Executive Assistant to the CEO (m/w/d) at ZeinPharma Germany GmbH

Rüsselsheim am Main, Hesse, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

16 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

16 Dec, 25

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Project Management, Communication, Organization, Prioritization, Discretion, Loyalty, Service Orientation, Problem Solving, Team Coordination, Meeting Preparation, Decision Making, Focus, Trustworthiness, Adaptability, Time Management, Office Tools

Industry

Pharmaceutical Manufacturing

Description

Standort: Königstädten/Nauheim – 100 % Präsenz – Vollzeit – Ab sofort Wir suchen keine Assistenz. Wir suchen die Person, die die Geschäftsführung mitstrukturiert. ZEINpharma ist ein schnell wachsendes, inhabergeführtes Unternehmen, das jeden Tag Menschen hilft, gesünder zu leben – mit hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln, echter wissenschaftlicher Tiefe und einem klaren Purpose: Gesundheit zugänglich machen und jeden Tag ein Stück besser werden. Damit wir dieses Ziel noch schneller erreichen, suchen wir eine Executive Assistant, die auf C-Level-Niveau arbeitet: strukturiert, vorausschauend, belastbar und absolut vertrauenswürdig. Eine Person, die Organisation nicht „abarbeitet“, sondern führt, priorisiert und der Geschäftsführung den Rücken freihält. Und das alles vor Ort – persönlich, nah am Puls des Unternehmens, in unserem neuen, hochmodernen Headquarter mit ergonomischen Arbeitsplätzen, höhenverstellbaren Tischen, modernen Meetingräumen und einer Arbeitsumgebung, die auf Fokus & Produktivität ausgelegt ist. Aufgaben Deine Rolle – klar und auf den Punkt: Als Executive Assistant to the CEO bist du die zentrale Steuerstelle zwischen Führung, Projekten und Teams. Du sorgst dafür, dass Entscheidungen sauber vorbereitet, Aufgaben klar priorisiert und Projekte strukturiert vorangetrieben werden. Deine Verantwortungsbereiche: 1. Prioritäten & Entscheidungen vorbereiten Informationen aus allen Bereichen filtern und strukturiert aufbereiten Relevantes verdichten, Unwichtiges ausfiltern Entscheidungen des CEOs in klare Schritte übersetzen 2. Projekt- & Aufgabensteuerung Projekte des CEOs koordinieren Fortschritte, Blockaden und Risiken transparent machen Deadlines im Blick behalten und Follow-Ups einfordern 3. Meeting- & Kommunikationssteuerung Agenda & Briefings vorbereiten Protokolle klar und ergebnisorientiert festhalten Teams synchronisieren und sicherstellen, dass nichts verlorengeht 4. Schnittstelle zwischen Geschäftsführung & Organisation Abstimmung mit Führungskräften klare Kommunikation nach innen und außen Schutzschild für den Fokus des CEOs Diese Rolle ist entscheidend für den Erfolg von ZEINpharma. Du arbeitest eng, direkt und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen – immer vor Ort, immer auf Augenhöhe, immer strukturiert. Qualifikation Was du mitbringen solltest: Fachlich Mehrjährige Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer C-Level-nahen Rolle Hohe Struktur- und Priorisierungsstärke Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse Sicherer Umgang mit modernen Office-Tools Fähigkeit, komplexe Themen schnell zu erfassen und verständlich aufzubereiten Persönlich Absolute Diskretion und Loyalität Belastbarkeit & Ruhe auch in hektischen Phasen klare, direkte Kommunikation Verantwortungsgefühl und Verlässlichkeit Freude daran, Ordnung ins Chaos zu bringen hohe Serviceorientierung ohne Ego Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und den CEO entlastet – nicht jemanden, der nur Aufgaben verwaltet. Benefits Was dich erwartet: Ein hochmodernes Headquarter mit ergonomischen, höhenverstellbaren Arbeitsplätzen Ein starkes Team, kurze Entscheidungswege und ein Unternehmer, der Tempo liebt Ein Umfeld, das gestaltet werden will – nicht verwaltet 50 % Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte Corporate Benefits & großzügige Ausstattung am Arbeitsplatz Ein familiär geführtes, gesund wachsendes Unternehmen mit echter Mission Bereit für eine Rolle, die Wirkung hat? Wir schätzen die Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit unserer Mitarbeitenden und fördern ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung.

Responsibilities

The Executive Assistant to the CEO acts as a central hub between leadership, projects, and teams, ensuring that decisions are well-prepared and tasks are prioritized. This role involves coordinating projects, managing communications, and serving as a liaison between the management and the organization.