Executive Assistant / Office & Finance Manager (m/w/d) at Melina Bucher

Mannheim, Baden-Württemberg, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

09 May, 26

Salary

0.0

Posted On

08 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Finance, Executive Support, Organizational Skills, Communication, Reliability, Problem Solving, Digital Tools, E-Commerce, Project Coordination, Time Management, Decision Making, Attention To Detail, Confidentiality, Adaptability, Prioritization

Industry

Retail Apparel and Fashion

Description

Die Marke MELINA BUCHER ist ein mehrfach ausgezeichnetes Modelabel. Seit 2019 vereint sie zeitloses Design, feine Handwerkskunst und neueste Materialinnovationen in veganen Taschen und Accessories – 100 % tierfrei, möglichst plastikfrei und made in Germany. Unter der Marke GROW – The Studio haben wir 2024 ein Atelier in Mannheim eröffnet, in dem wir tagtäglich mit zukunftsweisenden Materialien arbeiten und das wir bereits zu einem der führenden Studios Europas für die Umsetzung von Taschen und Accessoires aus Next-Gen-Materialien entwickelt haben. Ergänzend wirken wir auch an einer Reihe von Beteiligungen im E-Commerce- und Innovationsumfeld mit. Alle Firmen sind wachstumsorientiert, digital aufgestellt und stark projektgetrieben. Zur Entlastung der Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, verlässliche und mitdenkende Assistenz in Teilzeit (50-75%). Die Rolle ist zentral und verbindet Office Management, vorbereitende Buchhaltung und Executive Support. Aufgaben Du bist die organisatorische Schaltstelle, hältst Prozesse zusammen und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, hast Zugriff auf E-Mail, Kalender und Kommunikationskanäle und übernimmst Verantwortung im Tagesgeschäft und in Projekten. Diese Rolle ist keine klassische Assistenz. Sie erfordert Überblick, Entscheidungsstärke und Verlässlichkeit. Wenn du gerne Ordnung in komplexe Strukturen bringst, bist du hier richtig. Diese Tätigkeiten erwarten Dich im Bereich Office Management & Administration: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Equipment Pflege von Inventar- und Bestandslisten Kommunikation mit Lieferanten und Geschäftspartnern Verwaltung von Personalunterlagen Diese Tätigkeiten erwarten Dich im Bereich Buchhaltung & Finance: Belege prüfen, vorkontieren und erfassen Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater Durchführung von Zahlungen Abstimmung mit Steuerberater, Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen (vorbereitend) Diese Tätigkeiten erwarten Dich im Bereich Executive Assistance: Vorqualifizierung und Beantwortung eingehender Nachrichten auf allen Kanälen Überwachung und Pflege des Kalenders Terminvereinbarungen und Priorisierung Aufgabenmanagement und Follow-ups Strukturierung von To-dos über mehrere Unternehmen hinweg Unterstützung bei Neugründungen Projektkoordination und Status-Tracking Schnittstelle zwischen internen und externen Beteiligten Qualifikation Das zeichnet Dich aus: Fachlicher Hintergrund Abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte:r, Bilanzbuchhalter:in oder kaufmännische Ausbildung mit starkem Finance-Fokus oder abgeschlossenes Studium in verwandten Bereichen Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung Sicherer Umgang mit Behörden, Steuerberatern, Banken und sonstigen Externen Arbeitsweise Du arbeitest extrem strukturiert Du bist zuverlässig und diskret Du zeigst hohe Eigenverantwortung Du denkst voraus, nicht nur nach Du arbeitest lösungsorientiert Digital & Organisation Sehr gute E-Mail- und Kalenderorganisation Sicher im Umgang mit digitalen Tools wie z. B. Asana Offen für neue Software und Automatisierungen Interesse an E-Commerce und digitalen Geschäftsmodellen von Vorteil Persönlich Hohes Verantwortungsbewusstsein Klare Kommunikation Belastbar und priorisierungsstark Vertrauenswürdigkeit ist zwingend Benefits Was wir dir bieten können: Zentrale Schlüsselrolle mit echtem Impact Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Tiefer Einblick in mehrere Unternehmen Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum Langfristige Perspektive Flexible Arbeitszeiten Hybrid möglich (70-80% vor Ort) Faire und leistungsorientierte Vergütung Einzigartige Start-Up-Atmosphäre Entfaltungsmöglichkeit durch Realisierung eigener Ideen Wir freuen uns auf Deine Bewerbung unter Angabe des gewünschten Starttermins sowie gehaltlicher Vorstellungen.

Responsibilities

The role involves managing office processes, supporting the management team, and overseeing financial tasks. It requires a structured approach to ensure smooth operations across various projects.