Executive Assistant (m/w/d) at Telio Group

Hamburg, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

13 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

15 Jun, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Executive Assistance, Calendar Management, Travel Coordination, Event Planning, Meeting Minutes, Management Presentations, Data Analysis, Office Management, MS Outlook, MS PowerPoint, MS Office, English Proficiency, German Proficiency, Correspondence, Compliance, Priority Setting

Industry

Information Technology & Services

Description

Deine Aufgaben Du bist die zentrale Ansprechperson für den COO in allen organisatorischen und administrativen Belangen und unterstützt nachmittags sowie in Vertretung auch den CEO. Du planst und organisierst Meetings, erstellst Protokolle und sorgst für die Nachverfolgung von Meetings. Du übernimmst die Organisation und Steuerung von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Einhalten der Travel Policy sowie Rahmenverträgen. Du koordinierst interne und externe Veranstaltungen wie Tagungen oder Firmenfeiern. Du unterstützt die Geschäftsleitung bei der Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden und Partnern. Du erstellst Management-Präsentationen und bereitest Datenanalysen für Entscheidungsgrundlagen auf. Du erledigst Sonderaufträge und wirkst aktiv in Projekten mit. Du pflegst Kontakte zu Kunden und Kooperationspartnern und repräsentierst das Unternehmen professionell. Du übernimmst Office-Management-Aufgaben wie die Organisation von Meetingräumen, Büromaterial und den Empfang von Gästen. Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft und bei allgemeinen administrativen Aufgaben, inklusive Dokumentenverwaltung und Abstimmung mit anderen Standorten. Dein Profil Du hast eine fundierte kaufmännische Ausbildung mit einem guten Abschluss oder eine vergleichbare Qualifikation. Du bringst mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Managementassistenz mit. Du bist in der Lage, Termine, Meetings und Reisen effizient zu planen und Prioritäten sicher zu setzen. Du beherrschst MS Office sehr gut, insbesondere MS Outlook und PowerPoint kannst du sicher anwenden. Du kommunizierst professionell – schriftlich und mündlich – auf Deutsch und Englisch, idealerweise auch in weiteren Sprachen. Du gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um und hältst dabei stets die Compliance-Richtlinien ein. Warum wir? Unsere attraktiven Benefits: Modernes, zentral gelegenes Büro: Nur 5 Gehminuten von der Haltestelle Bahrenfeld entfernt - bequeme Anreise garantiert! Offene Unternehmenskultur: Tauche ein in ein internationales Arbeitsumfeld, in dem Ideen und Vielfalt gefördert werden. Kollegiale Arbeitsatmosphäre: Genieße eine Arbeitsatmosphäre, die von Zusammenarbeit und Hands-on-Mentalität geprägt ist. Hybrides Arbeitsmodell: Flexibilität - Kombiniere Arbeit vor Ort und im Home Office. 30 Tage Urlaub: Mehr Zeit für Erholung und Freizeit. Zusätzliche freie Tage am 24.12., 31.12. sowie einen halben Tag an deinem Geburtstag. Attraktives Vergütungspaket: Wir honorieren deine Leistung angemessen. Pluxee-Gutscheine: Für unbeschwerte Verpflegung während der Arbeit. HVV-Abo- oder Tiefgaragenstellplatz-Zuschuss: Unterstützung für Deine bequeme Anreise. JobRad: Nutze die Möglichkeit, nach der Probezeit ein JobRad zu leasen. Betriebliche Altersvorsorge: Mit großzügigem 25% Arbeitgeber-Zuschuss bis zu 75 €. About us Telio ist eine mittelständische, international agierende, stark wachsende Unternehmensgruppe im Bereich Telekommunikation und IT-Dienstleistungen im Strafvollzug. Als europäischer Marktführer bieten wir seit mehr als 25 Jahren Kommunikationslösungen für Haftanstalten und ihre Insassen weltweit. Mit mehr als 270 Mitarbeitern sind wir in 23 Ländern tätig und entwickeln, installieren und betreiben Kommunikations- und Mediensysteme, die im Justizvollzug genauso wie im Maßregelvollzug einen wichtigen Beitrag zur Resozialisierung leisten.

Responsibilities

The role serves as the central point of contact for the COO and CEO, managing organizational and administrative tasks. Key duties include planning meetings, coordinating business travel, organizing events, and preparing management presentations and data analyses.