Executive Assistant - Management Board at Noblesse Top Secretaries

Utrecht, Utrecht, Netherlands -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

01 Jun, 26

Salary

4800.0

Posted On

03 Mar, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Agenda Management, Mailbox Management, Communication, Meeting Preparation, Travel Organization, Event Organization, Office Coordination, Stakeholder Management, Proactivity, Prioritization, Discretion, Diplomacy, Problem Solving, Multitasking, English Proficiency

Industry

Staffing and Recruiting

Description

Beschrijving van het bedrijf Onze opdrachtgever is een jonge maar zeer ambitieuze & groeiende organisatie actief in informatie technologie. Zij bieden alle providers toegang tot moderne infrastructuur en digitale connectiviteit waarbij de nadruk ligt op dataveiligheid en risicobeheer. Vanuit hun kantoor in de nabijheid van Utrecht bedienen zij hun klanten met een transparante en klantgerichte aanpak. Ter ondersteuning van twee van de Directieleden zijn zij op zoek naar een proactieve Executive Assistant. Functieomschrijving Als Executive Assistant ben jij de strategische rechterhand van de directie en een cruciale kracht achter hun succes. Onze directie bestaat uit vier leden; samen met je collega draag jij de volledige verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van twee directieleden. Jij zorgt ervoor dat zij optimaal kunnen presteren — altijd voorbereid, gefocust en ontzorgd. Je regisseert complexe agenda’s, stroomlijnt communicatie, bereidt board-vergaderingen en besluitvorming zorgvuldig voor en organiseert reizen en events tot in de puntjes. Tegelijkertijd houd je het kantoor soepel draaiend door coördinatie van office- en facilitaire zaken. Je bent méér dan ondersteuning: je bent sparringpartner, prioriteitenbewaker en verbindende schakel. Je beweegt je moeiteloos tussen directie, medewerkers, aandeelhouders en externe partners en draagt actief bij aan de professionele uitstraling van de organisatie. Je werkt nauw samen met de andere Executive Assistant en met elkaar vertalen jullie de organisatiedoelstellingen naar een effectief en realistisch directieschema. Je bent nauw betrokken bij de business, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en stelt zelfstandig prioriteiten. Gevraagd én ongevraagd geef je advies, zodat de directie altijd één stap voor blijft. Voorkomende taken & verantwoordelijkheden: Volledig agenda- en mailboxbeheer voor de directie (prioriteren, conflicten oplossen, overzicht houden, proactief meedenken over planning) incl. coördineren meetings met internationale stakeholders; Je bent het interne en externe aanspreekpunt, hebt veel contact met klanten, partners en stakeholders; Organiseren van personeelsevenementen, boardmeetings en externe bijeenkomsten; Noteren en opvolgen van actiepunten uit MT; Regelen van vergaderlocaties (intern en extern), meeting rooms en catering; Reis- en hotelboekingen, visa en vervoer voor directie, C-level en eventueel boardleden; Je zorgt dat het kantoor soepel draait door zorg te dragen voor boodschappen, parkeerbeheer, post, kantoorartikelen, een corveerooster etc.; Je bent de oren en ogen van de directie voor wat er speelt in de organisatie. Functie-eisen MBO+ / HBO werk- en denkniveau, ruime ervaring in een vergelijkbare functie & werkzaamheden; Zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en een proactieve instelling; Communicatief sterk, foutloos Nederlands en goede beheersing Engelse taal; In staat om aan te voelen wat de directie nodig heeft en daarop proactief te handelen; Snel in schakelen tussen verschillende onderwerpen en sterk in overzicht behouden; Praktisch ingesteld, oplossingsgericht en rustig onder druk; Toegankelijk in omgang en goed in het verbinden van directie en medewerkers; Professionele houding en representatief in alle contacten; Je houdt van een dynamische omgeving; Je vindt het niet erg om af en toe buiten kantooruren iets op te pakken; Je bent altijd discreet en gaat diplomatiek om met vertrouwelijke informatie; Opgewekt en positief gestemd , je gaat elke dag met een glimlach & veel energie naar kantoor. Aanvullende informatie Wat wordt geboden? Onze opdrachtgever biedt een uitdagende en zelfstandige functie in een dynamische fast paced omgeving met ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Daarnaast bieden zij een salaris afgestemd op ervaring (ca. € 3.500,= - € 4.800,=) en een mooi pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden met hierin o.a. een bonus (15%) en een goede pensioenregeling. Interesse? Graag ontvangen wij je volledige CV per email via de "apply" button. Voor nadere informatie kun je ook bellen met Noblesse Recruitment; Monique Nobel tel. +31 (0) 6-41 576 904.

Responsibilities

The Executive Assistant acts as the strategic right hand to two members of the management board, ensuring they can perform optimally by managing complex schedules, streamlining communication, and preparing for board meetings and decision-making processes. Responsibilities also include coordinating office and facility matters to ensure smooth daily operations and serving as a crucial link between the board, employees, shareholders, and external partners.