Executive Assistant & Office Manager at Ayming

Milan, Lombardy, Italy -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

16 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

16 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Executive Assistance, Organizational Skills, Problem Solving, Digital Tools, Communication, HR Support, Event Coordination, Compliance, Logistics, Vendor Management, Documentation, Salesforce, Team Building, Presentation Skills, Time Management

Industry

Business Consulting and Services

Description

Descrizione dell'azienda Ayming è una multinazionale specializzata in Servizi professionali per le aziende presente in 14 Paesi. In Italia, ci focalizziamo su tre aree di competenza: finanziamenti per l’innovazione, tributi ambientali e compliance internazionale in materia di IVA. Siamo la prima società di consulenza ad essere diventata una Società Benefit, e per questo ci impegniamo ogni giorno a promuovere un modello di business sostenibile, capace di generare risultati concreti e duraturi per i nostri Clienti. Cosa vuol dire lavorare in Ayming? Entrare a far parte di Ayming vuol dire avere l’opportunità di collaborare con un team giovane e dinamico che raccoglie con entusiasmo le nuove sfide e si approccia al mercato in modo proattivo e innovativo. Descrizione del lavoro Per il nostro team a Milano, siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant & Office Manager. L’Office Manager & Executive Assistant garantisce il corretto funzionamento operativo e organizzativo della sede italiana, supportando il Country Manager e coordinando i processi di ufficio, i fornitori e le attività interfunzionali. È un punto di riferimento per la Direzione e per i diversi team aziendali, assicurando che le attività quotidiane si svolgano in modo efficiente, conforme alle procedure e in linea con gli standard aziendali. Responsabilità Principali: Supporto alla Direzione (Executive Assistant) La persona selezionata sarà responsabile della gestione dell’agenda e degli appuntamenti della Country Manager, occupandosi anche dell’organizzazione di viaggi, trasferte e riunioni direzionali, comprese plenarie e board review. Dovrà predisporre la documentazione e le presentazioni necessarie, redigere i verbali e garantire il follow-up delle azioni concordate. Inoltre, gestirà il flusso delle firme su documenti e curerà la pubblicazione di contenuti su LinkedIn per conto della Country Manager. Gestione Ufficio e Servizi Generali Il ruolo prevede la supervisione quotidiana della sede di Milano e il coordinamento dei servizi generali e di facility management, assicurando la corretta gestione dei fornitori, della manutenzione, della reception e della sicurezza. La risorsa si occuperà anche della logistica d’ufficio, della gestione di posta, corrieri, forniture e dispositivi ICT, nonché dell’aggiornamento e archiviazione dei contratti di fornitura. Sarà inoltre incaricata di individuare fornitori alternativi, negoziare condizioni vantaggiose e ottimizzare i costi operativi. Supporto HR e Onboarding In collaborazione con il team HR, l’Office Manager gestirà le attività di onboarding e offboarding del personale, coordinando l’attivazione di account IT, la consegna dei materiali informatici e la pianificazione delle welcome call con il Country Manager. Contribuirà all’aggiornamento delle procedure di onboarding e supporterà la gestione della flotta aziendale, garantendo il rispetto delle scadenze contrattuali e un servizio efficiente ai dipendenti. Supporto Commerciale e Amministrativo La figura offrirà un supporto operativo al Country Manager e ai membri del Comitato Direttivo nella relazione con i clienti e partner, curando la pianificazione di incontri e appuntamenti e assicurando il corretto aggiornamento delle attività su Salesforce. Si occuperà inoltre della raccolta e archiviazione digitale della documentazione contrattuale, della gestione delle firme e del monitoraggio dei flussi documentali in coordinamento con il team Sales. Procedure, Qualità e Compliance Sarà responsabile della redazione, revisione e aggiornamento delle procedure operative aziendali, come la travel policy e i flussi di firma, garantendo la coerenza dei processi interni. Coordinerà le attività interfunzionali per il miglioramento continuo dell’efficienza organizzativa e supporterà la preparazione e gestione della verifica annuale ISO 9001, in collaborazione con i consulenti esterni. Eventi, Comunicazione Interna e Supporto Operativo Infine, l’Office Manager curerà l’organizzazione logistica di eventi aziendali, corsi di formazione e attività di team building, contribuendo al rafforzamento del senso di appartenenza e della comunicazione interna. Sarà il punto di contatto con consulenti esterni di natura amministrativa, tecnica o legata alla salute e sicurezza, garantendo un flusso informativo efficace e la corretta gestione delle attività operative quotidiane. Qualifiche Il candidato ideale Esperienza pregressa di almeno 3-5 anni in ruoli di Office Manager, Executive Assistant o simili. Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità. Padronanza dei principali strumenti digitali (Microsoft 365, Salesforce, strumenti di videoconferenza). Buona conoscenza della lingua inglese. Attitudine proattiva, precisione, riservatezza e forte orientamento al problem solving. Ulteriori informazioni HR Policy Unleash your potential with our Ayming Academy and Ayming Digital Academy! Grow your career with our tailored support programs, My Professional Journey or MoveWithUS. Work your way: enjoy flexibility, inspiring and friendly spaces. Connect and celebrate through events and gatherings all year round (Webinars, “Coffee With” etc..) Cosa offriamo Contratto a tempo indeterminato. Ambiente di lavoro internazionale e stimolante, con HQ in Francia. Modalità di lavoro ibrida: 4 giorni in ufficio (Milano), 1 giorni in smart working Crescita professionale e formazione continua. Pronto a diventare un Aymer? Se vuoi entrare in un team dinamico, innovativo e internazionale, inviaci la tua candidatura. Non vediamo l’ora di conoscerti! #LI-SOFIA #LI-HYBRID

Responsibilities

The Executive Assistant & Office Manager will ensure the operational and organizational efficiency of the Milan office while supporting the Country Manager. Responsibilities include managing schedules, coordinating office services, and overseeing HR onboarding processes.