Executive Assistant (m/w/d) in Berlin at publicplan GmbH

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

17 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

19 May, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Executive Assistant, Management Assistant, Project Coordination, Decision Preparation, Stakeholder Management, Organizational Talent, Self-Responsibility, Discretion, Communication Interface, Meeting Management

Industry

IT Services and IT Consulting

Description

Einleitung Du unterstützt die Geschäftsführung auf Executive-Level: strukturiert, vorausschauend und mit dem nötigen Fingerspitzengefühl für vertrauliche Themen. Als zentrale Vertrauensperson trägst du maßgeblich dazu bei, dass strategische Entscheidungen fundiert vorbereitet und operative Abläufe souverän koordiniert werden. Deine Aufgaben Du unterstützt die Geschäftsführung in allen organisatorischen und strategischen Belangen und sorgst für eine reibungslose Priorisierung des Tagesgeschäfts. Du übernimmst die vorausschauende Planung, Steuerung und Optimierung des CEO-Kalenders inklusive inhaltlicher Vorbereitung von Terminen. Du erstellst Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Briefings für interne und externe Management-Meetings. Du koordinierst vertrauliche Projekte und übernimmst deren strukturierte Nachverfolgung über verschiedene Stakeholder hinweg. Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungsteam und externen Partnern und gewährleistest ein verlässliches Kommunikations- und Informationsmanagement. Du verantwortest ein professionelles Kommunikations- und Informationsmanagement und treibst die konsequente Nachverfolgung von Themen und Verantwortlichkeiten voran. Dein Profil Du hast mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Position auf Senior-Level. Du verfügst über ein ausgeprägtes Verständnis für Geschäftsprozesse, Prioritätensteuerung und den vertraulichen Umgang mit sensiblen Themen im Executive-Umfeld. Du zeichnest dich durch eine strukturierte, proaktive und eigenständige Arbeitsweise aus und behältst auch in dynamischen Situationen jederzeit den Überblick. Du kommunizierst souverän auf C-Level-Niveau und überzeugst durch Klarheit, Verbindlichkeit und ein starkes Stakeholder-Management. Du gehst sicher mit MS Office, insbesondere PowerPoint, sowie digitalen Collaboration- und Reporting-Tools um; Kenntnisse in LucaNet und HubSpot sind von Vorteil. Du hast fließende Deutschkenntnisse – gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab. Unsere Benefits Ein strategisch positioniertes Unternehmen mit Haltung, Relevanz und Entwicklungsperspektive. Ein interdisziplinäres, offenes und motiviertes Team. Attraktive Benefits wie Fahrradleasing, Mitarbeiterangebote, zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten, Urban Sports-Mitgliedschaften und eine moderne technische Ausstattung (Apple oder Windows). Einen modernen Arbeitsplatz in Berlin. Zudem bieten wir flexible Arbeitszeiten und unterstützen eine ausgewogene Work-Life-Balance. Kontaktinformationen Siehst du dich als Teil der Mission, Deutschlands digitale Zukunft zu gestalten? Dann startet hier und jetzt der Countdown für deine Bewerbung bei der Nummer Eins für Open Source-Lösungen im E-Government. Noch Fragen? Aber gern! Sprich uns einfach an: Unser Recruitingteam erreichst du unter Tel. 0211/63550180 oder per Mail (hr@publicplan.de). Bitte beachte, dass ein Wohnsitz in Deutschland vorhanden sein muss. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Unsere Informationen zum Datenschutz für Bewerber (m/w/d) findest du hier. Information für Personaldienstleister: Wir bitten Personaldienstleister und Headhunter auf eine unaufgeforderte Zusendung von Bewerber-Profilen zu verzichten, da diese nicht gewünscht sind und demzufolge als Spam behandelt und nicht beachtet bzw. gelöscht werden. About us Wir sind Menschen, die sich bewusst für eine Aufgabe entschieden haben, die anspruchsvoll ist und direkt wirkt: die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung. Seit 15 Jahren arbeiten wir bei publicplan dort, wo föderale Komplexität, Open-Source-Technologie und Verwaltungsrealität zusammenkommen. Wir lösen die schwierigen Probleme und sind stolz darauf, wenn es klappt. Als Teil der Allgeier-Gruppe haben wir den Rückhalt eines großen Unternehmens, arbeiten aber mit dem Fokus und der Haltung eines spezialisierten Mittelständlers. Unabhängig in der Beratung, klar in der Überzeugung: gute Verwaltung stärkt das Vertrauen der Menschen in ihren Staat. Daran arbeiten wir jeden Tag.

Responsibilities

You will support the management in all organizational and strategic matters, ensuring smooth prioritization of daily business. You will also be responsible for proactive planning, management, and optimization of the CEO's calendar, including preparation for meetings.