Executive Assistant at Securitas USA Corporate Services

Breukelen, Utrecht, Netherlands -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

21 May, 26

Salary

4869.7

Posted On

20 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Agenda Management, Mailbox Management, Meeting Preparation, Minute Taking, Correspondence Drafting, Document Quality Control, Visitor Reception, Data File Management, Payment Processing, Budget Monitoring, Proactivity, Solution Orientation, Prioritization, Confidentiality, Tact

Industry

Security and Investigations

Description

Beschrijving van het bedrijf Securitas is een veiligheidsorganisatie met ruim 5.000 collega’s in Nederland en actief in 44 landen. Onze missie is helder: we help make your world a safer place. We combineren vakmanschap, technologie en data om veiligheid bij onze opdrachtgevers te waarborgen. Bij Securitas draag je elke dag samen met jouw collega’s niet alleen bij aan een veilige wereld vandaag, maar ook aan de beveiligingsoplossingen van de toekomst. Functieomschrijving Jij regelt het. Altijd. Securitas is een internationale speler in veiligheid en innovatie. Vanuit ons hoofdkantoor in Breukelen ondersteunt onze directie de organisatie met visie en daadkracht. En jij? Jij bent hun rechterhand. We zoeken een zelfstandige, proactieve en oplossingsgerichte Executive Assistant die moeiteloos schakelt het verrichten van organisatorische en secretariële werkzaamheden. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en weet precies wat er nodig is – vaak al vóórdat iemand het vraagt. Wat ga je doen? Beheert agenda’s en mailboxen van directieleden, signaleert urgenties en handelt zelfstandig af waar mogelijk. Vergaderondersteuning: bereidt overleggen voor, stelt agenda’s op, maakt vergaderstukken gereed en distribueert deze. Notuleert periodieke vergaderingen, maakt verslagen en bewaakt opvolging van besluiten en deadlines. Communicatie & Correspondentie: stelt brieven, notities en presentaties op. Beantwoordt vragen van interne en externe relaties, behandelt inkomende en uitgaande post en bewaakt kwaliteit van documenten. Operationele ondersteuning: Ontvangt bezoekers, beheert databestanden, verzorgt betalingen en budgetbewaking voor directiekosten. Verbindende rol: Fungeren als rechterhand van de directie en zorgen voor een professionele en efficiënte ondersteuning in alle organisatorische en administratieve processen. Functie-eisen Je bent een zelfstandige, proactieve professional die denkt in oplossingen en overzicht behoudt, ook onder druk. Je schakelt snel, stelt prioriteiten en werkt efficiënt. Met een dienstverlenende houding ondersteun je directieleden en waarborg je kwaliteit en vertrouwelijkheid. MBO+ werk- en denkniveau (WEB 5), aangevuld met 3-5 jaar ervaring in directieondersteuning. Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Teams en SharePoint. Sterke communicatieve vaardigheden: complexe informatie vertalen naar heldere, samenhangende uitingen. Verder ben jij resultaatgericht, tactvol en oplossingsgericht. Je anticipeert op knelpunten, bewaakt deadlines en streeft continu naar kwaliteitsverbetering. Je gaat professioneel om met formele verhoudingen en vertrouwelijke informatie. Aanvullende informatie Een werkweek van 36 of 40 uur Salaris tussen € 3.408,79 en € 4.869,70 (o.b.v. ervaring) per 4 weken 28 vakantiedagen Laptop en smartphone Een moderne werkplek in Breukelen, goed bereikbaar met OV en auto Een betrokken en dankbare directie

Responsibilities

The Executive Assistant will manage the agendas and mailboxes for executive members, handle meeting preparation, minute-taking, and ensure follow-up on decisions and deadlines. This role also involves drafting correspondence, handling internal and external communications, and providing operational support like visitor reception and budget monitoring.