Executive Assistant.e Direction Générale H/F - Pullman Paris Montparnasse 4 at Accor

Paris, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

30 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Agenda Management, Executive Support, Event Planning, Meeting Coordination, Administrative Management, Reporting, Communication, Time Management, Autonomy, Collaborative Work, Problem Solving, Strategic Thinking, IT Proficiency, Customer Orientation, Organization, Multitasking

Industry

Hospitality

Description

Description de l'entreprise PULLMAN PARIS MONTPARNASSE - Situé en plein cœur du nouveau centre de la Gaîté Montparnasse, l'hôtel Pullman Paris Montparnasse se positionne comme un acteur clé de l'univers Premium en Europe. En quelques chiffres, le Pullman Paris Montparnasse c'est : 957 suites et chambres, 6000 m² d'espaces événementiel, 2 restaurants (80 et 280 places), un Lobby Bar, un centre de fitness 2.0, un espace dédié à l'art et un Rooftop bar avec une vue exceptionnelle sur la capitale. Bien plus qu’un hôtel, le Pullman Paris Montparnasse est une expérience sur mesure, où chacun.e contribue à l'excellence opérationnelle pour offrir une expérience client et talent personnalisée. Description du poste MISSION : Véritable rôle transverse, il/elle apporte un soutien opérationnel à la Direction Générale. Il/elle coordonne et optimise l’agenda selon les priorités afin d’assurer le bon fonctionnement de la Direction Générale Hôtel et de la région Pullman Paris. Il/elle accompagne le Directeur Général afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS : Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…). Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. Accueillir physiquement les rendez-vous. Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…). Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…). Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. Planification et gestion de l’agenda dans un souci d’agilité et de réactivité (Hôtel/Région) Planification et organisation des Comex et Comités de Directions mensuels (Hôtel/Région) Planification de l’ensemble des réunions internes (récurrentes et ponctuelles) de la Direction Générale Mise en place d’un cadre de travail structuré pour faciliter la coopération transversale (Hôtel/Région) Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles. Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information). Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire. Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…). Gérer les notes de frais. Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…). Qualifications SAVOIR-FAIRE & SAVOIR-ÊTRE : Capacité à mobiliser, planifier et coordonner les ressources externes et internes Excellentes qualités relationnelles avec les différentes parties impliquées (propriétaires, consultants, prestataires) Capacité à exécuter un projet dans le respect des contraintes de délais et contraintes budgétaires Excellente aptitude à communiquer, à l’oral comme à l’écrit Excellente gestion du temps et capacité à travailler en autonomie Polyvalence, adaptabilité et réactivité Capacité à travailler efficacement en mode collaboratif, esprit d’équipe et sens de l’initiative Compétences informatiques Leadership développeur : orientation positive, organisation, rigueur, autonomie Leadership collaboratif : esprit d’équipe, communication, facilitateur du travail en équipe Leadership entrepreneur : résolution de problèmes, sens de l’initiative, pensée stratégique Optimisme, passion, innovation, créativité, adaptabilité, capacité de remise en question, orienté client et capacité à atteindre des objectifs ambitieux et à relever des challenges Informations complémentaires POURQUOI NOUS REJOINDRE Rémunération attractive avec 13ème mois dès 6 mois d’ancienneté Prime sur objectif Indemnité nourriture en plus sur votre salaire Mutuelle prise en charge à 80% par l’employeur Pass Navigo pris en charge à 75% Participation filiale du groupe Accor Horaires en continu sans coupure 2 jours de repos consécutifs Cadre de travail premium dans un hôtel neuf, situé en plein cœur de Paris, accessible par de nombreux transports depuis la Gare Montparnasse Restaurant d'hôtel avec des menus équilibrés cuisinés par une équipe dédiée Vous bénéficierez d'une nuit découverte durant les trois premiers mois après l'embauche (séjour d'une nuit dans notre hôtel en B&B avec diner pour vous et votre +1) Nombreuses possibilité de formation et d'évolution de carrière au sein de notre hôtel et du groupe Accor Catégorie: Administration & Support Type d'emploi: Durée Indéterminée Type de Contrat: Temps Plein

How To Apply:

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Responsibilities

Provide operational and administrative support to the General Management by coordinating agendas and optimizing daily schedules. Manage professional logistics, organize executive committee meetings, and handle documentation and reporting for the hotel and region.