Executive Assistant (m/w/d) at HOYER Handel GmbH

Hamburg, Hamburg, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

20 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

22 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Executive Assistance, Office Management, Calendar Management, Travel Planning, Meeting Minutes, MS PowerPoint, MS Excel, MS Outlook, German C2, English Proficiency, Project Coordination, Process Optimization, Reporting, Presentation Creation, Discretion, Organizational Skills

Industry

Wholesale Import and Export

Description

Einleitung Die HOYER Handel GmbH ist ein international tätiges Handelsunternehmen mit Sitz in Hamburg. Wir beliefern große Handelspartner in Europa und den USA mit Konsumgütern und sind führend in den Bereichen Consumer Electronics, elektrische Haushaltsartikel und Personal Care. Qualität, Innovation und die Leidenschaft zum Produkt sind für uns die wichtigsten Eckpfeiler unserer Arbeit. Wir verbinden Tradition und Moderne und sind dabei immer am Pulsschlag der Tech-Trends. Dazu brauchen wir Menschen mit Begeisterung, Organisationstalent und Teamgeist. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als: Executive Assistant (m/w/d) Spannende Aufgaben erwarten dich • Eigenverantwortliche Organisation des GF-Büros: Terminplanung, Wiedervorlagen, Postbearbeitung und Korrespondenz (deutsch/englisch) • Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung • Planung und Buchung von Geschäftsreisen • Koordination zwischen GF und Abteilungsleitungen • Aufbereitung von Auswertungen für GF-Entscheidungen • Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Management-Reports • Tracking offener Punkte, Maßnahmen und Deadlines aus GF- und Führungskreissitzungen • Mitwirkung bei Projekten der Geschäftsführung, z. B. Digitalisierung, Prozessoptimierung oder Standortthemen • Unterstützung bei wiederkehrenden Themen wie Jahresplanung, Budgetrunden und Reporting-Zyklen • Operative Unterstützung des Executive Operations Lead bei bereichsübergreifenden Themen • Vertrauliche Verwaltung von Verträgen, Beschlüssen und sensiblen Unterlagen Das bringst du mit Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium Mehrjährige Erfahrung im Bereich Executive Assistance, Assistenz der Geschäftsführung oder Office Management Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und professionelles Auftreten im Umgang mit vertraulichen Themen Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch (mind. C2 Level) und Englisch in Wort und Schrift Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook Erfahrung in der Vorbereitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten Hands-on-Mentalität sowie Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit Strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und Maßnahmen Eigeninitiative, Lösungsorientierung und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein Erfahrung im Projektumfeld oder in der Koordination von internen Prozessen von Vorteil About us Freue dich auf Zahlreiche Mitarbeitervorteile Wir bieten dir umfangreiche Benefits, eine betriebliche Altersvorsorge, Bezuschussung für das Deutschlandticket, Firmenfitnessangebot, Option auf ein Jobrad, Teamevents, individuelle Weiterbildung, moderne Büros, frisches Obst und Gemüse uvm. Unser Arbeitsplatz liegt mitten in Hamburg Bei uns arbeitest du im schönen Stadtteil Altona, zwischen Schanze, Bahrenfeld und Ottensen, hier kannst du auch im direkten Umfeld gut wohnen und leben. Unsere Philosophie Eine Atmosphäre auf Augenhöhe, die Förderung der persönlichen Stärken und ein modernes Arbeitsumfeld zeichnen uns aus. Überzeugt? Dann sende uns bitte Deinen Lebenslauf mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit zu. Am besten direkt über den Button oder ganz einfach via Mail an bewerbung@hoyerhandel.com HOYER Handel GmbH

Responsibilities

The role involves the independent organization of the Managing Director's office, including scheduling, correspondence, and travel planning. Additionally, the assistant prepares management reports, tracks deadlines, and supports digitalization and process optimization projects.