Executive Assistant (m/w/d) mit kaufmännischer Verantwortung in Teilzeit at Good Fellas

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

24 May, 26

Salary

0.0

Posted On

23 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Financial Management, Organizational Steering, Lexoffice, Lexware Office, Preparatory Accounting, Tax Declaration Communication, Invoice Creation, Dunning Procedures, Payment Transactions, Contract Management, Offer Creation, Retainer Structuring, Scope Analysis, Office Management, Vendor Coordination, Travel Organization

Industry

Description

Wir sind eine spezialisierte Performance-Marketing-Boutique Agentur mit Fokus auf Google Ads für anspruchsvolle Health-, E-Commerce und Dienstleistungsunternehmen. Wir sind ein kleines, senioriges Team mit hohem Qualitätsanspruch und Spaß bei der Arbeit. Für diese Position geht es um Teilzeit (8–12 Stunden/Woche) | 2–3 halbe Tage vor Ort in Berlin Mitte Aufgaben Du übernimmst die kaufmännische und organisatorische Steuerung im Hintergrund, damit sich die Geschäftsführung auf Kundenstrategie, Sales und Weiterentwicklung konzentrieren kann. Du bist nicht nur ausführend, sondern denkst wirtschaftlich mit – insbesondere bei Retainern, Angeboten und Scope-Fragen. Deine Aufgaben Finance & kaufmännische Steuerung Eigenständige Pflege von Lexoffice/Lexware Office vorbereitende Buchhaltung inkl. Belegmanagement Umsatzsteuervoranmeldung Kommunikation mit Steuerberatung Rechnungen erstellen & Zahlungseingänge überwachen Mahnwesen eigenständig durchführen Zahlungsverkehr im laufenden Geschäft verantworten Vertragsbedingungen und Kündigungsfristen im Blick behalten Anbieter recherchieren, wechseln und ggfs. kündigen Angebote & Retainer-Struktur Angebote erstellen und versenden Retainer-Abrechnungen strukturiert abbilden Scope-Fragen mitdenken wirtschaftliche Einschätzungen vorbereiten aktiv hinterfragen, wenn Leistungen unterkalkuliert wirken Pricing-Diskussionen strukturell vorbereiten Organisation & Business Support Office-Management Bestellungen & Anbieterkoordination Reisen & Termine organisieren Bewerbungen vorsortieren kleinere Website-Anpassungen (unsere Website ist gerade im Aufbau) Tools verwalten & Kündigungsfristen überwachen Team-Events organisieren Recherche-Aufgaben (z. B. Freelancer, Fotograf etc.) Qualifikation Mind. 2 Jahr Erfahrung in einer Agentur Erfahrung mit Lexoffice/Lexware Office Sicherheit im Bereich vorbereitende Buchhaltung Verständnis für Retainer-Modelle und projektbasierte Abrechnung Wirtschaftliches Denken (Marge, Scope, Leistungsumfang) Sehr strukturierte, eigenständige Arbeitsweise Freude daran, Verantwortung zu übernehmen Du sprichst Ineffizienzen offen an Sehr detailgetreues Arbeiten sowie hohes Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit Benefits Hohe Eigenverantwortung von Anfang an Direkte Zusammenarbeit mit der Gründerin Transparente Einblicke in Pricing, Retainer-Logik und Agentursteuerung Gestaltungsspielraum bei Prozessen und Strukturen Flexible Zeiteinteilung innerhalb der vereinbarten Tage Klarer Verantwortungsbereich ohne Konzernpolitik Entwicklungsperspektive in Richtung Operations bei weiterem Unternehmenswachstum Moderne Tools und effiziente Arbeitsweise Langfristige Zusammenarbeit in einem kleinen, hochwertigen Setup Wunderschönes Büro im Herzen von Berlin Mitte Faire Vergütung Kleines, sympathisches Team mit Spaß an der Arbeit Rahmenbedingungen 8–12 Stunden pro Woche 2–3 halbe Tage pro Woche vor Ort in Berlin 💼 https://www.linkedin.com/in/jana-lohse/

Responsibilities

The role involves taking over the commercial and organizational management in the background, allowing the management to focus on client strategy, sales, and development. Responsibilities span finance, contract management, offer structuring, and general business support including office management and event organization.