Themen strukturiert, effizient und verlässlich umgesetzt werden. Du kombinierst Executive Support mit organisatorischem und operativem Business Management und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Deine Aufgaben Proaktives Kalender-, Termin- und Reisemanagement für unseren CEO sowie organisatorische Unterstützung unserer Geschäftsleitung – gesamt unterstützt du rund 9 Personen, dein Fokus liegt aber auf der Betreuung unseres CEOs Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Präsentationen und (internationalen) Meetings Schnittstelle zwischen Management, internen Teams und externen Partnern sowie erste Anlaufstelle für Abstimmungen mit dem Management-Team Verantwortung für organisatorische Abläufe (uA Büromaterialien, Verwaltung Büroinfrastruktur, Post Service) in unserem Office in Wien Mitarbeit bei der Organisation von externen Events in Koordination mit unserem Business Development, Sales und Marketing-Team Planung und Umsetzung von Team-Events, Workations und internen Veranstaltungen Unterstützung in der internen Kommunikation sowie beim Onboarding neuer Mitarbeitender Dein Profil Mehrjährige Erfahrung im Executive Assistance-, Operations- oder Business-Management-Umfeld Erfahrung im Reise-, Event- und Office-Management Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise Hohe Stressresistenz und Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen Kommunikationsstärke sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge eigenverantwortlich umzusetzen Warum wir? Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten (idealerweise 3 Tage / Woche im Office) Ein dynamisches, internationales Team mit Startup-Spirit und flachen Hierarchien Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum Team-Events, Workations und eine offene Unternehmenskultur Neugierig geworden? About us Bei Bluecode bauen wir das europäische mobile Zahlungssystem auf. Eine Lösung aus und für Europa, die mobiles Bezahlen in Kombination mit Mehrwertdiensten ermöglicht. Schon jetzt sind wir im Handel in Österreich und Deutschland weit verbreitet und in einer Vielzahl von Apps wie der Bluecode App, der jö App, der Kaufland App oder der Müller App und in diversen Fußballvereinen und Kantinen als Zahlungslösung integriert. Was uns jeden Tag antreibt, ist das Gefühl, die Welt des Bezahlens zu verändern und zu gestalten, um das Leben aller zu erleichtern. Bei Bluecode arbeiten mehr als 70 Menschen in Österreich, Deutschland, der Schweiz und weltweit mit uns zusammen. Unsere Büros in Österreich befinden sich direkt im Zentrum von Wien und Innsbruck. Wir suchen MitarbeiterInnen, die nicht nur für uns, sondern passioniert mit uns an unseren ambitionierten Zielen arbeiten. Erfahre mehr unter www.bluecode.com oder schaue dir dieses Video an.

Responsibilities

Provide proactive executive support to the CEO and management team, including calendar, travel, and meeting coordination. Manage office infrastructure in Vienna and organize internal and external team events and onboarding processes.