Executive Assistant / PA (m/w/d) gesucht! at talenthafen GmbH

Hamburg, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

13 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

13 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organizational Skills, Communication Skills, Team Support, Recruiting, Onboarding, Office Management, Event Planning, Bookkeeping, HR Knowledge, Social Media Understanding, Attention to Detail, Proactive Approach, Discretion, Loyalty, Trustworthiness, Language Proficiency

Industry

Marketing Services

Description

Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch organisatorisch auf Top-Niveau bleibt, suchen wir eine Executive Assistant, die mitdenkt, vorausplant und den Überblick behält. In dieser Rolle bist du das organisatorische Herz der Agentur: Du hältst unserem CEO den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und schaffst Strukturen, in denen unser Team sein volles Potenzial entfalten kann. Du arbeitest nah an der Geschäftsführung, bist zentrale Anlaufstelle fürs Team und verbindest operative Exzellenz mit einem Gespür für Menschen, Prozesse und Kultur. Kurz gesagt: Ohne dich läuft nichts – und mit dir läuft alles besser. Aufgaben Your daily business: Du gestaltest das Onboarding neuer Teammitglieder und sorgst für einen starken Start Du unterstützt das Recruiting und führst eigenständig erste Kennenlerngespräche Du erstellst und koordinierst Mitarbeiterverträge, behältst Lohn- und Gehaltsthemen im Blick und arbeitest eng mit Steuerberatung & HR zusammen Du hältst unser Office am Laufen – organisiert, strukturiert und mit Liebe zum Detail Du bist erste Anlaufstelle für unser Team und hast immer ein offenes Ohr Du entlastest den CEO im operativen Tagesgeschäft Du bereitest Meetings, Termine und interne Abstimmungen vor Du kümmerst dich um die vorbereitende Buchhaltung Du bringst Struktur in operative Themen wie Datenschutz, Karriereseite, Arbeitsschutz & Co. Du unterstützt Social Media & interne Kommunikation dort, wo Organisation und Content zusammenkommen Du planst und koordinierst Events & Offsites – von Ibiza bis Kapstadt Kurz gesagt: Du bist die gute Seele der Agentur und sorgst dafür, dass alles rund läuft Qualifikation Was du mitbringst: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager:in, Operations- oder Team-Assistenz – idealerweise im Agentur-, Start-up- oder dynamischen Unternehmensumfeld Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigenverantwortung Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise – du denkst mit, voraus und weiter Ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten auf allen Ebenen Erfahrung im Umgang mit Mitarbeiterverträgen, vorbereitender Buchhaltung sowie HR-nahen Themen Sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Google Workspace, Notion, Slack o. Ä.) Grundverständnis für Social Media, Content-Prozesse und interne Kommunikation Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Benefits Was wir dir bieten: Überdurchschnittliches Fixgehalt, das deiner Rolle und Verantwortung entspricht 500 € jährliches Gesundheitsbudget oder alternativ ein Zuschuss zum Wellpass Regelmäßige Weiterbildungsangebote – intern sowie durch externe Expert:innen Betriebliche Altersvorsorge zur langfristigen Absicherung Möglichkeit eines Firmenwagens nach erfolgreicher Probezeit Ein MacBook, selbstverständlich auch zur privaten Nutzung Eine gelebte Feedback-Kultur mit echtem Raum für Innovation und Mitgestaltung Ein modernes, neu gestaltetes Office mit hoher Aufenthaltsqualität Regelmäßige Team- und Grillabende im Zwei-Monats-Rhythmus Eine professionelle, fokussierte Arbeitsatmosphäre mit viel Raum für persönliche und fachliche Entwicklung Für uns selbstverständlich: Ein strukturiertes und intensives Onboarding Offene Kommunikation und klare Feedbacks Give to get -> gibst du hier alles, kümmern wir uns um deinen Erfolg

Responsibilities

The Executive Assistant will support the CEO and ensure smooth daily operations within the agency. This includes onboarding new team members, managing employee contracts, and organizing meetings and events.