EXECUTIVE SECRETARY at DYNAMIC EQUIPMENT GROUP

Guaynabo, Puerto Rico, United States -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

07 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

09 Mar, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Calendar Management, Document Conversion, Call Handling, Correspondence Generation, Proofreading, Inventory Management, System Administration, Filing, Meeting Coordination, Project Support, Kaizen Projects, Word, Adobe, Excel, PowerPoint

Industry

Insurance

Description

Título del Puesto: Executive Secretary Compañía: Universal Group, Inc. Departamento: TQM Team - Group Supervisado por: Vice President - Quality Clasificación: No-exento Descripción general del puesto: Apoya el departamento de Calidad en tareas administrativas y clericales a través del desempeño de las siguientes responsabilidades. Deberes y responsabilidades esenciales: Encargada de verificar formas y solicitudes de las áreas, asegurando lleguen sin errores. Administra y mantiene la agenda de la Vicepresidente en cuanto a la coordinación de reuniones. Convierte formas, formularios o documentos en PDF y PDF Template. Atiende y dirige todas las llamadas telefónicas o visitas y se asegura de tramitarlas adecuadamente. Genera cartas, memorandos e informes relacionados a las actividades de su unidad. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento. Publica los procedimientos, manuales de instrucciones, guías a los empleados, según sean identificados por el Supervisor del área. Prepara un inventario de los documentos publicados. Asigna usuario en QDM y coordina y ofrece orientación del sistema QDM. Recibe y canaliza toda la correspondencia que llega al Departamento. Mantiene en inventario las versiones actualizadas de las formas, formularios y solicitudes de la empresa. Trabaja correspondencia devuelta de asegurados y productores, se comunica con ellos, valida dirección correcta, corrige en el programa correspondiente, indexa y reenvía la misma. Mantiene y custodia los expedientes de documentos de la unidad. Coordina reuniones con personal interno y externo de la empresa. Ofrece apoyo en todo lo relacionado a la preparación y envío de las promociones de proyectos relacionados al Departamento. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento. Lleva registro de la promoción enviada. Asiste y participa, según sea requerido, en proyectos del Departamento y ofrece seguimiento hasta verlos terminados en el tiempo solicitado. Trabaja proyectos Kaizen, según sea asignado. Participa de tareas y/o proyectos especiales, según solicitado. Educación y/o experiencia: Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o área relacionada con un mínimo de tres (3) años de experiencia o una combinación de educación y experiencia equivalente. Amplio conocimiento de Word y Adobe. Conocimiento básico en Excel, PowerPoint y programa de Calidad Total. Amplio conocimiento en el manejo de sistemas de computadora y manejo del teclado. Capacidad de manejar altos volúmenes de trabajo y cumplir fechas establecidas. Manejo de varias tareas simultáneamente estableciendo prioridades. Capacidad de trabajo en equipo y colaboración con otros. Excelentes destrezas interpersonales, servicio y manejo de público. Conocimientos básicos en técnicas de calidad. Capacidad para redactar, coordinar, analizar, copiar, editar, leer, organizar, interpretar, seleccionar, calcular, catalogar, clasificar, documentar, planificar, instruir y evaluar. Licencias y/o certificaciones: No se requiere licencias y/o certificaciones para ejercer las funciones antes expuestas. Sin embargo, para la ejecución óptima de sus funciones se podrían requerir licencias o certificaciones adicionales relacionadas al puesto. Idioma: Dominio del idioma español e inglés tanto oral como escrito.

Responsibilities

The Executive Secretary supports the Quality department by handling administrative and clerical tasks, including verifying forms, managing the Vice President's schedule, converting documents to PDF, and directing communications. Essential duties also involve generating official correspondence, publishing procedures, managing system user assignments, and maintaining document inventory and files.