Executive Assistant to CEO (m/w/d) at Félix

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

02 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Strategic Thinking, High Responsibility, Top Communication, Discretion, Resilience, Digital Competence, Analytical Skills, Organizational Excellence, Ambition

Industry

Description

Deine Rolle – mehr als Assistenz. Du steuerst, was wirkt. Du bist strukturiert, klar und schnell im Kopf – aber du willst mehr als Organisation? Du willst verstehen, wie Führung wirklich funktioniert, und dabei nicht zuschauen, sondern mitsteuern? Als Executive Assistant to CEO bist du operative:r Co-Pilot:in, Sparringspartner:in und Systemverstärker:in an der Seite unserer Geschäftsführung. Du schützt Fokus, priorisierst Themen, steuerst Kommunikation und verantwortest strategisch-taktische Projekte. Aufgaben Fokussteuerung & Priorisierung Du koordinierst Kalender, Fristen, Reisen und Input – mit System, Takt und Weitblick. Kommunikationsschnittstelle & Diplomatie Du steuerst den Informationsfluss, formulierst verbindlich und hältst Reibung niedrig – intern wie extern. Legal- & Projektsteuerung Du begleitest Fristen, Vertragsprozesse und steuerst CEO-nahe Initiativen mit Überblick und Ownership. Strategische Vorbereitung & Struktur Du bereitest Entscheidungen vor, setzt Follow-ups sauber um und denkst operativ voraus. Events & Offsites Du organisierst strategische Formate, interne Events und begleitest Führungstermine mit Professionalität. Qualifikation Diese Rolle ist ein Türöffner in die operative Steuerung eines CEO. Deshalb suchen wir Mitdenker:innen mit Haltung, Systemblick und Hands-on-Klarheit. Strategisches Vorausdenken: Du erkennst Muster, bevor sie formuliert werden. Du antizipierst Bedarfe, planst Puffer ein, erkennst Engpässe, bevor sie eskalieren – und steuerst aktiv dagegen. Hohes Maß an Eigenverantwortung: Du wartest nicht auf Anweisungen. Du handelst, triffst Entscheidungen innerhalb deines Rahmens, schaffst Ordnung – ohne Absicherungsschleife oder Mikromanagement. Top-Kommunikation auf allen Ebenen: Du formulierst präzise, klar und situativ angemessen – egal ob mit dem CEO, Mitarbeitenden, Stakeholdern oder Dienstleistern. Du steuerst Informationen mit Haltung und Verbindlichkeit. Diskretion, Integrität und Vertrauen: Du arbeitest an sensiblen Themen, mit persönlichen Informationen und strategischen Inhalten. Du bist integer, verschwiegen und souverän – und behandelst Vertrauliches wie einen Tresor. Resilienz & Gelassenheit unter Druck: Du bleibst ruhig, wenn es schnell geht. Du bewahrst Struktur, wenn andere hektisch werden. Du passt dich an, wenn Pläne sich ändern – ohne Fokus zu verlieren. Systemkompetenz & digitale Souveränität: Du bewegst dich sicher in digitalen Tools (Google Workspace, Slack, Confluence etc.) und bist bereit, neue Systeme (z. B. CRM, HR, Sales) schnell zu adaptieren. Analytischer Blick & organisatorische Exzellenz: Du kombinierst Liebe zum Detail mit Überblick. Du kannst strukturieren, priorisieren, sauber dokumentieren – und verlierst dabei nie das große Ganze aus dem Blick. Ambition mit Haltung – kein Statusdenken: Du suchst Nähe zur Führung nicht für Titel oder Prestige, sondern für Wirkung. Du bringst Neugier, Energie und Loyalität mit. Benefits Leadership Exposure: Du arbeitest direkt mit dem CEO – ohne Umwege, mit Vertrauen und Verantwortung. High-Speed Operations: Du steuerst Kalender, Kommunikation, Legal- & Strukturthemen – auf Augenhöhe und mit Überblick. Cross-funktionale Projektverantwortung: Innerhalb der ersten 6 Monate steuerst du Projekte in Business Administration, Operations, Legal oder Structure – selbstständig, disziplinübergreifend, umsetzungsstark. Strukturiertes Onboarding & Mentoring: Du wirst begleitet durch gezieltes Sparring mit CEO und anderen Abteilungen, bekommst klare Ziele, Feedback und Entwicklungsperspektive. Kultur, die Klarheit liebt: Du wirst Teil eines Teams, das Verantwortung übernimmt, Qualität lebt und Geschwindigkeit schätzt – ohne Ego, aber mit Exzellenz. Dein Bewerbungsprozess: Erstgespräch (30 Minuten, telefonisch): Du sprichst mit einer Person aus unserem People Team. Es geht um deinen Hintergrund, deine Motivation – und um erste Fragen zur Rolle, zur Kultur und zu ucm. Deep Dive mit dem CEO (45 Minuten, vor Ort): Hier geht’s ans Eingemachte: Wir sprechen über konkrete Situationen, Priorisierung, Kommunikation, Entscheidungslogik. Du bekommst ein klares Gefühl für die Rolle – und wir für deinen Stil. Assessment und Live Case (120 Minuten, vor Ort): Ein realistisches Mini-Case aus dem Alltag. Keine Folien, keine Theorie – sondern eine echte Situation, wie du sie übernehmen würdest.

Responsibilities

As an Executive Assistant to the CEO, you will manage focus, prioritize tasks, and oversee communication while being involved in strategic projects. You will act as a co-pilot and partner to the CEO, ensuring operational efficiency and effective decision-making.