Executive Assistant (m/w/d) at Yoursquares GmbH

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

02 Aug, 26

Salary

47000.0

Posted On

05 May, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Executive Assistance, Project Management, Accounting, Process Optimization, Document Management, Meeting Organization, Business Analysis, Communication Skills, Time Management, English Proficiency, German Proficiency, DATEV, Stripe, Lexoffice, AI Tools, Automation

Industry

Real Estate

Description

Deine Aufgaben: Als Executive Assistant arbeitest du sehr eng mit den Gründern zusammen und bist Sparringspartner im operativen Tagesgeschäft. Gemeinsam gebt ihr Vollgas, um das Unternehmen strukturell und organisatorisch auf den nächsten Wachstumsschritt – hin zu 60+ Mitarbeitenden – vorzubereiten und weiterzuentwickeln. Unterstützung der Geschäftsführung bei Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Geschäftsvorgänge Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Organisation von Terminen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen Recherche, Analyse und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen Übernahme des Dokumentenmanagements sowie Verwaltung der digitalen Post Vorbereitung der Buchhaltung und zentrale Schnittstelle zum Steuerberater Sicherstellung fristgerechter Rechnungszahlungen und Einhaltung relevanter Fristen Versand und Verwaltung von Verträgen (Mandanten & Mitarbeitende) Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen Organisation interner Teamevents Aktive Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse und Strukturen Das bringst du idealerweise mit: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung Erste Berufserfahrung als Referent, Assistenz der Geschäftsführung, im Projektmanagement oder in der Projektkoordination von Vorteil Erfahrung im Umgang mit DATEV sowie gängigen Buchhaltungs-Tools (z. B. Stripe, Lexoffice oder vergleichbar) Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Interesse an Prozessoptimierung, KI-Tools und Automatisierung Persönlich überzeugst du durch Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise Eigeninitiative sowie vorausschauendes Denken und Handeln Teamgeist und Freude daran, gemeinsam ambitionierte Wachstumsziele zu erreichen Was wir dir bieten: Modernes Büro in Charlottenburg mit Dachterrasse sowie kostenlosen Getränken und Snacks Flexible Arbeitszeiten Regelmäßige gemeinsame Mittag- und Abendessen sowie Team-Events Enge Zusammenarbeit mit den beiden Gründern Die Möglichkeit, direkt am starken Wachstum eines Startups mitzuwirken Flache Hierarchien und offene Kommunikation Cooles und aufgeschlossenes Team Eine faire Vergütung, sowie Corporate Benefits About us Willst du Teil eines der am schnellsten wachsenden PropTech-Startups in der Immobilienbranche werden? Willkommen bei yoursquares. Wir digitalisieren und automatisieren den gesamten Vertriebs und Vermarktungsprozess von Neubauprojekten für Bauträger - von der Gewinnung qualifizierter Kaufinteressenten abseits klassischer Immobilienportale über KI-gestützte telefonische Vorqualifizierung bis hin zu unserem eigenen Bauträger-CRM mit Automatisierungen, Analytics Dashboards und KI-Tools. Mit über 150 Bauträgerkunden in Deutschland, Österreich und Frankreich sind wir bereits heute der digitale Vertriebspartner für Neubauprojekte. Als bootstrapped Startup wachsen wir aktuell mit über 700% pro Jahr und werden in den nächsten Jahren stark skalieren. Unsere Mission: Die europaweit #1 digitale Vertriebs- und Vermarktungsplattform von Neubau-Immobilienprojekten werden.

Responsibilities

The Executive Assistant supports the founders in daily operations, planning, and controlling business processes to prepare the company for growth. Key tasks include meeting organization, document management, basic accounting, and optimizing internal structures.