IHRE AUFGABEN

Als Executive Assistant sind Sie der organisatorische und strategische Schutzschild unseres Inhabers. Sie agieren als zentrale, vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern.
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Strategisches Zeit- & Kalendermanagement: Proaktive Planung des Geschäftsführer-Kalenders, inhaltliche Vorbereitung aller Termine und Sicherstellung der maximal effektiven Zeitnutzung.

• Aufbau einer Wissensdatenbank: Verantwortung für den Aufbau und die Pflege einer zentralen, digitalen Datenbank („Single Source of Truth“) für alle wichtigen Unternehmensdokumente.
• Eigenständiges Projektmanagement: Vollverantwortliche Planung, Umsetzung und der erfolgreiche Abschluss von internen Projekten (z.B. Firmenevents, Einführung neuer Office-Tools).
• Effizienz- & Prozessoptimierung: Management des E-Mail-Eingangs des Geschäftsführers, Filtern und Priorisieren von Anfragen sowie die Entwicklung von Lösungen zur Digitalisierung administrativer Abläufe.
• Kaufmännische Unterstützung: Etablierung und Überwachung eines Prüfprozesses für Verträge und größere Bestellungen zur Kostenkontrolle und Risikominimierung.

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