Existing Installations Coordinator

at  Schindler

WHAT YOU BRING

• Diplôme d’école de commerce ou d’université ou expérience connexe
• Maîtrise de MS Office
• Connaissance de SAP
• Communication : Excellentes compétences en communication verbale et écrite (Français et anglais)
• Organisation : Posséder d’excellentes compétences d’organisation avec la capacité d’équilibrer un volume élevé d’activités et des priorités changeantes
• Résolution de problèmes : Recherche d’informations et orientation vers la réussite, capacité à résoudre des problèmes de manière autonome et collaborative
• Travail en équipe : Capacité à interagir avec tous les niveaux et à favoriser une relation de travail en équipe
• Business school or college diploma or related experience
• Proficient in MS Office
• Knowledge of SAP reporting functions
• Communication: Excellent verbal and written communication skills
• Organization: Possess excellent organization skills with the ability to balance high volume of activities and changing priorities
• Problem Solving: Information seeking and achievement orientation, ability to solve problems both independently and collaboratively
• Teamwork: Ability to interact with all levels and foster a teamwork relationship

Coordination de services et de projets

• Aider au développement et à la coordination des activités sur le terrain avec le superviseur de terrain
• Travailler avec les clients, y compris les gestionnaires immobiliers, les architectes et d’autres corps de métier, pour déterminer les besoins et répondre aux demandes des clients.
• Examiner les spécifications techniques pour déterminer le matériel et les pièces nécessaires à la réparation et à la modernisation, et passer les commandes en conséquence.
• Gérer l’administration et la commande de pièces, de fournitures et de permis.
• Suivre et tenir à jour les registres d’inventaire des pièces d’entretien et de réparation.
• Participer aux visites sur le terrain pour évaluer l’état de préparation/la progression des conditions du site pour les activités de réparation et de modernisation.
• Planifier les réparations vendues.
• Communiquer les réparations majeures non facturables aux clients.
• Créer et maintenir des calendriers pour les travaux de modernisation et de réparation.

Maintenance de la documentation et des systèmes

• Maintenir et mettre à jour la base de données de calibrations des outils
• Maintenir la liste principale des fournisseurs conformément à la norme ISO
• Maintenir et mettre à jour les listes de main d’œuvre
• Créer et mettre à jour les journaux de formation
• Développement et maintenance des procédures
• Maintenir les listes des routes de technicien
• Maintenir la bibliothèque technique
• Suivre et saisir les audits de maintenance
• Tenir des registres comme l’exige le conseil provincial de sécurité (p. ex. CORE)
• Tenir des registres des réclamations des produits
• Tenir des registres pour le PAT, le rappel en 5 points, la sécurité et le terrain

Soutien financier

• Aider au traitement des comptes payables
• Émettre et classer les bons de commande
• Facturation mensuelle complète selon les besoins
• Traiter les salaires et les dépenses autorisés sur le terrain
• Suivre la progression des revenus de réparation pour respecter les budgets mensuels
• Générer des factures de temps et de matériel pour l’approbation et le traitement des superviseurs

Soutien administratif

• Soutenir le processus d’intégration des employés sur le terrain
• Gérer les achats d’uniformes
• Coordonner la formation du département de service– superviseurs et techniciens
• Préparer divers rapports en utilisant SAP et MS Office
• Réviser et créer de la correspondance pour les employés et les clients
• Toutes autres tâches administratives

Service and Project Coordination

• Assist with the development and coordination of field activities with Field Supervisor
• Work with customers including property managers, architects and other trades to determine needs and respond to inquiries
• Examine technical specifications to determine material and parts required for repair and modernization, and place orders accordingly
• Manage administration and ordering of parts, supplies and permits
• Track and maintain inventory records of maintenance and repair parts
• Assist with field visitations to assess readiness/progression of site conditions for repair and modernization activities
• Schedule planned repairs with customers
• Issue submissions and arrange inspections with local elevating devices branch
• Communicate major non-billable repairs with customers
• Create and maintain MS Projects Schedules for modernization jobs

Maintenance of Documentation & Systems

• Maintain and update tool calibration database
• Maintain Master Vendor Listing as per ISO
• Maintain and update manpower lists
• Create and update training logs
• Procedure development and maintenance
• Maintain Accurate Route and Route Lists
• Maintain technical library
• Track and enter maintenance audits
• Maintain records as required for Provincial Safety Board (Eg. CORE)
• Maintain records for product liability claims
• Maintain records for PAT, 5 point callback, safety and field

Finance Support

• Assist with accounts payable processing
• Issue and file purchase orders
• Complete monthly invoicing as required
• Process authorized field payroll and expenses
• Track progress of repair revenue to meet monthly budgets
• Generate time and material billings for supervisors approval and processing

Administrative Support

• Support onboarding process for field employees
• Manage uniform purchasing
• Coordinate training for service department – supervisors and technicians
• Prepare various reports utilizing SAP and MS Office
• Review and create correspondence for hourly employees and customers
• Filing and other administrative duties